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采购的管理制度

一、总则

为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，防范采购风险，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。

二、采购原则

1.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，确保所有供应商有平等机会参与竞争，评审过程应公平公正。

2.价值最大化原则：在满足采购需求的前提下，通过科学合理的采购方式，实现采购价值最大化。

3.风险控制原则：建立健全风险防控机制，对采购过程中的各种风险进行有效识别、评估和控制。

4.合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规及公司内部规章制度，确保采购活动合法合规。

三、采购组织架构

1.采购部：负责公司采购工作的组织、协调和实施，制定采购计划，选择供应商，进行采购谈判和合同签订，监督采购过程等。

2.需求部门：负责提出采购需求，参与供应商选择和评审，对采购产品质量进行检验等。

3.财务部：负责采购资金的管理和使用，对采购发票进行审核，参与采购合同的签订和履行等。

4.质量部：负责采购产品的质量检验，对不合格产品进行处理等。

5.法务部：负责采购合同的审核，处理采购过程中的法律事务等。

四、采购流程

1.需求提出：需求部门根据生产、经营或工作需要，提出采购需求，填写《采购申请单》，明确采购物品名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等信息。

2.需求审核：采购部对《采购申请单》进行审核，确认需求的合理性和可行性，必要时与需求部门进行沟通协调。

3.采购计划制定：采购部根据审核后的采购需求，制定采购计划，明确采购方式、供应商选择方式、采购时间安排等。

4.供应商选择：采购部根据采购计划，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择供应商。供应商选择过程应遵循公开、公平、公正原则，确保所有供应商有平等机会参与竞争。

5.采购谈判：采购部与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货时间、质量保证、售后服务等事项进行协商，达成一致意见后签订采购合同。

6.合同签订：采购部与供应商签订采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括采购物品名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、价格、付款方式、违约责任等。

7.采购实施：采购部根据采购合同，组织供应商进行供货，监督供应商按照合同要求进行生产、包装、运输等环节，确保采购物品的质量和交货时间。

8.验收检验：需求部门或质量部对采购物品进行验收检验，确认物品质量符合要求后，填写《采购验收单》，办理入库手续。

9.资金支付：财务部根据《采购验收单》和采购合同，审核采购发票，办理采购资金支付手续。

10.采购评估：采购部定期对采购活动进行评估，总结经验教训，不断优化采购流程，提高采购效率和质量。

五、供应商管理

1.供应商准入：供应商准入应遵循公开、公平、公正原则，通过资格预审、招标等方式选择合格的供应商。供应商准入条件应包括企业资质、生产能力、质量管理体系、财务状况、信誉记录等。

2.供应商评估：采购部定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货时间、价格水平、售后服务等。评估结果应作为供应商选择和管理的依据。

3.供应商关系管理：采购部应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通和协调，共同解决问题，实现互利共赢。

4.供应商淘汰：对于长期表现不佳的供应商，采购部应予以淘汰，并重新进行供应商选择。

六、采购质量控制

1.制定质量标准：采购部应根据采购物品的特点和要求，制定相应的质量标准，明确质量指标和检验方法。

2.加强质量检验：需求部门或质量部应对采购物品进行严格的质量检验，确保物品质量符合要求。检验结果应记录在案，作为评价供应商质量的依据。

3.实施质量追溯：建立采购物品质量追溯制度，对采购物品的生产过程、检验结果、使用情况等进行记录和跟踪，确保质量问题能够得到及时处理和解决。

七、采购风险管理

1.识别风险：采购部应全面识别采购过程中的各种风险，包括市场风险、供应风险、质量风险、价格风险等。

2.评估风险：对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度，制定相应的风险应对措施。

3.控制风险：采取有效措施控制风险，包括加强供应商管理、实施质量检验、签订合同约束等。

4.监督检查：定期对风险控制措施进行监督检查，确保风险得到有效控制。

八、采购纪律

1.严格遵守采购流程：所有采购活动必须严格遵守本制度规定的采购流程，不得擅自简化或变更流程。

2.保守公司秘密：采购人员应保守公司秘密，不得泄露公司的采购计划、供应商信息等商业秘密。

3.廉洁自律：采购人员应廉洁自律，不得接受供应商的贿赂或回扣，不得利用职务之便谋取私利。

4.责任追究：对于违反本制度规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任，包括警告、罚款、降职、解雇等。

九、附则

1.本制度由公司采购部