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合同审核及管理标准化流程表
一、适用业务场景
本流程表适用于企业各类合同的规范管理，涵盖采购合同、销售合同、服务协议、合作框架协议、保密协议等内外部合同场景。适用于法务部门、业务部门、财务部门等多角色协同，保证合同从发起、审核、签署到履约、归档的全流程标准化，降低合规风险，提升管理效率。具体场景包括：
新业务合作前的合同拟定与审核；
日常采购、销售类合同的标准化处理；
合同履行过程中的变更、续签或终止管理；
合同到期后的归档与复盘分析。
二、标准化操作流程
（一）合同发起与准备
责任主体：业务部门经办人*（需具备合同基础认知，熟悉业务需求）。
操作内容：
明确合同目的：梳理合作背景、交易双方权利义务、核心条款（如金额、履行期限、验收标准等）；
收备基础材料：包括对方主体资质（营业执照、相关行业许可证等）、业务需求说明、过往合作记录（如有）、技术附件（如技术参数、服务标准等）；
选择合同模板：优先使用企业标准化合同模板（如采购模板、销售模板），无模板时需参照《合同法》及行业惯例起草，保证条款完整。
输出成果：《合同审批单》（含合同草案、附件清单、业务部门负责人*签字确认）。
（二）初步审核（业务部门内审）
责任主体：业务部门负责人*（对业务真实性、可行性负责）。
操作内容：
核对业务逻辑：检查合同内容是否与业务需求一致，如采购数量、服务范围、付款方式是否符合业务规划；
审核条款完整性：确认合同包含核心要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等）；
评估风险点：识别业务相关风险（如交货延迟、服务不达标等），并在《合同审批单》中标注初步意见。
输出成果：业务部门负责人*签字的《合同审批单》（明确“通过”“需修改后重审”或“不通过”意见）。
（三）法务审核
责任主体：法务专员*（对合同合法性、合规性及条款严谨性负责）。
操作内容：
合法性审查：核查合同主体是否具备签约资格（如企业法人是否超越经营范围、自然人是否具备完全民事行为能力），条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）；
条款严谨性审查：重点审核违约责任（是否明确赔偿标准、免责情形）、争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确）、知识产权归属、保密条款等是否存在漏洞；
风险提示：针对潜在法律风险（如格式条款无效、管辖争议等）提出修改建议，并在《合同审批单》中详细说明。
输出成果：法务专员*签字的《合同审核意见表》（含修改条款清单及法律依据，明确“审核通过”或“需修改后复审”）。
（四）财务审核
责任主体：财务部门负责人*（对合同金额、付款方式、税务合规性负责）。
操作内容：
金额与预算核对：确认合同总金额、分阶段付款金额是否符合年度预算，超预算部分需附预算调整审批文件；
付款方式审查：审核付款条件（如验收合格后付款、分期付款节点）是否合理，避免预付款比例过高导致资金风险；
税务条款核查：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税率、开票时间是否符合税务规定，避免税务合规风险。
输出成果：财务部门负责人*签字的《合同财务审核意见表》（明确“财务合规”或“需调整付款条件”等意见）。
（五）最终审批与签署
责任主体：根据合同金额及重要性，审批权限划分
金额≤10万元：业务部门负责人+法务专员联合审批；
10万元＜金额≤50万元：分管副总*审批；
金额＞50万元：总经理*最终审批。
操作内容：
审批人综合业务、法务、财务意见，确认合同无重大风险后签署《合同审批单》；
法务专员*根据审批通过后的最终版本，制作正式合同文本（保证与审批版本一致，避免涂改）；
双方签署：法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章/合同专用章（骑缝章需完整），对方签署后回收合同原件。
输出成果：签署生效的合同原件（至少一式两份，企业留存一份，对方持一份）。
（六）合同履行与跟踪
责任主体：业务部门经办人（主责）、法务专员（协助）、财务部门*（付款监督）。
操作内容：
履行监控：业务部门按合同约定跟踪履行进度（如交货时间、服务质量），记录《合同履行台账》（含履行时间、验收结果、对方反馈等）；
异常处理：若对方违约（如延迟交货、质量不达标），业务部门需及时书面催告，法务专员*协助收集证据，评估是否启动索赔或解除合同程序；
付款执行：财务部门根据合同约定及履行确认文件（如验收单）办理付款，留存付款凭证。
输出成果：《合同履行台账》《异常情况处理报告》（如适用）。
（七）合同归档与到期处理
责任主体：档案管理部门（负责归档）、业务部门（负责到期提醒）。
操作内容：
归档：合同签署后10个工作日内，由档案管理部门*将合同原件、审批单、附件、履行记录等整理归档，标注合同编号（规则：年份-部门-序号，如“2024-采购-001”），录入档案管理系统；
到期提醒：业务
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