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青岛公司框架采购职责及流程规范

框架采购作为企业采购管理的重要模式，通过预先与供应商建立长期合作框架，规范采购行为、降低交易成本、提升供应链稳定性，已成为青岛地区企业优化采购管理的关键手段。为确保框架采购活动规范、高效开展，明确各参与主体职责边界，细化全流程操作标准，现结合企业实际管理需求，对框架采购职责划分及流程规范作如下系统说明。

一、框架采购职责划分

框架采购涉及多部门协同，需通过清晰的职责界定实现权责对等、流程闭环。各部门应基于专业分工，在采购全周期中履行相应管理责任。

（一）采购管理部门

采购管理部门是框架采购的核心执行主体，统筹全流程管理，具体职责包括：

1.制度建设与标准制定：负责编制框架采购管理制度，明确准入标准、定价机制、履约要求等核心规则；制定供应商分级管理办法、框架协议模板、验收操作指南等配套文件，确保采购活动有章可循。

2.供应商全周期管理：牵头开展供应商准入审核，组织资质查验、业绩核查、现场审计等工作；建立供应商动态评价体系，定期（每季度）更新供应商档案，根据履约表现调整合作等级；对严重违约供应商启动退出程序，维护供应商库质量。

3.框架协议管理：组织需求部门、法务、财务等相关方参与框架协议谈判，重点明确采购范围、定价方式（如固定价、浮动价、成本加成）、交货周期、质量标准、违约责任等条款；负责协议签署后的备案存档，监督协议执行情况。

4.采购执行监督：审核需求部门提交的订单申请，确保符合框架协议约定；跟踪订单履约进度，协调解决交货延迟、质量不符等问题；定期汇总采购数据，分析采购成本、交付及时率等关键指标，形成管理报告。

（二）需求部门

需求部门作为采购需求的发起者与最终使用者，需在需求提报、技术确认、验收等环节履行主体责任：

1.需求提报与确认：根据业务计划提交框架采购需求，需明确采购标的名称、技术参数、数量、交付时间等关键信息；编制详细的技术规格书（含功能要求、材质标准、测试方法等），确保技术要求可量化、可验证；参与需求评审，对采购范围、技术标准的合理性负责。

2.供应商技术评审：参与供应商准入阶段的技术能力评估，重点核查供应商设备配置、工艺水平、研发能力是否满足技术规格书要求；对潜在供应商提供的样品进行测试，出具技术可行性意见。

3.履约过程参与：在订单执行中，配合采购部门进行交货进度确认；对到货产品进行初步验收，核查外观、规格、数量是否符合订单要求；参与质量问题处理，提出整改技术要求并跟踪验证。

4.最终验收确认：组织终验小组（含技术人员、使用部门代表）对交付成果进行全面验收，对照技术规格书逐项检测功能性能；签署验收报告，对验收结果的真实性、准确性负责。

（三）财务部门

财务部门负责框架采购的资金管控与成本优化，核心职责包括：

1.预算审核与控制：对需求部门提报的采购需求进行预算合规性审查，确认是否在年度采购预算范围内；对超预算或预算外需求，需经管理层审批后方可纳入框架采购范围。

2.成本分析与定价参与：参与框架协议定价谈判，提供历史采购数据、市场价格趋势等信息，协助确定合理价格区间；对采用浮动定价的协议，跟踪原材料价格、汇率等变量，提出价格调整建议。

3.资金支付与结算管理：审核付款申请及支持单据（订单、验收单、发票）的一致性，确保“四流合一”（合同流、订单流、物流、资金流）；按照协议约定的付款节点（如预付款30%、验收后付60%、质保期满付10%）完成资金支付；定期核对应付账款，避免超付、漏付。

4.采购效益分析：定期统计框架采购成本节约率（对比非框架采购单价）、资金周转率等指标，评估框架采购对企业成本控制的实际贡献，为管理层决策提供数据支持。

（四）法务部门

法务部门负责框架采购的法律风险防控，具体职责包括：

1.协议合规性审查：对框架协议条款进行合法性审核，重点关注权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式（如约定仲裁或诉讼管辖地）等内容；对涉及知识产权、保密义务的条款提出修改建议，确保符合《民法典》《政府采购法》等相关法规。

2.风险预警与处理：对供应商历史法律纠纷（如合同违约、知识产权侵权）进行背景调查，提示潜在合作风险；在履约过程中，对可能引发法律争议的行为（如单方面变更协议、延迟交货超约定期限）提出整改意见；参与重大纠纷处理，制定法律应对方案。

3.制度合规性评估：定期对框架采购管理制度进行合规性检视，确保与最新法律法规、监管要求保持一致；对制度执行中发现的法律漏洞（如验收标准不明确导致责任难以界定）提出修订建议。

（五）跨部门协作机制

为强化协同效率，企业需建立框架采购联席会议制度，由采购部门牵头，每月组织需求、财务、法务等部门召开