企业部门沟通反馈报告单版.docVIP

企业部门沟通反馈报告单通用版

适用情境说明

在企业运营中，跨部门协作是常态，但常因信息差、职责边界模糊、流程卡顿等问题导致沟通低效或目标偏差。本报告单适用于以下场景：

协作障碍：跨部门项目推进中，因资源调配、职责分工不明确导致工作停滞；

流程疑问：部门对现有制度、执行标准存在理解偏差，需协调统一认知；

问题反馈：其他部门工作失误、响应延迟等对企业整体目标造成影响，需正式反馈并推动解决；

需求对接：部门需向协作方提出资源支持、数据提供等需求，保证信息传递可追溯；

优化建议：针对跨部门协作中的流程痛点，提出系统性改进建议并推动落地。

填写与流转流程

第一步：明确问题与收集信息

发起部门需先梳理沟通反馈的核心问题，避免模糊表述（如“沟通不畅”），需明确：

问题发生的具体背景（如项目名称、时间节点）；

涉及的协作部门及关键对接人；

问题已造成的影响（如进度延误、成本增加、质量风险等）；

期望达成的目标（如明确职责、调整流程、设定时限等）。

若问题涉及多部门责任，需提前与相关部门进行初步沟通，避免单方面定义问题。

第二步：填写报告单核心内容

根据模板表格要求，逐项填写信息，保证：

基础信息：发起部门、发起人、联系方式（企业内部通讯号）、日期需准确；

问题描述：按“问题类型+具体表现+影响范围”逻辑清晰表述，可附截图、数据等佐证材料（作为附件）；

期望解决时间：根据问题紧急程度合理设定，避免过于宽松或脱离实际；

接收部门：填写直接负责解决该问题的协作部门（若涉及多部门，明确主责部门）。

第三步：提交与签收

发起部门负责人审核报告单内容，确认问题描述客观、需求合理后签字；

通过企业内部OA系统或指定流转渠道提交至接收部门接口人（如部门经理或指定对接岗）；

接收部门在收到报告单后1个工作日内完成签收，并在系统中更新“签收时间”，避免超时未响应。

第四步：处理与反馈

接收部门牵头组织问题处理，必要时召开跨部门协调会，明确解决方案及责任人；

处理方案需在“期望解决时间”内反馈至发起部门，若无法按时完成，需提前说明原因并协商新时限；

反馈内容需包含：问题根源分析、具体解决措施、责任人、完成节点及风险防控预案。

第五步：确认与归档

发起部门收到反馈后，3个工作日内确认解决方案是否满足需求，并在“结果确认”栏签字；

若对解决方案存在异议，需在反馈后2个工作日内提出修改意见，退回接收部门重新处理；

确认无误后，报告单由发起部门扫描存档（电子版），原件交行政部统一归档，保存期限不少于2年。

报告单模板样式

企业部门沟通反馈报告单

报告编号：__________

基础信息

发起部门

联系方式（内部通讯号）

问题描述

问题类型（可多选）：□协作障碍□流程疑问□问题反馈□需求对接□优化建议□其他：__________

具体描述：（需包含问题发生背景、涉及部门、已造成影响等，可另附页）

影响范围：□项目进度□工作质量□成本控制□客户体验□其他：__________

需求与期望

期望解决时间：____年__月__日前

接收部门

主责部门：__________配合部门（若有）：__________

处理过程与反馈

接收日期：____年__月__日

处理意见：（含问题分析、解决措施、责任人、完成节点等）

确认反馈

发起人确认：□满意，问题已解决□基本满意，需补充：__________□不满意，需重新处理：__________

备注：（如后续跟进计划、特殊情况说明等）

签字确认

发起部门负责人：__________日期：__________

使用规范与要点提示

信息真实性：所有填写内容需基于事实，不得虚构或夸大问题描述，涉及数据需注明来源（如“据部门10月报表显示”）。

问题描述清晰化：避免使用“沟通不畅”“配合不力”等模糊表述，需具体到“部门未在10月15日前提供数据，导致项目延期3天”。

时效性管理：紧急问题（如影响当日进度的卡点）需通过电话/即时通讯工具同步对接，并在报告单中标注“紧急”，接收部门需在2小时内响应。

保密要求：报告单中若涉及企业敏感信息（如未公开数据、战略计划），需在“备注”栏标注“内部保密”，仅限相关负责人传阅。

闭环管理：所有反馈问题需保证“有记录、有处理、有结果、有归档”，避免“提交后无跟进”的情况，行政部每季度对报告单处理率进行统计通报。

跨部门争议处理：若接收部门对问题责任归属有异议，需在签收后1个工作日内提请上级分管领导协调，不得直接退回报告单。