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在职证明模板

在职证明

致：[接收机构全称或“有关单位”]

兹证明[员工姓名]先生/女士，身份证号码：[此处填写员工身份证号码]，自[入职年份]年[入职月份]月[入职日期]日起在我公司[部门全称]担任[职位全称]职务。

该员工目前的在职状态为：□正式员工□合同制员工□其他（请注明）[]，其劳动合同有效期至[合同截止年份]年[合同截止月份]月[合同截止日期]日（若为无固定期限合同，可注明“无固定期限”）。

关于其收入情况，（根据实际需求选择以下一项或补充说明）：

1.该员工在我公司的月均税前收入为人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]元整），年收入（税前）为人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]元整）。

2.该员工收入构成包括基本工资、绩效奖金及其他补贴，具体以我公司薪酬制度及实际发放为准。

本证明仅用于证明该员工在我公司的任职及收入情况，不作为我公司对该员工任何形式的担保文件。

特此证明。

[公司全称]（加盖公章）

人力资源部（或公司综合管理部）（可选，建议加盖部门章）

日期：[开具年份]年[开具月份]月[开具日期]日

公司地址：[公司注册地址或实际办公地址]

联系电话：[公司公开联系电话]

联系人（可选）：[人力资源部联系人姓名]

二、填写说明与注意事项

（一）核心要素填写规范

1.接收机构

若明确接收方（如“XX银行XX支行”“XX国驻华大使馆”），需填写全称；若用途广泛或暂不明确，可写“有关单位”，避免使用“致whomitmayconcern”等非中文表述（涉外场景可附加英文翻译件）。

2.员工信息

姓名需与身份证完全一致，不得使用别名或昵称；

身份证号码需完整准确，避免涂改；

职位与部门需写全称（如“市场部-品牌经理”应写为“市场部品牌经理”或“市场部-品牌经理”，保持公司内部统一规范）。

3.在职状态与合同信息

明确勾选员工类型（正式/合同制等），若为“其他”需补充说明（如“实习”“返聘”）；

合同期限需与劳动合同一致，无固定期限合同需明确标注，避免模糊表述。

4.收入证明（关键注意事项）

收入金额需注明“税前”或“税后”，并同时填写阿拉伯数字与中文大写（大写金额需顶格书写，避免留白）；

若涉及签证等涉外用途，建议注明“收入以人民币为单位”；

收入构成复杂时，可简要说明（如“包含基本工资XX元、绩效奖金XX元”），或注明“具体以银行流水为准”作为补充。

5.证明用途与有效期

模板中“仅用于证明任职及收入情况”为通用表述，若接收方有特殊要求（如“仅限办理XX银行贷款”），需在证明中明确标注；

建议在文件底部补充“本证明有效期为[X]个月”（通常为1-3个月），避免长期有效导致信息失效。

（二）格式与开具要求

1.文件载体

建议使用公司抬头纸打印（含公司LOGO、名称、地址等信息），若无抬头纸，需在正文上方手动添加公司全称并加盖公章。

2.签章规范

必须加盖公司公章（行政章），财务章、合同章等无效；

若接收方要求，可同时加盖人力资源部章，但需确保与公章名称一致；

日期需为开具当日，不得提前或延后填写。

3.语言与排版

全文使用简体中文，字迹清晰，无涂改（如有修改需在修改处加盖公章）；

段落分明，关键信息（如姓名、职位、收入）可适当加粗，避免冗长或歧义表述。

（三）特殊场景补充说明

1.涉外用途

若用于办理外国签证，需同时提供英文翻译件（翻译件需与中文内容完全一致，并同样加盖公章），翻译件中公司名称、地址、职位等需使用官方英文名称。

2.离职员工证明

若为已离职员工开具在职期间证明，需注明“该员工已于[离职日期]日从我公司离职，此证明仅反映其在职期间情况”，避免误导第三方。

3.敏感信息保护

证明中仅需提供必要信息，无需包含员工社保缴纳记录、具体工作内容等无关细节；若接收方要求提供身份证复印件，需在复印件上注明“仅限办理XX事宜使用”。

三、常见问题与风险提示

信息不一致：需确保证明内容与劳动合同、社保记录、工资流水等文件完全一致，避免因职位、收入等信息冲突导致文件失效；

过度承诺：证明中不得出现“保证该员工按时回国”“承担相关法律责任”等超出任职证明范畴的担保性表述；

公章效力：已注销、吊销或未备案的公章无效，开具前需确认公司公章状态正常。

在职证明的核心价值在于“真实性”与“规范性”。建议企业建立统一的开具流程，由人力资源部门专人审核、盖章，个人不得私自伪造或修改。如有特殊需求，可提前与接收机构沟通确认格式要求，确保文件一次性通过审核，提高事务办理效率。

希望本文提供的模板与指南能为企业和员工提供实用参考，助力各类正式事务的顺利推进。