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学校综合办公室管理规定

一、总则

学校综合办公室是学校日常管理的重要职能部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校高效运转。为确保综合办公室工作规范化、制度化，特制定本管理规定。

二、组织架构与职责

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名，下设秘书、行政、文印、接待等岗位。

2.各岗位人员需明确职责分工，确保工作协同高效。

（二）主要职责

1.秘书岗：负责文件起草、会议记录、领导交办事项督办。

2.行政岗：负责办公用品采购、固定资产管理、后勤协调。

3.文印岗：负责文件打印、复印、装订，确保印品质量。

4.接待岗：负责来访人员接待、电话接听、信息传达。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.文件收发：

(1)收到文件后，核对签收，按类别登记入库。

(2)发送文件时，确认收件人签字，留存记录。

2.文件归档：

(1)日常文件分类整理，每月汇总归档。

(2)重要文件（如合同、报告）需双份存档，确保安全。

（二）会议管理

1.会议筹备：

(1)提前发布会议通知，明确时间、地点、参会人员。

(2)准备会议材料，调试设备（投影仪、麦克风等）。

2.会议执行：

(1)安排签到，记录会议内容。

(2)会后整理会议纪要，分发给相关人员。

（三）接待管理

1.来访接待：

(1)主动问候，询问事由，引导至接待室。

(2)需要领导对接的，及时通报并安排。

2.电话接听：

(1)保持礼貌用语，准确记录信息。

(2)确认信息无误后，转达相关岗位。

四、办公设备与资产管理

（一）办公设备使用规范

1.打印机、复印机：

(1)按需使用，避免浪费。

(2)定期检查设备状态，发现故障及时报修。

2.电脑、网络：

(1)设置密码，定期清理缓存。

(2)严禁私自连接外网，确保信息安全。

（二）资产管理

1.办公用品采购：

(1)每月统计需求，集中采购。

(2)货比三家，确保性价比。

2.固定资产登记：

(1)新增资产及时入账，粘贴标签。

(2)定期盘点，防止丢失。

五、工作纪律与考核

（一）工作纪律

1.考勤：

(1)按时上下班，不得迟到早退。

(2)请假需提前提交申请，经批准后方可离岗。

2.作风：

(1)严守保密规定，不得泄露工作信息。

(2)保持办公区域整洁，下班前整理桌面。

（二）绩效考核

1.按季度进行岗位评估，考核内容包括：

(1)工作完成度（如文件处理效率）。

(2)协作能力（如跨部门沟通效果）。

(3)纪律遵守情况。

2.考核结果与绩效奖金挂钩，优秀员工予以表彰。

六、附则

1.本规定自发布之日起实施，由综合办公室负责解释。

2.各岗位人员需严格遵守，违者按学校相关规定处理。

一、总则

学校综合办公室是学校日常管理的重要职能部门，负责协调各部门工作、处理行政事务、保障学校高效运转。为确保综合办公室工作规范化、制度化，特制定本管理规定。

二、组织架构与职责

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名，下设秘书、行政、文印、接待等岗位。

2.各岗位人员需明确职责分工，确保工作协同高效。

（二）主要职责

1.秘书岗：

(1)负责文件起草、会议记录、领导交办事项督办。

-文件起草：需根据领导指示，明确文件目的、受众，使用规范格式（如通知、报告、函件），经审核后印发。

-会议记录：全程记录会议要点，形成纪要并分发给参会人员，跟踪决议执行情况。

-事项督办：建立工作台账，定期跟进任务进度，及时反馈问题。

2.行政岗：

(1)负责办公用品采购、固定资产管理、后勤协调。

-办公用品采购：每月统计各部门需求，制定采购清单，比价后报批，验收后入库并登记。

-固定资产管理：新购置资产登记造册，粘贴标签，定期盘点，建立电子台账。

-后勤协调：对接维修、保洁等外部服务，确保办公环境正常运转。

3.文印岗：

(1)负责文件打印、复印、装订，确保印品质量。

-打印管理：按需打印，避免浪费，重要文件需双人核对。

-复印管理：控制复印数量，定期清理复印机，保障设备正常运行。

-装订规范：统一使用装订工具，确保成品平整、牢固。

4.接待岗：

(1)负责来访人员接待、电话接听、信息传达。

-接待流程：主动问候，询问事由，引导至接待室，必要时安排人员对接。

-电话接听：使用礼貌用语，准确记录信息，及时转达或处理。

-信息传达：确保通知、指示等准确传达至目标人员。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.文件收发：

(1)收到文件后，核对签收，按类别登记入库。具体步骤：

-检查文件完整性，填写《文件签收单》，注明日期、来源、份数。

-分类归档（如红头文件、通知、报告），贴标签并录入电子台账。

(2)发送文