供应链管理库存水平预警系统模板.docVIP

供应链管理库存水平预警系统模板使用指南

一、适用行业与业务场景

多品类、多仓库库存管理复杂，人工监控易出错；

库存积压占用资金或缺货导致生产/销售中断风险高；

需实时跟踪库存动态，实现“安全库存-预警线-补货指令”自动化联动；

跨部门（采购、仓储、销售）协同效率低，库存信息传递滞后。

典型应用场景包括：制造企业原材料库存预警、零售商畅销品缺货提醒、电商大促前库存备货监控等。

二、系统操作全流程指南

（一）前期准备：基础信息配置

物料信息梳理

录入物料基础数据：物料编码、名称、规格型号、单位、所属品类（如A类高价值物料、B类中频物料、C类低频物料）。

示例：物料编码“M001”，名称“芯片A8”，单位“片”，品类“A类”。

仓库信息初始化

录入仓库编码、名称、地址、负责人、库容上限等。

示例：仓库编码“WH01”，名称“北京仓”，负责人“*明”。

供应商信息关联

关联物料对应供应商：供应商编码、名称、联系人、leadtime（采购提前期）、最小起订量（MOQ）。

示例：供应商“S001”，名称“电子科技厂”，leadtime“7天”，MOQ“1000片”。

（二）核心参数设置：库存预警阈值定义

根据物料ABC分类及历史数据，设置三级预警阈值（需结合财务、采购、销售部门共同确认）：

预警等级

触发条件（以当前库存为基准）

处理优先级

黄色预警

当前库存＜安全库存×1.2

中

橙色预警

当前库存＜安全库存×1.0

高

红色预警

当前库存＜安全库存×0.8或＜最小起订量

紧急

安全库存计算公式参考：

安全库存=（日均销量×采购提前期）+波动系数（如A类物料波动系数1.2，B类1.0，C类0.8）

（三）日常操作：数据录入与实时监控

库存数据更新

仓库人员每日通过系统或接口录入实时库存数据（入库、出库、调拨、盘点损耗等），保证数据与实际一致。

系统自动计算“可用库存=当前库存-在途库存-冻结库存”，避免重复预警。

预警信息推送

系统实时监控库存水平，触发预警时，通过以下方式推送：

系统内弹窗提醒（登录用户可见）；

企业/钉钉消息（发送至采购员华、仓储主管芳）；

邮件抄送供应链经理*强（含预警物料详情及处理建议）。

（四）预警响应：处理流程与责任分工

预警确认（10分钟内）

收到预警后，相关责任人（如采购员）需登录系统确认预警信息，核实库存数据准确性（排除系统误判）。

原因分析与措施制定（30分钟-2小时）

若确认真实预警，需分析原因（如销量突增、供应商延迟交货、仓储损耗等），并制定措施：

黄色预警：联系供应商确认交货期，调整采购计划；

橙色预警：启动紧急采购流程，协调优先排产；

红色预警：上报供应链经理，协调跨部门资源（如销售端限流、生产端调整排期）。

措施执行与跟踪

采购员在系统中录入处理措施（如“紧急采购2000片，预计3天到货”），系统自动跟踪执行状态；

仓管员到货后及时更新入库数据，系统自动解除预警。

结果反馈与归档

处理完成后，责任人填写《预警处理记录表》（见模板三），系统并关闭预警工单。

（五）复盘优化：持续迭代预警机制

每月/每季度召开供应链复盘会，分析预警数据：

高频预警物料：调整安全库存或优化供应商合作；

误警率过高：检查数据录入流程或系统参数；

预警响应延迟：优化责任分工或升级机制。

三、核心功能模板清单

模板1：库存实时监控表（示例）

物料编码

物料名称

当前库存（片）

安全库存（片）

可用库存（片）

在途库存（片）

预警等级

最后更新时间

责任人

M001

芯片A8

850

1000

800

200

橙色

2024-03-1509:00

*华

M002

电阻B5

5000

3000

4800

0

正常

2024-03-1509:05

*刚

模板2：预警处理记录表（示例）

预警单号

触发时间

物料编码

预警等级

原因分析

处理措施

责任人

计划完成时间

实际完成时间

状态

YJ20240315001

2024-03-1509:00

M001

橙色

销量突增，未及时补货

紧急采购2000片，供应商*华确认3天到货

*华

2024-03-18

2024-03-18

已关闭

YJ20240315002

2024-03-1514:30

M003

红色

仓储盘点损耗超预期

调拨上海仓库存500件，同步调整盘点流程

*芳

2024-03-16

2024-03-16

已关闭

模板3：安全库存优化建议表（示例）

物料编码

物料名称

原安全库存

调整后安全库存

调整依据

建议生效日期

责任部门

M001

芯片A8

1000

1200

近3个月销量平均增长15%，leadtime延长至8天

2024-04-01

采购部

M004

外壳C2

500

300

历史数据缺货率＜5%，C类物料降低库存占比

202