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企业采购申请标准化模板使用指南

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板适用于各类企业内部采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资、生产设备、原材料、服务外包（如IT运维、清洁服务）等各类采购需求。典型应用场景包括：

日常办公采购：如文具、打印耗材、办公家具等；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备配件等；

项目专项采购：如研发项目所需实验器材、市场活动物料等；

服务类采购：如软件系统订阅、第三方咨询、维修服务等。

通过统一模板规范采购申请流程，保证采购需求清晰、审批流程可追溯，提升采购效率与管理规范性。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与前期准备

明确需求内容：申请人需与需求部门（如生产部、行政部、项目部）沟通，确认采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、到货时间等关键信息，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品类及数量）。

预算与来源确认：核实采购项目是否已纳入部门预算，预算金额是否充足；若为临时紧急采购，需说明原因并同步申请预算调整。

市场初步调研：对金额较大或技术复杂的采购项目（如设备采购），建议提前进行市场调研，收集至少2家供应商的报价单或产品参数说明，作为申请附件。

（二）填写采购申请单

根据本指南“三、采购申请单模板”逐项填写，保证信息真实、完整、准确：

基础信息：填写申请部门、申请人、联系方式、申请日期等，保证可追溯；

采购明细：按“物品/服务名称—规格型号—数量—单位—预估单价—预估总价”逐行填写，总价需与预算匹配；

用途说明：简述采购物品/服务的具体用途（如“用于项目研发实验”“替换报废办公电脑”），体现必要性；

附件：将报价单、技术参数表、需求说明等材料作为附件，保证审批人能全面知晓需求。

（三）提交审批与流程跟踪

按权限逐级提交：根据企业审批权限表（示例见下表），依次提交至部门负责人→财务部→分管领导→总经理（或授权审批人），严禁跳级审批。

审批层级

审批权限（预估金额）

部门负责人

≤5000元

财务部

5001-20000元

分管领导

20001-50000元

总经理

＞50000元

审批进度跟踪：申请人通过OA系统或线下流程跟踪审批进度，若审批被驳回，需根据驳回意见修改后重新提交；若超3个工作日未完成审批，可主动向审批人催办。

（四）审批通过后采购执行

对接采购部门：审批通过后，将盖章版《采购申请单》提交至采购部，明确采购要求（如供应商资质、交货期、付款方式等）；

供应商选择：采购部根据申请要求执行采购，金额≥10000元的项目需进行比价或招标，结果反馈至申请人确认；

订单确认：采购部与供应商签订采购合同/订单，同步将合同复印件抄送申请部门备案。

（五）到货验收与后续跟进

现场验收：物品到货后，申请部门联合采购部、使用部门按采购要求进行验收（数量、质量、规格等），填写《到货验收单》，三方签字确认；

入库登记：验收合格后，行政部（或仓库）办理入库手续，更新库存台账；

报销与归档：采购部凭《采购申请单》《采购合同》《到货验收单》《发票》等资料申请付款，申请人配合完成报销手续；所有资料由采购部统一归档保存，保存期限≥3年。

三、采购申请单模板（含填写说明）

企业采购申请单

申请单号：CG-2024-

申请日期：____年__月__日

预算科目：__________________

申请部门

申请人

联系方式

采购类别□办公物资□生产物资□设备工具□服务外包□其他：________

紧急程度□普通□紧急（请注明原因：________________）

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

备注（如品牌、产地要求）

1

2

3

合计金额（大写）

________________________

合计金额（小写）

￥_______

用途说明

附件清单（请勾选并附后）

□报价单（≥2家）□技术参数说明书□需求部门确认函□其他：________________

审批流程

审批环节

审批人

职务

审批意见

签字

日期

部门负责人

*华

部门经理

财务审核

*敏

财务主管

分管领导

*强

分管副总

总经理审批

*总

总经理

采购部确认

*刚

采购部经理

备注

填写说明

带“*”为必填项，预估单价需精确到元，总价=单价×数量；

“规格型号/技术参数”需详细描述，避免模糊表述（如“电脑：CPUi5、16G内存、512G固态硬盘”）；

附件需与申请内容一致，复印件需加盖部门公章；

审批意见栏请勾选“同意”或“驳回”，驳回需注明具体原因。

四、使用过程中的关键要点提示

信息真实性：申请人需对申请信息的真实性、准确性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或预算，违者将按企业制度追责。

预算控制：严格执行预算管理