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企事业单位档案管理目录编制规范

引言

档案作为企事业单位各项活动的真实记录，是单位历史发展的重要见证，也是维护单位合法权益、支撑科学决策的核心信息资源。档案管理目录作为档案信息资源的“导航图”，其编制的科学性、规范性直接关系到档案检索的效率与利用的深度。本规范旨在为企事业单位系统、有序地开展档案管理目录编制工作提供指导，以期进一步提升档案管理的整体水平，更好地服务于单位的中心工作。

一、档案管理目录编制的指导思想与基本原则

（一）指导思想

以国家有关档案工作的法律法规为根本遵循，紧密结合企事业单位的工作实际与发展需求，坚持以提升档案管理科学化、规范化水平为目标，以方便档案信息的检索与利用为核心，构建层次分明、条理清晰、著录准确、实用高效的档案管理目录体系。

（二）基本原则

1.真实性与客观性原则：目录编制必须基于档案的实际情况，如实反映档案的形成规律、内容特征和形式特征，确保目录信息的真实可靠。

2.完整性与系统性原则：目录应全面覆盖单位各类档案，完整记录档案的层级关系和有机联系，形成一个系统、连贯的整体，避免档案信息的遗漏或割裂。

3.规范性与一致性原则：目录的分类体系、著录项目、编号规则、格式规范等应保持统一，并严格遵循相关的国家标准和行业标准，确保目录的规范性和可比性。

4.易用性与高效性原则：目录编制应以用户需求为导向，力求简洁明了，便于理解和操作，确保档案使用者能够快速、准确地查找到所需档案信息，提高档案利用效率。

5.科学性与适用性原则：目录体系的设计应符合档案形成的自然规律和内在联系，分类方法科学合理，同时充分考虑单位的性质、规模、业务特点及档案管理的实际条件，确保目录体系的适用性和可操作性。

6.动态性与发展性原则：档案管理目录并非一成不变，应随着单位业务的发展、档案种类的增加以及管理要求的变化，进行适时的调整、补充和完善，保持其活力和有效性。

二、档案管理目录的体系结构

企事业单位档案管理目录体系通常应具有清晰的层级结构，一般可分为以下几个主要层次：

（一）全宗目录

全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或其他社会组织（以下统称“立档单位”）在社会活动中形成的全部档案的有机整体。全宗目录是对单位所有档案全宗情况的总登记，主要著录全宗号、全宗名称（立档单位名称）、全宗构成者沿革、全宗内档案概况等信息，是档案管理的顶层目录。

（二）分类目录

分类目录是在全宗之下，按照一定的分类方法（如年度、组织机构、问题、项目等）对档案进行层级划分后形成的目录。它是档案管理目录体系的核心层级，体现了档案的系统性和逻辑性。

1.年度分类：按档案形成的年度进行划分，是最常用的分类维度之一，便于按时间线索检索档案。

2.组织机构分类：按档案形成的内部组织机构进行划分，能较好地反映单位各项职能活动的情况。

3.问题分类：按档案内容所反映的主题或问题进行划分，适用于某些专业性较强或跨部门形成的档案。

4.项目分类：针对特定项目形成的档案，按项目进行划分，便于对项目档案进行集中管理和利用。

企事业单位应根据自身档案的实际情况，选择一种主要的分类方法，并可辅以其他分类方法进行交叉分类，但分类体系一旦确定，应保持相对稳定。

（三）案卷目录/文件级目录

1.案卷目录：以案卷为单位进行著录的目录。案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。案卷目录主要著录案卷号、案卷题名、起止日期、保管期限、页数、归档单位等信息。

2.文件级目录：以单份文件为单位进行著录的目录，是对案卷目录的细化和补充。文件级目录著录项目更为详尽，如文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、附件、备注等，能满足更精确的检索需求。

对于数量庞大、利用频繁或有特殊管理要求的档案，建议编制文件级目录，以提高检索的精准度和效率。

（四）专题目录与检索工具（可选）

除上述基本目录外，根据单位档案利用的特殊需求，还可编制专题目录、人名索引、地名索引、文号索引等辅助检索工具，以进一步提升档案利用的便捷性。

三、档案管理目录的编制方法与要求

（一）类目设置

类目设置应遵循以下要求：

*逻辑性：类目之间应有明确的界限，层次分明，从属关系清晰，避免交叉重复或相互包含。

*简明性：类目名称应简洁明了，准确反映该类档案的内容特征，便于理解和记忆。

*扩展性：类目体系应具有一定的弹性和扩展性，以适应未来档案种类和数量增长的需要。

*稳定性：类目一旦确定，不宜频繁变动，以保证目录体系的连续性和一致性。

（二）编号规则

档案编号是存取档案的“地址”，应具有唯一性和稳定性。编号规则应科学合理、简便易用。常见的编号方式包括：

*全宗号-年度-组织机构代码-案卷号-件号（文件号）：这种组合式编号能清晰反映档案的归属、形成时间、形成部