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行政文件归档与储存规范管理工具

一、适用范围与工作场景

本工具适用于各类企业、事业单位、机关等行政管理部门，用于规范行政文件从形成到归档储存的全流程管理。具体工作场景包括：

日常行政管理：如通知、会议纪要、工作计划、总结报告等文件的归档；

项目管理：如立项文件、实施方案、验收报告、过程记录等文件的归档；

合同与协议管理：如各类业务合同、合作协议、审批文件等归档；

人事与行政管理：如员工招聘资料、劳动合同、考核记录、培训材料等归档；

财务与审计文件：如报销凭证、财务报表、审计报告等归档。

二、行政文件归档全流程操作指南

（一）文件收集：明确范围，责任到人

收集范围：凡在日常工作中具有查考利用价值的各类行政文件材料，包括纸质文件、电子文件（含邮件、扫描件、电子报表等）均需纳入归档范围。

责任分工：

各部门指定专人（如“部门档案联络员*”）负责本部门文件收集；

行政管理部门统筹协调，定期提醒各部门按时提交文件。

收集时间：

月度文件：每月最后一个工作日前完成收集；

年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件收集。

（二）文件分类：层级清晰，便于检索

按“一级类目-二级类目-三级类目”进行分类，保证逻辑清晰、无交叉重叠。

一级类目

二级类目

三级类目（示例）

行政管理

综合事务

通知、会议纪要、工作计划、总结报告

公务接待

接待方案、费用报销单、来访记录

项目管理

项目立项

立项申请、可行性研究报告、批复文件

项目实施

实施方案、进度报告、会议记录

项目验收

验收申请、验收报告、审计意见

合同管理

业务合同

销售合同、采购合同、服务协议

合同审批

审批单、会签记录、法律意见书

人事管理

员工管理

招聘资料、劳动合同、离职手续

培训与考核

培训计划、考核记录、奖惩文件

财务管理

财务报告

月度报表、年度审计报告、税务申报表

费用管理

报销凭证、预算表、费用审批单

（三）文件整理：规范标准，保证完整

检查完整性：核对文件是否有缺失页、漏签章、内容模糊等问题，如有需及时补充完善；

去除附件：去除文件中的金属夹、回形针等易锈蚀物品，避免损坏文件；

统一规格：

纸质文件统一使用A4纸，小于A4的文件粘贴到A4纸上，大于A4的文件按折叠方式装订；

电子文件统一转换为PDF格式（如需编辑可保留原格式+PDF备份），命名规则为“文件名-形成日期-部门”（示例：“2024年度工作计划行政部”）。

（四）文件编号：唯一标识，可追溯

采用“部门代码-年度-类别代码-流水号”规则编制编号，保证每份文件唯一标识。

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人事部（RS）、项目部（XM）等；

类别代码：通知（TZ）、会议纪要（HY）、合同（HT）、计划（JH）等；

示例：“XZ-2024-TZ-001”表示“行政部2024年通知类第1号文件”。

要求：编号标注在文件首页右上角，电子文件编号嵌入文件名。

（五）归档登记：台账记录，动态管理

填写《归档文件登记台账》（见模板表格1），详细记录文件信息，保证“账物相符”。

登记内容：文件名称、形成部门、形成日期、文件编号、页数、保管期限、存放位置、归档人、归档日期；

动态更新：新增文件或借阅归还后及时更新台账，保证台账实时反映档案现状。

（六）文件装订：牢固规范，便于保管

纸质文件装订：

左侧装订，使用不锈钢夹或线装，厚度不超过2cm；

加装档案封面（含文件名称、编号、日期、部门、页数）和封底（含检查人、装订人签字）；

电子文件装订：

刻录至CD-R/DVD-R光盘（不可擦写），标注编号和文件名称；

重要电子文件同步存储至加密服务器，定期（每季度）检查备份完整性。

（七）入库储存：环境适宜，标识清晰

储存环境：

温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%（配备温湿度计，每日记录）；

档案柜远离水源、电源、易燃易爆物品，配备灭火器、防虫防鼠药剂；

存放规范：

按编号顺序排列档案，档案柜张贴《档案存放位置索引》（标注柜号-层号-格号）；

涉密文件单独存放于密码柜，钥匙由专人保管。

（八）借阅管理：流程规范，责任到人

借阅申请：填写《文件借阅申请表》（见模板表格2），经部门负责人审批后，提交档案管理员；

借阅登记：档案管理员*核对文件信息，登记借阅时间、借阅人、预计归还期限；

归还检查：借阅人需在到期前归还，档案管理员*检查文件完整性，确认无误后登记归还状态；

特殊要求：

涉密文件借阅需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同；

借阅期限一般不超过7天，如需延长需重新申请。

（九）鉴定销毁：定期清理，合规处置

鉴定周期：保管期满1年（短期）、5年（长期）、10年（永久）的文件，由档案管理部门组织鉴定；

鉴定流程：

档案管理员列出待销毁文件清单，提交档案鉴定小组（由部门负责人、档案管理员、法务专员组成