会议室预定及会议记录模板.docVIP

会议室预定及会议记录通用工具模板

一、适用范围与常见应用场景

常规会议：部门例会、项目周会、月度总结会等固定周期性会议；

专项会议：项目启动会、需求评审会、问题研讨会、跨部门协调会等目标明确的临时会议；

对接会议：内外部合作洽谈、客户沟通会、供应商对接会等需正式记录的会议；

培训/宣讲会：内部培训、政策宣贯、经验分享会等需留存关键信息的会议。

二、会议室预定操作流程

步骤1：明确会议需求

确定会议主题、核心目标（如决策、讨论、汇报等）；

核实参会人数（含主会、分会场人员），选择匹配会议室容量（如10人以下选小型会议室，20人以上选大型会议室）；

确认会议时间（避免与公司法定节假日、重要活动冲突，优先选择工作日9:00-17:00非高峰时段）；

列出必需的会议设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风、翻页笔等）。

步骤2：填写会议室预定申请表

登录企业会议室预定系统或联系行政部，获取《会议室预定申请表》（模板见“三、会议室预定申请表”）；

按表格要求完整填写信息：申请人基本信息、会议主题、时间、地点、参会人、设备需求等，保证信息准确无误（如会议时长需精确到分钟，避免超时占用）。

步骤3：提交审批

根据企业规定提交审批：常规会议需部门负责人审批，跨部门/重要会议需额外报请行政部或分管领导审批；

审批通过后，系统将自动预定编号或发送确认邮件/短信至申请人；若审批未通过，需根据反馈调整时间/地点后重新提交。

步骤4：确认预定结果

申请人收到预定成功通知后，提前1个工作日与行政部确认会议室状态（如设备调试、清洁情况）；

若会议需临时变更时间、地点或增减参会人数，需至少提前2小时通过系统或联系行政部修改，避免资源浪费。

步骤5：会议前准备与会后清理

会议当天，申请人或指定人员提前30分钟进入会议室，检查设备是否正常运行（如投影仪连接、麦克风电量），摆放桌椅、调试空调；

会议结束后，申请人需整理会议室（关闭设备、带走个人物品、将桌椅复位），并通知行政部检查确认。

三、会议室预定申请表

申请单号

申请日期

申请人

所属部门

*

*

会议信息

会议主题

会议时间

（起止时间，如：2024–14:00-16:00）

预计参会人数

会议室需求

设备需求

（如：3楼301会议室/20人）

（可多选：投影仪?视频会议系统?白板?麦克风?其他：______）

参会人员名单

审批意见

（姓名+部门，如：（市场部）、（技术部））

部门负责人：__________日期：__________

行政部：__________日期：__________

备注

（如：需提前布置茶歇、禁止外带食物等）

四、会议记录规范填写流程

步骤1：会前准备

记录人提前与主持人确认会议议程、重点议题、核心目标，明确需记录的关键内容（如决策项、待办事项、争议点）；

准备会议记录工具（如电脑、录音设备需提前告知参会人员，或使用企业统一会议记录模板）。

步骤2：会中记录

按会议议程顺序记录，重点关注：

各议题的讨论要点（不同参会人的核心观点，需标注发言人姓名或部门，如“*（产品部）：建议优化用户注册流程”）；

达成的共识或决议（明确结论，避免模糊表述，如“决议：下月1日前上线新功能模块”）；

待办事项（需包含“任务内容、负责人、完成时间、交付物”，如“任务：整理客户反馈报告，负责人：*（客服部），完成时间：2024–，交付物：Word版报告”）。

步骤3：会后整理与分发

会议结束后2个工作日内，记录人根据会中笔记整理会议记录，保证内容客观、准确、条理清晰；

将会议记录提交主持人审核，确认无误后按企业规定分发（如发送至参会人邮箱、至共享文档平台）；

涉密会议需标注“内部保密”，限制分发范围，并按要求归档保存（电子档保存≥2年，纸质档存档≥1年）。

五、会议记录模板

会议名称

会议时间

2024–:-:

会议地点

主持人

*

记录人

*

参会人员

（）、（）、（）等共人

缺席人员

（姓名+部门+原因，如：*（技术部）因出差缺席）

会议议程

发言摘要/讨论要点

决议事项

待办事项

1.议题一

（按讨论顺序记录，标注发言人观点）

（如：通过方案）

（任务+负责人+时间+交付物）

2.议题二

3.其他事项

下次会议安排

（如有，明确时间、地点、核心议题）

附件说明

（如：会议PPT、方案文档等）

分发范围

（如：参会人员、部门负责人、存档部门）

记录人签字

主持人签字

六、使用过程中的关键提示

预定规范性：会议室资源有限，请优先选择企业预定系统提交申请，避免口头预定导致冲突；若需使用外部会议室，需提前3个工作日报行政部审批。

会议记录时效性：会议记录需在会后24小时内完成初稿，48小时内完成审核与分发，保证信息及时传递。

设备与场地要求：大型会议需提前1天测试视频会议系统、音响