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合同管理与执行工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的规范化操作，涵盖采购、销售、服务合作、项目外包、技术开发等多种业务场景。无论是新合同签订、现有合同履行，还是合同变更与终止，均可通过本工具包实现流程标准化、风险可控化及管理高效化。例如：

企业与供应商签订采购合同时可规范条款拟定与审批流程；

服务型企业与客户约定服务内容时，可明确履约节点与验收标准；

项目合作方针对长期合作项目，可跟踪执行进度与变更管理。

二、合同全周期管理操作流程

（一）合同起草：明确需求与拟定条款

操作步骤：

需求梳理：由业务部门明确合作目的、标的物（或服务内容）、双方核心权利义务（如交付标准、付款方式、履约期限），并收集相关背景资料（如技术参数、过往合作记录）。

模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同）选择企业标准模板，若为特殊业务，可基于模板调整条款，保证模板包含必备要素：合同主体、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方法、签订日期等。

条款拟定：

主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人（或授权代表*）、地址、联系方式，保证与营业执照一致；

标的描述：清晰定义标的物规格、服务范围或技术指标，避免模糊表述（如“高质量服务”可细化为“响应时间≤2小时，问题解决率≥95%”）；

权利义务：明确双方责任（如乙方需提供验收报告，甲方需在收到发票后15日内付款）；

违约责任：量化违约情形（如逾期付款按日万分之五支付违约金）及处理方式（如连续违约3次可单方解除合同）。

内部初审：起草人核对条款完整性、数据准确性，交由部门负责人*审核业务可行性，保证合同内容符合业务目标。

（二）合同审批：逐级审核与风险把控

操作步骤：

确定审批路径：根据合同金额、类型及风险等级，设定审批权限（如金额≤5万元由部门负责人+法务专员审批；＞5万元需增加总经理*审批）。

提交审批材料：将合同草案、需求说明、相关附件（如技术协议、报价单）通过OA系统或审批流程提交，注明“合同审批”及紧急程度。

逐级审核：

业务部门审核：部门负责人*确认条款是否满足业务需求，资源是否到位（如采购合同需确认库存或产能）；

法务审核：法务专员*重点审查合法性（如条款是否违反法律法规）、合规性（如是否符合行业监管要求）及风险点（如知识产权归属、保密条款）；

财务审核：财务部门审核金额准确性、付款方式合理性（如分期付款的节点设置）、发票类型（如增值税专用发票）及税务影响；

高层审批：总经理/分管领导*从战略层面评估合作必要性及整体风险，签署审批意见。

审批反馈与修改：若审核不通过，审批人需明确修改意见（如“违约责任需增加不可抗力条款”），起草人根据意见修改后重新提交，直至全部审批通过。

（三）合同签署：规范生效与责任确认

操作步骤：

文本最终核对：审批通过后，起草人核对合同文本是否与审批版本一致，保证所有修改痕迹已清除，页码连续，无空白条款。

签署方式确认：根据合作双方约定选择签署方式：

纸质签署：打印合同文本（一式X份，双方各执X份，留存X份归档），由双方授权代表*在指定位置签字并加盖公章/合同专用章（保证公章清晰、不覆盖关键条款）；

电子签署：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，需提前核实对方电子签章有效性，签署完成后存档。

合同生效确认：双方签署/盖章后，合同即生效（若约定“签字盖章生效”，则需两者同时完成）；生效日期标注于合同首页，作为履行起始时间。

分发与存档：合同签署后，及时分发至各相关部门（业务、财务、法务），原件由档案管理部门*统一归档，电子版同步存储至指定服务器。

（四）合同执行：履约跟踪与问题处理

操作步骤：

制定履约计划：业务部门根据合同条款制定详细履约计划，明确关键节点（如交付日期、验收时间、付款节点）及责任人，同步抄送财务、法务部门。

进度跟踪：

定期（如每周/每月）检查履约进度，填写《合同执行进度跟踪表》（见模板三），记录实际完成情况与计划差异；

对延迟或提前履约的节点，分析原因（如供应商产能不足、客户需求变更），及时沟通解决。

履行监督：

标的物交付时，双方共同验收，签署《验收确认单》，明确验收结果（合格/不合格）及整改要求；

付款节点到期前，财务部门提前3日提醒业务部门确认履约条件（如是否已收到合格发票），按时付款并留存支付凭证。

问题处理：

若发生违约（如逾期交付、质量不达标），业务部门需收集证据（如验收报告、沟通记录），向对方发送《履约催告函》，明确整改期限及违约责任；

若无法继续履行合同，双方协商一致后签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分结算方式及赔偿责任。

（五）合同归档：资料整理与后续管理

操作步骤：

资料收集：合同履行完毕或终止后，收集所