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企事业单位档案管理规范与实践指南

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是维护历史真实面貌、支撑决策、保障权益的重要信息资源。科学规范的档案管理，不仅是衡量一个单位管理水平的重要标志，更是其持续健康发展的基石。本文旨在结合当前档案管理的最新要求与实践经验，从规范建设与实操应用两个维度，为企事业单位提供一套系统、实用的档案管理指引。

一、档案管理的核心理念与规范体系构建

档案管理工作的有效开展，首先需要确立正确的核心理念，并以此为指导构建完善的规范体系。

（一）档案管理的基本原则

档案管理应遵循以下基本原则：真实性是档案的生命线，必须确保档案材料的原始性、准确性和完整性，杜绝任何形式的篡改与伪造。系统性要求档案的收集、整理、保管、利用等各个环节形成一个有机整体，确保档案的成套性和逻辑关联。安全性是档案管理的底线，需采取有效措施防止档案的损毁、丢失和失泄密，保障档案实体与信息的安全。可用性则强调档案管理的最终目的是为单位各项工作服务，应建立便捷的检索体系，满足合理的利用需求。合规性要求档案管理活动必须符合国家相关法律法规及行业标准，确保工作的合法性与规范性。

（二）档案管理制度体系的搭建

完善的制度体系是规范档案管理行为的保障。企事业单位应结合自身性质、规模及业务特点，建立健全覆盖档案管理全流程的规章制度。

1.组织领导与职责分工：明确单位分管档案工作的领导、档案管理部门（或专职/兼职档案员）及各业务部门在档案管理中的职责与权限，形成“统一领导、分级负责”的管理网络。

2.文件材料归档制度：明确各门类档案（如文书、会计、基建、设备、人事、科研、声像等）的归档范围、归档时间、归档要求（如纸张规格、书写材料、装订方式等）以及归档责任人。

3.档案整理与编目规则：依据国家或行业标准，结合单位实际，制定档案分类方案、编号规则、著录细则和案卷（件）整理规范，确保整理工作的标准化和规范化。

4.档案保管制度：对档案库房的温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防高温、防光、防尘等提出具体要求，并规定档案装具的选用标准和档案清点核对制度。

5.档案利用与保密制度：规定档案利用的范围、程序、方式以及利用者的权利与义务。严格执行保密规定，明确涉密档案的管理要求，防止失泄密事件发生。

6.档案鉴定与销毁制度：明确档案保管期限的划分标准和鉴定程序，对已到保管期限的档案进行价值鉴定，对无保存价值的档案按规定程序报批后予以销毁，并做好销毁记录。

7.档案统计制度：建立档案收进、移出、利用、鉴定、销毁等情况的统计台账，定期进行数据汇总与分析，为档案管理决策提供依据。

8.档案人员岗位职责与培训制度：明确档案管理人员的任职条件、岗位职责和考核标准，并建立常态化的业务培训和学习交流机制，提升从业人员的专业素养。

二、档案管理关键环节的实践操作

规范体系的落地，依赖于各关键环节的精细化操作。

（一）档案的收集与归档：源头把控，应归尽归

档案收集是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作。各业务部门应指定专人负责本部门文件材料的积累、整理和向档案部门移交。档案部门应加强指导与督促，确保应归档的文件材料“齐全、完整、准确、系统”。

*日常积累与预立卷：业务人员在工作中应养成即时收集、规范整理文件材料的习惯，按照年度、项目或业务类别进行预立卷，避免年终突击归档造成的遗漏与混乱。

*归档范围的动态调整：随着单位业务发展和职能变化，归档范围也应适时进行评估和调整，确保新兴业务领域和重要活动的档案得到及时收集。

*电子文件的归档：针对日益增多的电子文件，应明确其归档格式、元数据要求、存储介质及备份策略，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。可参照相关电子档案管理规范执行。

（二）档案的整理与编目：科学分类，有序排列

档案整理是将零散的文件材料系统化、条理化的过程，编目则是为整理好的档案提供检索标识。

*分类方案的制定与执行：根据单位实际情况选择合适的分类方法，如年度-组织机构-问题分类法或年度-问题-组织机构分类法等。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需有详细说明和记录。

*文件级整理与案卷级整理：目前文书档案普遍推行以“件”为单位的整理方法，即“文件级”整理；部分特殊门类档案如基建、科研档案等仍可能采用“案卷级”整理。无论采用何种方式，均需确保整理规范、有序。

*著录与标引：按照著录规则对档案的主题、责任者、形成时间、文号、摘要等核心要素进行准确著录，并根据需要进行主题词或关键词标引，为后续检索奠定基础。

*目录编制：编制规范的案卷目录、卷内文件目录（或归档文件目录）等检索工具，确保目录与档案实体一一对应。

（三）档案的保管与保护：安全第一，科学管护

档案保管的目标是延长档案寿命，确保档案实体与信息