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研发部门试样采购流程管理规范

引言

研发部门的试样采购，作为新产品开发与技术创新过程中的关键环节，其效率与规范性直接影响研发项目的进度、成本控制及最终成果质量。为确保研发试样采购行为的合规性、经济性与高效性，明确各相关岗位职责，优化采购流程，特制定本规范。本规范旨在为研发部门的试样采购活动提供清晰指引，保障研发工作的顺利推进。

一、总则

1.1目的与依据

本规范旨在规范研发部门试样采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购试样的质量，防范采购风险。制定依据包括公司《采购管理制度》、《研发项目管理办法》及相关财务规定。

1.2适用范围

本规范适用于公司研发部门所有因科研项目、产品开发、工艺改进等活动所需的各类试样（包括但不限于原材料、零部件、元器件、工具、小型设备及相关服务）的采购管理。

1.3基本原则

研发试样采购应遵循以下原则：

*需求导向原则：采购活动必须基于明确、真实的研发需求。

*合规性原则：严格遵守公司各项规章制度及国家相关法律法规。

*经济性原则：在保证质量和时效的前提下，力求最优性价比。

*效率原则：简化流程，缩短周期，满足研发项目的时间要求。

*责任追溯原则：采购全过程应有据可查，责任明确。

二、职责分工

2.1研发需求部门（或研发人员）

*准确、清晰地提出试样采购需求，填写《研发试样采购申请单》，注明试样名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途、期望到货日期等关键信息。

*对所提采购需求的准确性、必要性负责。

*参与供应商的初步筛选（如需），提供技术支持，协助进行试样的验收确认。

*负责不合格试样的初步判定与退换货协调。

2.2研发部门负责人

*对本部门提交的《研发试样采购申请单》进行审核，确保需求的合理性、必要性及预算的可控性。

*审批权限内的采购申请。

*协调解决采购过程中出现的与研发需求相关的问题。

2.3采购部门（或指定采购接口人）

*接收经审批的《研发试样采购申请单》，负责试样的采购执行工作。

*根据需求进行供应商寻源、询价、比价、议价及供应商选择（如需履行招标或竞价程序，按公司相关规定执行）。

*负责与供应商签订采购合同或订单，并跟踪合同履行情况。

*负责采购过程中的物流跟踪、催货，确保试样按时到货。

*协助处理采购过程中出现的质量异议、退换货等事宜。

*负责采购相关票据的收集、整理与传递，配合财务部门完成付款流程。

*建立和维护研发试样供应商信息库（如适用）。

2.4财务部门

*负责采购预算的审核与控制。

*根据审批后的采购合同/订单及合规票据办理付款手续。

*负责采购相关的账务处理。

2.5仓库管理部门（如试样需入库管理）

*负责试样到货后的数量清点、外观检查与入库登记。

*按照规定进行试样的存储与保管。

*凭审批手续发放试样。

三、采购流程管理

3.1需求提出与审批

*需求提报：研发人员根据项目进展需要，填写《研发试样采购申请单》，详细列明试样信息、技术要求、数量、预估金额、用途说明、期望到货日期等，并附上必要的技术图纸或规格说明。

*部门审核：研发人员将《研发试样采购申请单》提交给部门负责人审核。部门负责人对需求的真实性、合理性及与项目目标的相关性进行审查。

*审批流转：根据采购申请的金额及公司授权体系，履行相应的审批流程。超过研发部门负责人审批权限的，需上报至公司相关领导审批。涉及大额或特殊采购的，可能需要附加可行性分析或专项说明。

3.2供应商选择与询价

*供应商寻源：采购部门（或接口人）根据试样需求特性，可通过公司现有合格供应商名录、市场调研、行业信息、研发部门推荐等多种渠道寻找潜在供应商。对于研发专用、定制化程度高的试样，研发部门应积极提供供应商线索或技术支持。

*询价与比价：采购部门（或接口人）向至少两家及以上潜在合格供应商发出询价，明确试样规格、数量、质量要求、交货期、付款条件等。收到报价后，应进行横向比价，综合考虑价格、质量、交期、供应商信誉及服务等因素。对于单一来源采购（如专利产品、指定代理商等），需提供充分的理由说明，并履行相应审批。

*供应商确定：经过比价分析及必要的沟通谈判后，采购部门（或接口人）提出供应商选择建议，按权限报批后确定最终供应商。

3.3采购执行与合同管理

*合同签订：对于金额较大、或有特殊质量/服务要求的试样采购，应与供应商签订书面采购合同，明确双方权利义务。合同内容应包括但不限于：标的物信息、数量、价格、质量标准、交付方式与时间、验收标准、付款方式、违约责任等。合同需按公司合同管理规定履行审批手续。对于小额、常规试样，可采用经审批