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企业采购成本控制及申请审批工具使用指南

一、适用场景与业务背景

在企业日常运营中，采购活动涉及资金支出、资源调配及流程合规，需通过标准化工具实现成本可控、审批高效。本工具适用于以下场景：

常规采购需求：如办公用品、生产辅料、非生产性物料等预算内采购，需通过申请-审批-执行流程规范操作。

预算外或大额采购：如固定资产购置、大型设备采购、服务外包等，需强化成本审核与多级审批，避免超预算支出。

紧急采购需求：因突发情况（如设备故障、临时项目）需快速响应的采购，在保证合规前提下简化部分流程，但需事后补全说明。

跨部门协同采购：如多个部门共享的物料采购（如IT设备、劳保用品），需明确需求主体与成本分摊，避免重复申请。

通过本工具，可统一采购标准、明确审批权责、实时跟踪预算执行，从源头控制成本，同时避免流程冗余或监管漏洞。

二、详细操作流程指引

（一）采购申请发起

需求确认：申请人（如部门专员某）明确采购需求，包括物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间，并核对部门预算额度（可通过企业ERP系统或预算台账查询）。

填写申请表：登录企业采购管理系统（或使用纸质表单），填写《采购申请审批表》（模板见第三部分），相关附件（如技术参数、比价初稿、紧急采购说明等）。

提交初审：提交至部门负责人经理进行需求合理性审核，重点确认“是否符合部门工作计划”“是否为必需采购”“数量是否合理”。

（二）采购预算与成本初审

预算匹配检查：部门负责人审核通过后，流转至财务部预算专员专员，系统自动比对申请金额与部门剩余预算，若在预算内则进入下一步；若超预算，需申请人补充《预算外说明表》，说明超预算原因及成本控制措施。

成本初步评估：采购部成本控制岗岗对采购需求进行市场价格调研，重点审核：

是否存在可替代的性价比更高方案；

是否达到集中采购标准（如年度框架协议价格）；

数量是否符合经济采购批量（避免过量库存占用资金）。

评估结果需在审批表中标注“建议通过”“建议核减”或“建议重新比价”。

（三）采购方案审批

常规采购审批：

金额≤5000元：由采购部负责人主管审核后，报分管副总总审批；

5000元＜金额≤2万元：需财务经理经理会签后，报分管副总总审批；

金额＞2万元：需总经理总审批，并提交《采购成本专项评估报告》（含三家比价记录、成本构成分析）。

紧急采购审批：

申请人填写《紧急采购申请单》，说明紧急事由（附证明材料），经部门负责人、分管副总审批后可先行采购，但需在3个工作日内补全正常审批流程及成本说明。

（四）供应商选择与订单下达

供应商确定：审批通过后，采购专员专员根据以下原则选择供应商：

优先从《合格供应商名录》中选择；

名录内无合适供应商的，需进行至少三家比价（保留报价单、供应商资质文件）；

单笔金额＞1万元的采购，需签订采购合同（明确价格、交付、质量、违约条款等）。

下达订单：通过系统《采购订单》或签订纸质合同，发送至供应商确认，并同步抄送财务部、需求部门。

（五）交付验收与成本核算

到货验收：供应商交付后，由需求部门指定人员（如仓管员）与采购专员共同验收，核对物品规格、数量、质量，填写《采购验收单》（需双方签字确认）；若不合格，及时联系供应商退换货并记录。

成本核算：财务部收到验收单、发票后，核对采购金额是否与订单一致，计算实际成本与预算差异，分析原因（如市场价格波动、数量调整等），并更新预算台账。

（六）归档与反馈

资料归档：采购申请表、审批记录、比价资料、合同、验收单、发票等整理成册，按“采购编号+日期”命名后存档（电子档留存企业服务器，纸质档交档案室保管，保存期限≥3年）。

成本反馈：采购部每季度汇总各部门采购成本数据，分析超预算、高成本项目，形成《采购成本分析报告》提交管理层，为后续预算编制与采购策略优化提供依据。

三、核心模板表单设计

表1：采购申请审批表（示例）

申请信息

申请部门

申请日期

申请人

某

联系方式

（内线）

采购类别

□办公用品□生产物料□固定资产□服务类□其他

预算编号

采购明细

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

示例：A4纸

80g/包

包

10

供应商信息

名称：

联系人：

报价（元）：

审批流程

部门负责人意见

签字：日期：

采购部意见

成本控制岗签字：日期：采购负责人签字：日期：

财务部意见

预算专员签字：日期：财务经理签字：日期：

分管领导审批

签字：日期：

总经理审批

（金额＞2万元时填写）签字：日期：

备注

如为紧急采购/预算外采购，需在此栏说明

四、关键注意事项与风险提示

预算刚性约束：严格执行“无预算不采购，超预算不审批”原则，预算外采购需经总经理特批，并纳入下月预算调整计划。

审批权限清晰：严禁越级审批或代签，审批人需对审批内容的真实性、合规性负责，可追溯至具体责任人。