企业资源采购与供应商管理手册采购成本控制模板.docVIP

企业资源采购与供应商管理手册采购成本控制模板

一、适用场景与目标

常规采购成本优化：对现有采购品类进行成本结构分析，识别降本空间；

新供应商引入评估：通过多维度成本对比，筛选性价比最优的供应商；

大额采购项目决策：为招标、谈判提供数据支持，保证成本控制在预算范围内；

供应商年度绩效复盘：结合历史采购数据，评估供应商成本履约能力，推动持续改进。

核心目标是通过标准化流程、数据化分析及精细化管控，实现采购成本“合理、可控、可优化”，同时保障物料质量与供应稳定性。

二、成本控制操作流程

（一）采购需求确认与成本目标设定

需求明确化：由采购需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、交付时间、质量标准及预算上限，经部门负责人*经理审批后提交至采购部。

成本目标拆解：采购部基于历史采购数据、市场价格波动趋势（如大宗商品行情指数）、物料成本构成（原材料、加工费、物流费等），结合企业年度降本目标，制定该批采购的“目标成本”及“可接受成本上限”，作为后续比价、谈判的基准。

（二）供应商寻源与初步筛选

供应商池建立：通过企业合格供应商名录、行业推荐、公开招标平台（如采招网、第三方工业品采购平台）、主动开发等方式，收集3-5家潜在供应商信息。

资质与能力初审：从供应商营业执照、生产许可证、ISO质量体系认证、同类项目供货案例、产能及交付周期、财务稳定性（如近3年财报）等维度进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商，保留2-3家进入成本分析阶段。

（三）采购成本构成分析与比价

成本数据收集：向入围供应商索取《报价明细单》，要求明确列出：

直接材料成本（原材料名称、单价、用量占比）；

加工成本（人工、设备折旧、能耗等分摊费用）；

管理费用（研发、质检、包装等）；

物流费用（运输方式、单价、保险费）；

利润率（供参考，可不强制公开）。

成本结构拆解与对比：采购部组织成本专员、技术专家（如*工程师）对供应商报价进行成本拆解，重点对比：

同规格物料的核心原材料采购价格差异；

加工工艺复杂度与成本匹配度；

物流方案的合理性（如是否选择最优运输路线、批量运输折扣）；

隐性成本（如质量不合格导致的返工成本、延迟交付导致的停工损失）。

比价报告编制：形成《供应商比价分析表》，标注各供应商的“综合成本评分”（价格占比60%、质量占比25%、交付占比15%），推荐综合得分最高的1-2家进入谈判环节。

（四）成本谈判与协议签订

谈判准备：基于比价分析结果，设定谈判底线价（目标成本+5%浮动空间），明确谈判筹码（如长期合作承诺、批量采购优惠、替代材料建议等），由采购经理*经理主导，技术、财务部门参与。

谈判要点：

价格谈判：针对成本拆解中的高占比环节（如原材料）争取降价，或要求供应商提供阶梯报价（采购量越大单价越低）；

付款条件谈判：争取延长账期（如月结60天）或降低预付款比例（如30%预付），减少资金占用成本；

增值服务谈判：要求供应商免费提供技术支持、质量培训或库存代管服务，间接降低采购成本。

协议签订：谈判达成一致后，拟定《采购合同》，明确价格条款（含调价机制，如“原材料价格波动超过±5%时启动重新议价”）、交付周期、质量标准、违约责任等，经法务部审核、总经理*总审批后签订。

（五）采购执行与成本监控

订单下达与跟踪：采购部根据合同《采购订单》，同步至供应商及仓库、财务部门，每周跟踪生产进度、发货状态，保证按期交付，避免紧急采购导致的成本上升。

到货验收与成本核算：仓库按《采购订单》和《质量检验标准》（由技术部提供）进行数量清点、质量检验，合格物料办理入库；财务部根据入库单、供应商发票及合同条款，核算实际采购成本（含物流费、关税等附加费用），对比目标成本分析差异。

异常成本处理：若实际成本超出目标成本5%以上，采购部需启动原因分析：

若因供应商未履约（如延迟交货导致空运费用），按合同条款追责；

若因市场价格突发波动（如原材料涨价），及时上报采购总监*总监，评估是否启动备选供应商或替代方案。

（六）复盘优化与供应商绩效评估

采购成本复盘：每批次物料采购完成后，采购部组织需求部门、技术部、财务部召开复盘会，分析成本控制成效，总结成功经验（如通过批量采购降低单价3%）及改进点（如未提前锁定原材料价格导致成本超支2%），形成《采购成本复盘报告》。

供应商绩效评估：每季度末，采购部根据供应商的价格稳定性、质量合格率、交付准时率、配合度（如配合成本优化方案）等指标，填写《供应商绩效评估表》，评分低于80分的供应商发出《改进通知书》，连续两次评分不达标者移出合格名录。

三、核心工具模板清单

模板1：采购需求申请表

序号

物料名称

规格型号

需求数量

交付时间

质量标准

预算单价（元）

预算总价（元）

需求部门

申请人

审批人

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