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企业会议纪要编写格式规范

适用会议类型与场景

本规范适用于企业各类正式会议的纪要编写，包括但不限于：

日常工作会议：部门周会、月度例会、项目进度推进会等，用于同步工作进展、明确短期任务；

专项决策会议：项目立项评审、预算审批、制度修订会等，用于记录关键决策、责任分工及后续执行要求；

跨部门协调会议：资源调配、流程优化、问题解决会等，用于明确协作边界、消除执行障碍；

高层战略会议：年度规划、季度复盘、战略调整会等，用于固化核心决策、传递战略方向。

会议纪要编写全流程操作指引

一、会前准备：奠定纪要基础

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议名称、时间、地点、主持人、记录人及参会人员名单（含缺席人员及原因）；

与主持人沟通，梳理会议核心目标、主要议程及需重点讨论的议题，避免纪要偏离主题。

准备会议资料与工具

收集会议相关背景材料（如项目方案、数据报表、议题提纲），供记录时参考；

准备记录工具（电脑、录音设备需提前测试，保证清晰；或采用纸质会议纪要模板，标注关键栏位）。

预设纪要框架

根据会议类型，提前设计纪要框架（如“议程-讨论-决议-待办”四部分），保证记录逻辑清晰。

二、会中记录：捕捉关键信息

聚焦核心内容，避免冗余

记录重点：会议达成的决议、明确的工作任务（含责任人、完成时间）、存在的争议点及解决方案、关键数据（如预算金额、时间节点）；

简化表述：对讨论过程概括记录（如“与会人员围绕议题展开讨论，主要观点包括……”），避免逐字记录发言内容。

区分“讨论”与“决议”

讨论环节：记录不同观点的简要说明（如“主管建议增加预算，经理认为需优先控制成本”），但无需记录所有细节；

决议环节：明确最终结论（如“会议决定：项目预算按方案执行，由*财务部于X月X日前完成审批”），保证无歧义。

标注待办事项

对会议中明确的任务，实时标注“责任人-任务内容-完成时限”三要素（如“*研发部-完成原型设计-2024年X月X日”），避免遗漏。

三、会后整理：完善纪要内容

核对与补充信息

会议结束后2小时内整理初稿，对照录音或笔记补充遗漏的关键信息（如决议细节、待办事项）；

向主持人或参会人员核实存疑内容（如专业术语、数据准确性），保证纪要与实际情况一致。

规范结构与表述

按框架整理内容：标题→基本信息→议程→讨论内容→决议事项→待办事项→附件；

语言简洁、客观，避免口语化表达（如“我觉得”改为“会议认为”）、主观评价（如“方案不合理”改为“部分人员提出方案可行性疑问”）。

格式统一与排版

标题格式：“会议纪要”（宋体二号加粗）；

一级标题（如“一、会议基本信息”）用黑体三号，二级标题（如“（一）会议议程”）用楷体四号，用宋体小四，行距1.5倍；

重要内容（如决议、待办）可加粗或用不同颜色标注，但全文颜色不超过3种。

四、审核与分发：保证纪要效力

多级审核流程

初稿完成后，提交记录人部门负责人审核（重点检查格式规范性、信息完整性）；

由会议主持人最终审定（重点核对决议准确性、待办事项明确性），审核通过后方可分发。

规范分发与存档

分发范围：所有参会人员、需知晓决议的部门及上级领导（抄送列表需明确）；

分发时限：会议结束后24小时内完成，电子版通过企业内部系统发送，纸质版需签字确认；

存档要求：电子版按“会议名称-日期”命名，存储于企业共享服务器，保存期限不少于3年。

标准会议纪要模板表格

会议基本信息

内容

会议名称

项目周会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、*专员（共8人）

缺席人员及原因

*主管（外出培训）

会议议程

1.上周工作进展回顾；2.本周任务分解；3.项目风险讨论；4.其他事项

议程及讨论内容

讨论要点与决议事项

1.上周工作进展回顾

-专员汇报：需求文档完成80%，待确认市场部反馈（记录附件1）；-*经理补充：设计稿需同步更新，避免与需求文档脱节。

2.本周任务分解

决议：①研发部：完成核心模块开发（主管负责，X月X日前）；②测试部：制定测试计划（专员负责，X月X日前提交）。

3.项目风险讨论

-主管提出：第三方接口交付延迟可能影响整体进度；-决议：由经理协调接口方，X月X日前反馈进度，同步调整上线时间（若延迟需提前3天报备）。

4.其他事项

-会议确定：下次周会时间调整为X月X日14:00，地点不变。

待办事项跟进表

任务内容

责任人

完成时限

状态

需求文档最终版确认

市场部、研发部

*经理

X月X日

未完成

测试计划提交

*测试部

*专员

X月X日

未完成

接口方进度跟进

*经理

X月X日

进行中

附件|1.《项目需求文档（V1.8）》；2.《上周工作进展表》|

编写要点与注意事项

客