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企业采购订单审核与比价策略模板

一、适用场景与背景

常规采购：日常生产运营所需的标准化物料、办公用品等重复性采购；

新供应商引入：首次合作的供应商提供的商品或服务，需通过比价保证价格合理性；

大额采购：单笔金额超过预设阈值（如5万元）的采购项目，需强化审核与比价流程；

紧急采购：因生产突发需求或市场供应波动导致的紧急订单，需在合规前提下简化流程但仍保证比价核心环节；

战略品类采购：对企业成本影响较大的核心原材料或服务，需建立长期比价机制。

通过标准化流程，规范采购行为，降低采购成本，保障采购质量，同时防范合规风险。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求确认与单据初审

操作内容：

采购部门提交《采购申请单》，需明确物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途、需求日期及供应商（如有初步意向）；

财务部门对采购申请单的预算合理性进行审核，确认是否在预算范围内，超预算需附《预算调整申请表》；

使用部门确认采购需求的必要性与规格参数的准确性，签字确认后流转至采购部门。

关键动作：保证“三单匹配”——采购申请单、需求确认单、预算审批单信息一致。

步骤2：供应商筛选与信息收集

操作内容：

采购部门根据采购需求，从《合格供应商名录》中筛选至少3家候选供应商（若名录内不足3家，需启动新供应商准入流程）；

向候选供应商发出《询价单》，明确物料规格、数量、交付要求、付款方式、报价截止时间等；

收集供应商反馈信息，包括报价单、产品说明书、资质文件（营业执照、相关行业认证等）、供货周期及售后承诺。

关键动作：优先选择合作稳定、资质齐全、历史履约良好的供应商；紧急采购可适当减少供应商数量，但不得少于2家。

步骤3：比价分析与性价比评估

操作内容：

采购部门整理供应商报价信息，填写《供应商比价分析表》，对比内容包括：

总价（含运费、税费等所有费用）；

单价差异分析（如批量采购价格阶梯）；

交付周期与违约责任；

供应商资质评分（如质量认证、行业口碑、服务响应速度等）；

组织跨部门比价评审会（参会人员包括采购经理、财务专员、使用部门代表、质检专员），综合评估价格、质量、交付、服务等维度，确定最优供应商；

若报价均高于市场均价或预算，需重新启动询价流程或与供应商谈判，必要时调整采购需求。

关键动作：避免“唯低价论”，需结合企业长期质量与成本目标综合评估。

步骤4：采购订单编制与内部审核

操作内容：

根据比价结果，采购专员编制《采购订单》，明确订单号、供应商信息、物料明细、价格、数量、交付地址、验收标准、付款条款等，经采购经理签字确认；

法务部门审核订单条款（如违约责任、知识产权归属等），保证合规性；

财务部门审核订单金额与预算、付款方式的匹配性，签字后流转至总经理（或授权审批人）审批。

关键动作：订单信息需与比价结果一致，严禁私自变更供应商或价格。

步骤5：订单下达与履约跟踪

操作内容：

审批通过后，采购部门向供应商正式下达《采购订单》，并保留回执；

供应商发货后，采购部门跟踪物流信息，保证按期交付；

物料到货后，使用部门与质检部门共同验收，填写《到货验收单》，核对数量、质量是否与订单一致；

验收合格后，财务部门根据订单、验收单、发票办理付款手续。

关键动作：验收不合格需及时通知供应商，启动退换货或索赔流程，并记录供应商履约情况。

步骤6：采购订单归档与复盘

操作内容：

采购部门将采购申请单、比价分析表、订单、验收单、发票等单据整理归档，保存期限不少于3年；

每季度对采购订单执行情况进行分析，包括价格波动、供应商履约合格率、成本节约效果等，形成《采购复盘报告》，持续优化比价策略与供应商管理。

关键动作：通过复盘识别采购风险点，更新《合格供应商名录》与比价标准。

三、核心表格模板

表1：采购申请单

订单号

申请部门

申请日期

需求日期

物料名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

总价（元）

预算编号

用途说明

供应商（初步意向）

使用部门确认

经办人：*

负责人：*

日期：

财务审核

经办人：*

负责人：*

日期：

采购部初审

经办人：*

经理：*

日期：

表2：供应商比价分析表

采购物料名称：

规格型号：

需求数量：

对比项

供应商A

供应商B

报价（元）

单价（元/单位）

交付周期（天）

质量认证（如ISO9001）

历史履约合格率（%）

服务响应评分（1-5分）

综合评分（价格40%+交付30%+质量20%+服务10%）

推荐供应商

□是□否（原因：）

□是□否（原因：）

评审人员签字：采购、财务、使用部门、质检

日期：

表3：采购订单

订单号：PO-2024-

签订日期：

供应商名称：

地址：

联系人：*

电话：*

采购物料明细

规格型号

合计

交付要求：

交付地址：

付款方式：

验收标准：

其他约定：

甲方（采购方）：公司盖章

乙方（供应商）：盖章