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技术项目管理文档项目文档编制与交付规范
一、规范制定背景与适用范围
（一）规范制定背景
在技术项目管理过程中，文档作为需求传递、过程追溯、成果交付的核心载体，其编制质量与交付效率直接影响项目推进效率、团队协作质量及最终成果验收。当前，部分项目存在文档格式不统一、内容缺失、版本混乱、交付延迟等问题，易导致需求理解偏差、责任界定不清、项目复盘困难等风险。为规范技术项目管理文档的编制流程与交付标准，保证文档的完整性、准确性、规范性和可追溯性，特制定本规范。
（二）适用范围
本规范适用于公司内部所有技术类项目（包括但不限于软件开发、系统集成、技术研发、数据平台建设等）的全生命周期文档管理活动，涵盖项目组、技术部门、质量部门、客户对接团队等相关参与方。
二、文档编制与交付全流程
（一）项目启动阶段：文档规划与任务分解
输入条件：项目立项获批，明确项目目标、范围、周期及核心团队。
操作步骤：
项目经理组织召开“文档规划会”，参会人员包括产品经理、技术负责人、测试负责人及客户代表*（如需）。
结合项目类型（如敏捷项目、瀑布项目）与阶段划分（需求、设计、开发、测试、验收、运维），识别需编制的关键文档清单（参考附录1《技术项目常见文档清单》）。
明确各文档的负责人、编制要求（模板、格式、深度）、计划完成时间及交付对象，输出《项目文档编制计划表》（模板见第三章）。
输出物：《项目文档编制计划表》。
（二）文档编制阶段：内容撰写与内部审核
模板选用：
文档负责人从公司文档库中调取对应的标准模板（如《需求规格说明书模板》《系统设计说明书模板》），优先使用公司统一发布的模板（模板版本号需≥V2.0）。
若现有模板无法满足项目需求，由技术负责人组织编制临时模板，经质量部门审核备案（备案编号格式为“MB-项目类型-年份-序号”，如“MB-SOFT-2023-001”）后方可使用。
内容撰写：
严格遵循模板要求，保证文档结构完整、逻辑清晰、内容准确，包含必要的图表（流程图、架构图、ER图等）、数据支撑及示例。
需求类文档需明确“需求来源”（如客户需求、市场调研、技术优化）、“验收标准”（可量化指标）；设计类文档需说明“设计原则”“技术选型理由”“接口定义”；测试类文档需覆盖“测试用例”“测试环境”“通过/失败标准”。
内部审核：
编制完成后，文档负责人依次提交“技术审核”“产品审核”“项目经理审核”：
技术审核：由技术负责人*负责，检查技术方案可行性、架构合理性、接口兼容性等，重点验证“设计文档与需求文档的一致性”。
产品审核：由产品经理*负责，核对需求完整性、功能边界、用户场景覆盖度，保证“文档内容与客户需求一致”。
项目经理审核：由项目经理*负责，检查文档进度、格式规范性、版本记录完整性，确认文档可进入下一环节。
审核通过后，审核人在文档首页“审核记录表”中签字；若不通过，需注明具体修改意见（如“3.2节接口描述缺少超时机制”），文档负责人修订后重新提交审核。
（三）跨部门协同阶段：联合评审与定稿
适用场景：涉及外部交付（如客户需求文档、验收报告）或跨部门核心成果（如系统架构设计、上线方案）的文档，需组织跨部门联合评审。
操作步骤：
项目经理提前3个工作日发起评审会，通知评审人员（包括质量部门、客户代表、运维负责人等），并同步文档初稿、评审议程（评审重点、时间分配）。
评审会上，文档负责人汇报核心内容，评审人员逐项提出修改意见，记录人填写《文档评审记录表》（模板见第三章）。
对存在争议的问题，由项目经理组织协商达成一致；无法达成一致的，上报分管领导决策。
输出物：《文档评审记录表》、修订后的文档定稿。
（四）交付验收阶段：文档分发与确认
交付准备：
定稿文档需按公司规范命名（格式：“项目编号-文档名称-版本号-日期”，如“PRJ2023001-需求规格说明书-V3.2），并PDF格式（禁止使用加密或特殊字体，保证通用性）。
涉及多份文档交付时，需编制《文档交付清单》（模板见第三章），列明文档名称、版本、份数、交付方式（如邮件、共享盘、纸质版）等。
交付执行：
按照交付对象（客户、内部团队、存档部门）分类交付：
客户交付：由客户经理或项目经理通过邮件发送（邮件主题注明“【项目编号】文档交付-文档名称”），并附《文档交付确认表》；
内部交付：至公司文档管理系统（如Confluence、SharePoint），设置查阅权限（如“项目组可见”“全公司公开”）；
存档交付：将纸质版（需加盖项目公章）及电子版提交至档案管理部门*。
验收确认：
接收方需在收到文档后2个工作日内完成验收，填写《文档交付确认表》（模板见第三章），确认内容包括“文档完整性”“版本正确性”“内容清晰度”。
若验收不通过，接收方需注明具体问题（如“测试报告缺少生产环境测试数
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