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合同签订与执行规范

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各类商业合作场景中的合同签订与执行管理，包括但不限于：

企业间产品采购、服务委托、项目合作等日常经营合作；

与供应商、分销商、合作伙伴建立长期业务关系的协议签署；

涉及金额较大、履行周期较长或条款复杂的重要合同管理。

典型场景如：甲方向乙方采购一批生产设备并约定安装调试服务，或委托乙方完成某项市场调研项目，需通过规范流程明确双方权责，保障合作顺利推进。

二、合同签订与执行全流程操作指南

（一）前期准备：需求明确与主体核查

需求梳理与确认

业务部门根据合作目标，明确合同标的（如产品、服务、项目）、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素，形成《合作需求说明书》。

涉及技术细节的，需附技术参数、验收标准等附件，保证需求可量化、可执行。

合作方主体资格审查

通过“国家企业信用信息公示系统”、官方认证平台或实地考察等方式，核查合作方是否为合法存续的企业（或具备相应资质的个体/组织），确认其经营范围、注册资本、资质许可（如行业准入许可证）等符合合作要求。

重点核查合作方授权代表是否具备签署权限（需提供授权委托书及证件号码明），避免因主体不适格导致合同无效。

（二）合同起草：条款严谨与权责清晰

基础信息填写

合同名称需准确反映合作性质（如“设备采购合同”“项目服务合同”）；

签约主体名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等信息需与营业执照一致，避免简称或错误表述。

核心条款拟定

标的条款：明确产品/服务名称、规格型号、技术参数（或服务内容、范围），避免模糊描述（如“一批设备”“相关服务”）；

数量与质量：约定具体数量单位（台、套、项等），质量标准需引用国家标准、行业标准或双方确认的技术文件，并明确验收方法和流程；

价款与支付：列明总价、单价（如适用）、计价货币，支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付条件（如“验收合格后30日内支付”“按进度节点分期支付”）、账户信息（户名、开户行、账号）；

履行期限与地点：约定交付时间（或服务开始/截止时间）、履行地点（如“甲方指定仓库”“乙方办公地点”），涉及分批履行的需明确每批次的时间节点；

违约责任：针对逾期履行、质量不合格、付款延迟等违约情形，约定具体违约金计算方式（如“逾期付款按应付金额每日万分之五支付违约金”）或赔偿范围，避免“承担相应责任”等模糊表述；

争议解决：明确争议解决方式（诉讼或仲裁），约定管辖法院（如“甲方所在地有管辖权的人民法院”）或仲裁机构（如“仲裁委员会”）；

保密条款：明保证密信息范围（如技术资料、客户信息、合作细节等）、保密期限及违约责任，涉密信息需标注“保密”字样。

附件准备

技术协议、验收标准、设备清单、进度计划等作为合同附件，与合同具有同等法律效力，需在合同中注明“附件详见X”。

（三）合同审核：多维度风险把控

业务部门初审

业务负责人对照《合作需求说明书》，审核合同内容是否满足合作需求，标的、数量、价款等关键信息是否准确，履行节点是否合理。

法务部门复审

重点审核条款合法性（如是否违反法律法规强制性规定）、权责对等性（如双方违约责任是否平衡）、表述严谨性（如避免歧义、歧义解释倾向），对风险条款提出修改建议（如“建议明确‘不可抗力’的具体情形及处理流程”）。

财务部门会签

审核价款与预算是否匹配，支付方式是否符合公司财务制度，收款方账户信息是否与营业执照一致，防范资金风险。

审批终签

根据合同金额重要性，分级提交至公司负责人（如总经理、分管副总）审批，审批通过后由授权代表签字并加盖公司公章（合同专用章）。

（四）合同签署：生效与交付

签署仪式与盖章

双方授权代表需当面签署合同，签字需清晰可辨（姓名、职务），公司公章需加盖在合同指定位置（如落款处、骑缝处），保证“骑缝章”覆盖合同连接部分，防止单页抽换。

合同份数与分发

合同一式X份（通常至少3份，双方各执1份，财务/法务部门存档1份），双方在合同首页注明“合同共X份，双方各执X份，具有同等法律效力”，并由双方经办人签字确认。

生效条件确认

明确合同生效时间（如“双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效”“自最后一方盖章之日起生效”），涉及附条件生效的（如“需经甲方上级单位批准”），需待条件成就后确认生效。

（五）合同履行：进度跟踪与过程管控

履行计划制定

合同生效后3个工作日内，业务部门牵头制定《合同履行计划》，明确各阶段任务、负责人、时间节点及交付成果，抄送法务、财务部门备案。

进度监控与沟通

业务负责人按计划跟踪履行进度，每周/每月填写《合同履行进度表》，记录关键节点完成情况（如“设备已生产完成，预计X月X日交付”），对延迟风险及时预警（如供应商可能延期交付，需提前15日书面告知）。

双方通过书面形式（邮件、函件）确认重要事项（如交付时间变更、验收标准调