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原材料采购合同管理规范范本

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司原材料采购合同管理，明确各相关部门及人员的职责，确保采购行为的合法性、合规性与经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有原材料（包括但不限于主要原材料、辅助材料、包装材料等）的采购合同管理活动。凡涉及公司与外部供应商之间就原材料采购所订立的合同（或协议，下同），均须遵循本规范。

1.3基本原则

原材料采购合同管理应遵循以下基本原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同双方当事人法律地位平等，应在自愿基础上协商一致，恪守诚实信用。

3.效益优先原则：在保证质量、交期的前提下，追求采购成本最优化，提升公司整体经济效益。

4.风险控制原则：重视合同风险评估与防范，确保公司合法权益得到有效保护。

5.权责清晰原则：明确各部门在合同管理中的职责与权限，确保管理流程顺畅高效。

第二章组织与职责

2.1采购部门

采购部门是原材料采购合同的归口管理部门，主要职责包括：

1.负责组织原材料采购合同的谈判、起草、评审协调、签订及履行跟踪。

2.负责供应商的选择、评估与管理，建立合格供应商名录。

3.负责采购需求的核实与采购计划的制定。

4.负责合同履行过程中的沟通协调，及时处理交付、质量等方面的问题。

5.负责采购合同文本的归档管理。

2.2技术/质量部门

技术/质量部门主要职责包括：

1.负责提供原材料的技术标准、质量要求、验收标准等相关技术文件。

2.参与供应商的技术能力评审。

3.负责原材料入库前的质量检验或验证，并出具检验报告。

4.参与因质量问题引发的合同纠纷处理。

2.3生产/需求部门

生产/需求部门主要职责包括：

1.根据生产计划或实际需求，提出明确的采购需求，包括品名、规格、数量、交货期等。

2.参与对供应商生产能力、交付及时性的评估。

3.负责原材料的接收、领用及使用过程中的质量反馈。

2.4财务部门

财务部门主要职责包括：

1.参与采购合同的评审，重点审核合同中的价格、支付方式、税务条款等。

2.根据合同约定及审批流程，办理货款支付手续。

3.负责采购成本的核算与控制。

4.协助处理与合同相关的财务纠纷。

2.5法务部门/法律顾问

法务部门或外聘法律顾问主要职责包括：

1.负责对采购合同的合法性、合规性、完整性进行审核，提供法律意见。

2.协助起草或审查重大、复杂的采购合同。

3.参与合同纠纷的处理、调解、仲裁或诉讼活动。

4.负责公司合同标准文本的制定与修订。

第三章合同签订前管理

3.1采购需求确认

需求部门应根据生产计划、库存状况等，提出书面采购申请，明确原材料的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交货时间、交货地点及其他特殊要求。采购部门对采购申请的合理性、准确性进行审核。

3.2供应商选择与评估

采购部门应在合格供应商名录中选择供应商。对于新供应商，必须进行严格的准入评审，包括但不限于其资质、生产能力、质量保证体系、财务状况、商业信誉、环保及社会责任等方面。评审结果应形成书面记录。

3.3采购计划编制

采购部门根据经确认的采购需求和库存情况，结合市场行情，编制采购计划，明确采购批次、数量、预计单价、总金额、交货期等，按审批权限报批后执行。

3.4合同谈判

采购部门牵头组织与选定的供应商进行合同谈判。谈判内容应包括产品规格、质量标准、数量、价格、交货期、交付方式、包装要求、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。必要时，技术、质量、财务等部门应参与谈判。谈判过程应有记录。

第四章合同订立管理

4.1合同文本选择

公司应制定标准的原材料采购合同文本。凡符合标准文本适用条件的，应优先采用标准文本。对于特殊或复杂的采购业务，可在标准文本基础上进行修改，或另行起草合同文本，但须经法务部门审核。

4.2合同起草与评审

1.采购合同一般由采购部门负责起草。起草应基于谈判结果，并严格遵循本规范及公司相关制度。

2.合同正式签订前，必须履行评审程序。评审部门至少应包括采购、技术/质量、财务部门，必要时法务部门、需求部门参与评审。

3.评审内容包括但不限于：合同主体资格、标的、数量、质量、价格、付款方式、交付、验收、违约责任、争议解决方式等是否明确、合理、合法，是否符合公司利益。

4.评审意见应书面记录，评审中发现的问题应及时与供应商沟通并修改合同文本。

4.3合同审批与签订

1.经评审通过的合同，由采购部门按公司规定的审批权限逐级报批。

2.合同审批通过后，由