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关于XX公司采购与付款循环的内部审计检查报告

致：公司管理层

发件人：内部审计部

日期：XXXX年X月X日

一、引言

为进一步规范公司采购与付款环节的管理，防范经营风险，提高资金使用效益，内部审计部依据年度审计计划及《XX公司内部审计章程》，于XXXX年X月至X月对公司采购与付款循环的内部控制设计及执行有效性进行了专项审计检查。

本次审计旨在评估采购与付款循环中各项制度的健全性、流程的合规性、操作的规范性以及风险控制的有效性。审计范围涵盖了采购计划的制定、供应商的选择与管理、采购合同的签订与履行、物资的验收与入库、付款申请与审批等关键环节。审计过程中，我们采用了访谈、检查、观察、穿行测试及抽样等方法，获取了相关的制度文件、业务凭证、会议纪要等资料，并与相关部门人员进行了充分沟通。

二、审计发现与建议

在本次审计过程中，我们注意到公司在采购与付款循环管理方面总体上遵循了既定的制度流程，大部分员工能够较好地履行职责，为公司的稳健运营提供了一定保障。但同时，我们也发现了一些有待改进的问题，具体如下：

（一）采购计划与审批环节控制不足

1.问题描述：部分采购业务未严格执行事前审批程序，存在“先采购后补单”的现象。审计抽查发现，个别部门的紧急采购需求在未获得完整审批手续的情况下即已实施采购，导致采购的必要性和合理性缺乏充分论证。此外，采购计划的编制与公司整体预算的衔接不够紧密，存在一定的脱节情况。

2.潜在影响：此情况可能导致采购行为的随意性增加，预算控制难度加大，甚至可能因缺乏充分的市场调研和比价环节而增加采购成本。

3.原因分析：部分业务部门对采购审批制度的理解和执行不到位，存在“重效率、轻流程”的倾向；对于“紧急采购”的界定标准不够清晰，导致其被滥用。

4.审计建议：

*加强对各业务部门采购制度和流程的培训宣贯，强化按制度办事的意识。

*明确“紧急采购”的适用条件和审批权限，严格控制其发生频率，并确保事后及时补办相关手续。

*进一步加强采购计划与公司预算的联动机制，确保采购行为在预算框架内进行。

（二）供应商管理存在薄弱环节

1.问题描述：供应商准入标准执行不到位，部分合作供应商未完全满足公司规定的资质要求，相关背景调查资料不够详尽。同时，对现有供应商的动态评估和淘汰机制未能有效落实，长期合作供应商的绩效评价缺乏系统性记录。

2.潜在影响：不合格的供应商可能带来产品质量风险、交付延迟风险，甚至商业贿赂风险。缺乏有效的供应商评估可能导致无法及时识别并淘汰劣质供应商，影响采购物资的整体质量和成本控制。

3.原因分析：供应商管理部门人力配置不足，对新供应商的考察和评估不够深入；供应商管理信息系统未能得到充分利用，信息更新不及时。

4.审计建议：

*严格执行供应商准入制度，完善背景调查流程，确保供应商资质的真实性和合规性。

*建立健全供应商动态评估体系，定期对供应商的产品质量、价格水平、履约能力、售后服务等进行综合评价，并将评价结果与后续合作挂钩。

*优化供应商管理信息系统，确保供应商信息的准确性和完整性，提高管理效率。

（三）采购合同管理不规范

1.问题描述：部分采购合同条款存在模糊之处，对标的物的规格型号、质量标准、验收方式、违约责任等关键要素约定不够明确。合同审批流程执行不严格，存在个别合同未经法务部门审核或高级管理层审批即已签署的情况。

2.潜在影响：合同条款不清易引发合同纠纷，增加法律风险和经济损失。审批流程的缺失可能导致合同条款对公司不利，或出现不符合公司整体利益的约定。

3.原因分析：合同起草人员对相关业务的熟悉程度不足，合同模板的标准化程度有待提高；部分人员对合同审批的严肃性认识不足。

4.审计建议：

*推广使用标准化的采购合同模板，并根据不同采购类型进行细化和完善。

*加强合同起草人员的专业培训，提高合同条款的严谨性和准确性。

*严格执行合同审批流程，确保所有采购合同均经过必要的审核和审批环节方可签署。

（四）付款审批与资金安全有待加强

1.问题描述：审计发现个别付款申请的原始凭证不够完整，如缺少有效的验收证明或合规的发票。此外，付款审批过程中，对发票真伪的查验以及付款金额与合同、入库单的一致性核对偶有疏漏。

2.潜在影响：原始凭证不全或不符可能导致付款依据不足，增加资金支付风险，甚至可能发生错误付款或舞弊行为。

3.原因分析：财务人员对付款审核的严谨性有待提升，部分人员过度依赖前端业务部门的初审结果；缺乏便捷高效的发票查验工具和系统支持。

4.审计建议：

*强化财务部门在付款审核环节的职责，确保付款申请的原始凭证齐全、合规，付款信息与合同、订单、验收单等一致。

*引入或完善电子发票管理及查