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企业文档管理与归档操作规范

一、适用范围与业务场景

本规范适用于企业内部各部门（含子公司、分支机构）在生产经营、管理活动中形成的各类正式文档的管理与归档工作，涵盖但不限于以下场景：

制度流程类：公司级管理制度、部门操作规范、流程文件等；

业务合同类：采购合同、销售合同、服务协议、保密协议等；

会议纪要类：董事会、总经理办公会、部门例会、项目专题会等会议记录；

报告总结类：年度工作报告、季度总结、项目验收报告、审计报告等；

人力资源类：员工入职档案、劳动合同、绩效考核记录、培训材料等；

财务类：预算报表、财务分析报告、费用审批单（需长期保存部分）等；

项目管理类：项目立项书、可行性研究报告、进度计划、验收文档等；

其他需长期保存的具有查考价值的文档资料。

二、职责分工

（一）文档创建人/部门

负责文档的起草、内容准确性审核及格式规范；

按要求对文档进行分类、编号，并提交部门负责人审核。

（二）部门负责人

审核文档内容的合规性、完整性及与部门业务的关联性；

确认文档需归档后，提交至档案管理部门。

（三）档案管理部门

负责文档的接收、登记、分类、编目、存储及保管；

建立电子及纸质档案管理系统，保证档案检索便捷、安全；

定期对档案进行清点、检查，对到期档案提出处置建议。

（四）IT支持部门

负责电子文档管理系统的维护、数据备份及网络安全保障；

协助解决电子文档流转、存储过程中的技术问题。

三、文档全生命周期管理操作流程

（一）文档创建与审核

文档起草

创建人根据业务需求使用公司统一模板（见第四章）起草文档，保证内容真实、准确、逻辑清晰；

电子文档命名格式统一为：“部门代码-文档类型-年份-序号”（示例：“HR-制度-2023-001”），纸质文档需在首页右上角标注相同编号。

部门审核

创建人将电子文档通过OA系统提交至部门负责人（或指定审核人），注明“请审核文档内容”；

部门负责人需在2个工作日内完成审核，通过则流转至下一环节，不通过需注明修改意见并退回创建人修改。

会签（如需）

涉及多部门协作的文档（如跨部门流程、合同类文件），需由相关部门负责人在OA系统中依次会签，保证各环节无异议。

（二）文档审批与发布

最终审批

制度类、合同类等重要文档需提交至分管领导/总经理审批，审批通过后方可发布；

普通业务报告、会议纪要等由部门负责人审批后即可发布。

正式发布

电子文档发布至公司文档管理系统（如SharePoint、蓝凌等），设置查阅权限（如“公开”“部门内可见”“保密”）；

纸质文档需打印版本并加盖部门公章或公司公章，正式版本需由档案管理部门留存原件。

（三）文档归档

归档时限

年度计划、总结类文档：次年1月31日前完成归档；

合同类文档：签订后10个工作日内完成归档；

会议纪要类文档：会议结束后3个工作日内完成归档；

其他类文档：业务完成后5个工作日内完成归档。

归档流程

电子文档归档：创建人/部门负责人在文档审批通过后，将最终版本至文档管理系统“待归档”目录，填写《文件归档登记表》（见第四章）中的关键信息（文档编号、名称、密级、归档人、归档日期），档案管理员确认后审核归档。

纸质文档归档：部门负责人将加盖公章的纸质原件及电子版一并提交至档案管理部门，档案管理员核对无误后，在《文件归档登记表》上签字确认，并分类存入档案柜。

归档分类

按“一级分类（部门）-二级分类（文档类型）-三级分类（年份）”进行分类存储（示例：“行政部-制度类-2023”）；

同一类型文档按“日期先后”或“编号顺序”排列，保证检索有序。

（四）文档借阅与使用

借阅申请

员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅申请表》（见第四章），注明借阅文档名称、编号、用途、借阅期限（最长不超过10个工作日）；

涉密文档（如未公开合同、财务数据）需经部门负责人及分管领导审批，普通文档由部门负责人审批即可。

借阅与归还

电子文档：审批通过后，借阅人可在权限范围内在线查阅或，系统自动记录查阅日志；

纸质文档：档案管理员核对《文件借阅申请表》后，取出档案交借阅人，借阅人需在《纸质档案借阅登记簿》上签字；

归还时，档案管理员检查文档完整性，确认无误后在登记簿上标注“归还日期”，电子文档系统自动解除借阅状态。

使用规范

借阅人不得擅自复制、摘抄、外传涉密文档，不得涂改、损坏档案原件；

借阅期满需续借的，需提前1个工作日重新申请，续借不超过5个工作日。

（五）文档保管与维护

电子档案保管

IT部门每日对文档管理系统数据进行异地备份，保证数据安全；

档案管理员每季度对电子档案进行一次完整性检查，损坏或丢失的及时恢复。

纸质档案保管

档案存放环境需满足“防火、防潮、防虫、防鼠、防光”要求，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

档案柜需张贴分类标签，定期（每半年）清理档案柜，保持整洁；