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公共部门档案管理规范及流程

引言

公共部门档案作为国家治理体系和治理能力现代化建设中不可或缺的基础性信息资源，真实记录了公共部门履行职能、开展公务活动的历史过程，承载着政策制定、决策参考、公共服务、历史研究等多重价值。科学规范地管理这些档案，不仅是维护公共部门历史真实面貌的重要保障，也是提升行政效能、保障公民知情权、促进依法行政的内在要求。本文旨在结合公共部门工作实际，系统阐述档案管理的核心规范与关键流程，以期为相关实践提供具有操作性的指导。

一、公共部门档案管理的基本原则

公共部门档案管理工作的开展，必须遵循以下基本原则，以确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性：

（一）统一领导，分级管理

档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级公共部门应明确档案工作的领导责任，将其纳入本单位整体工作规划和年度考核。档案行政管理部门负责对本地区、本系统的档案工作进行监督和指导，各单位档案管理机构或专职（兼职）档案员负责本单位档案的具体管理，形成上下联动、权责清晰的管理体系。

（二）真实准确，完整系统

档案的生命在于真实。公共部门在各项公务活动中形成的档案材料，必须真实反映活动的客观情况，数据准确，内容完整，手续齐全。应确保档案材料的收集齐全，避免残缺、遗漏，保证档案形成过程的连续性和系统性，从而全面反映公务活动的全貌。

（三）依法管理，安全保密

档案管理必须严格遵守国家有关档案工作的法律法规，确保档案管理活动的合法性。同时，鉴于部分档案涉及国家秘密、工作秘密或敏感信息，必须将安全保密放在首位，建立健全保密制度，落实保密措施，严防档案失泄密事件发生，确保档案实体与信息的安全。

（四）规范标准，科学利用

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等各个环节，都应遵循统一的业务规范和技术标准，实现档案管理的标准化和规范化。在确保安全的前提下，应积极创造条件，优化服务方式，为单位工作和社会利用提供便捷、高效的档案服务，充分发挥档案的凭证价值和参考价值。

二、档案管理的核心规范

（一）档案的范围与分类

公共部门档案的范围广泛，凡在行政管理、执法执纪、社会服务、经济调节、文化建设等各项公务活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属于应归档的档案。

常见的档案分类包括：

1.文书档案：反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，以文字为主要表现形式的档案，如决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要、函等。

2.会计档案：记录和反映单位经济业务活动的会计凭证、会计账簿、财务报告等专业材料。

3.声像档案：以照片、录音带、录像带、光盘等为载体的档案，直观记录公务活动和重要事件。

4.实物档案：具有纪念意义和凭证作用的实物，如印章、奖杯、奖状、题词等。

5.电子档案：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的档案。

6.专门档案：根据业务特点形成的具有专门格式和用途的档案，如人事档案、基建档案、科研档案、执法档案等，此类档案往往有特定的管理规范。

（二）档案的整理规范

档案整理是将零散的、需要归档的文件材料，按照其形成规律和有机联系，进行系统化、条理化的过程。

1.分类：根据《归档文件整理规则》等相关标准，结合本单位实际，确定文书档案的分类方案，如年度-机构（问题）-保管期限分类法或年度-保管期限-机构（问题）分类法。其他类型档案按其专业规范进行分类。

2.鉴定：对文件材料的保存价值进行鉴定，划定不同的保管期限（永久、长期、短期）。鉴定工作应由单位领导、业务骨干和档案人员共同组成鉴定小组进行。

3.排列：在同一类目下，按照文件材料的形成时间、重要程度或逻辑关系进行系统排列。

4.编号（编目）：对排列好的档案材料编制档号，并填写卷内文件目录、备考表等检索工具。档号应具有唯一性和稳定性。

5.装订（或装盒）：对经过整理的档案材料进行规范装订，以保护档案实体。对于采用“件”为单位整理的文书档案，应装入符合标准的档案盒。

（三）档案的保管要求

档案保管是档案管理的重要环节，旨在延长档案寿命，确保档案安全。

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.装具要求：档案装具（档案柜、档案盒等）应符合国家标准，材质优良，坚固耐用，便于存取。

3.管理制度：建立健全档案库房管理制度，包括库房出入登记、温湿度记录与调控、定期检查、安全保密等制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

4.鉴定与销毁：对于已到保管期限的档案，应按照规定程序进行再次鉴定。确无