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合同签订与付款流程规范模板

引言

为规范公司合同签订行为，明确付款流程，防范经营风险，提高运营效率，确保公司资产安全与合法权益，特制定本规范。本规范旨在为公司各部门及员工提供清晰、可操作的指引，适用于公司对外签订的各类业务合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）及相应的款项支付活动。全体员工在执行合同签订与付款相关工作时，均须严格遵守本规范。

第一章合同签订前准备与评审

1.1需求确认与商务洽谈

业务发起部门在签订合同前，应首先明确业务需求的必要性、可行性及预算安排。针对具体业务，与合作方进行充分的商务洽谈，明确合作范围、内容、价格、数量、质量标准、交付周期、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款。洽谈过程中，应注意收集合作方的初步信息，并对合作方的商业信誉、履约能力进行初步评估。

1.2合作方资质审查与评估

为降低合作风险，业务发起部门负责对合作方的资质进行审查。审查内容至少应包括：

*合作方为企业法人的，需提供有效的营业执照、相关行业资质证书（如适用）、法定代表人身份证明等；

*合作方为非企业法人或自然人的，需提供相应的合法身份证明文件及履约能力证明；

*必要时，可要求合作方提供近期财务报表、信用报告或其他能证明其经营状况和商业信誉的材料。

业务发起部门应对审查结果进行评估，形成书面记录，对于重要或大额合同，建议由法务部门或指定风控人员参与评估。

1.3合同文本的拟定与审核

1.3.1合同文本来源：优先采用公司标准合同范本。如无标准范本或合作方坚持使用其提供的文本，业务发起部门应与法务部门（或外聘法律顾问）共同审核、修改。

1.3.2合同核心条款：合同文本应包含但不限于以下核心条款：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、付款方式及期限、履行期限、地点和方式、验收标准、违约责任、不可抗力、争议解决方式、合同生效条件及份数等。

1.3.3法务审核：所有对外合同在正式签订前，均须提交法务部门（或指定法务人员）进行法律合规性审核。法务部门应重点审查合同条款的合法性、严谨性、完整性及风险点，并出具书面审核意见。业务发起部门应根据法务意见进行修改完善。

1.4合同评审

建立合同内部评审机制。根据合同金额、重要性及复杂程度，确定不同的评审层级和参与部门。一般而言，评审环节应至少包括业务发起部门负责人审核、法务审核、财务部门审核（重点关注付款方式、税务条款等）。对于重大合同，还需报请公司分管领导或总经理审批。评审过程中，各相关部门应认真履行职责，提出明确意见。

第二章合同签订规范

2.1合同文本的最终确认

经内部评审通过后，业务发起部门应与合作方就合同文本进行最终确认，确保双方对所有条款达成一致。合同文本内容一经确认，非经双方协商一致并履行相应审批程序，不得擅自修改。

2.2签约授权与签字盖章

2.2.1签约授权：公司法定代表人是公司对外签约的全权代表。法定代表人可根据实际需要，授权其他人员代为签署特定类型或金额范围内的合同。授权委托书应明确授权范围、权限期限，并由法定代表人签字并加盖公司公章。

2.2.2签字盖章规范：

*合同应由合作方法定代表人或其授权委托的代理人签字，并加盖合作方有效公章（或合同专用章）。

*公司方签署时，应由获得授权的人员签字，并加盖公司公章或合同专用章。印章应清晰、完整，与合同首部列明的当事人名称一致。

*多页合同应加盖骑缝章，以防止合同内容被抽换。

*合同附件及补充协议，视同合同正文，应同样履行签字盖章程序。

2.3合同份数与分发

合同签订份数应根据实际需要确定，一般至少为正本两份，双方各执一份，具有同等法律效力。如有需要，可增加副本份数，交由公司财务、档案管理等部门备案。合同签订后，业务发起部门应及时将合同正本及相关附件分发至各相关部门，并办理签收手续。

2.4合同档案管理

业务发起部门应负责将签订完毕的合同（包括正本、副本、附件、补充协议、对方资质文件、评审记录等）整理归档。档案管理应符合公司档案管理制度要求，确保合同文件的完整、安全和可追溯。电子合同的签署与管理应符合国家相关法律法规及公司内部规定。

第三章付款流程规范

3.1付款依据的确认

所有付款行为必须以合法有效的合同、订单、验收合格证明、合规发票等为依据。财务部门在处理付款时，应对付款依据的充分性、真实性和合规性进行审核。

3.2付款申请的提交与审批

3.2.1付款申请：业务部门根据合同约定的付款条件，在达到付款节点后，填写统一的《付款申请表》，并附上相关付款依据（如合同复印件、发票、验收单、入库单等），提交部门负责人审核。

3.2.2审批流程：《付款申请表》及附件应按照公司规定的审批权限和流程进行审批。审批人应根据合同约定、付款依据及