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合同管理及审查流程标准化方案

一、标准化的核心目标

合同管理及审查流程标准化，旨在通过建立一套科学、系统、可操作的制度和流程，实现以下核心目标：

1.提升管理效率：优化审批路径，明确各环节时限，减少不必要的重复劳动，缩短合同从发起至签署的周期。

2.强化风险控制：通过标准化的审查要点和权责划分，确保合同条款的合法性、合规性、完整性和严谨性，有效识别和防范潜在法律风险、商业风险。

3.保障合规运营：确保合同内容及签署流程符合国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度，避免合规风险。

4.沉淀知识经验：将优秀的合同管理经验和审查要点固化为标准，促进知识共享与传承，提升团队整体专业素养。

二、合同管理及审查标准化流程设计

本方案将合同管理及审查流程划分为若干关键阶段，明确各阶段的操作规范、责任主体及核心控制点。

（一）合同准备与发起阶段

合同准备与发起是标准化流程的起点，其质量直接影响后续环节的效率与效果。

1.业务需求确认与规划：业务部门在发起合同前，应充分评估业务需求的必要性、可行性，明确交易标的、数量、价格、履行方式、合作期限等核心商业条款，并对合作方进行初步的背景调查与信用评估。

2.标准合同文本选用与拟定：优先选用公司发布的标准合同文本。对于非标准合同或无标准文本的情况，业务部门应根据业务实际情况，参考类似合同或行业惯例，初步拟定合同草案。拟定过程中，应尽可能明确、具体地约定各方权利义务。

3.合同发起：业务部门通过指定的合同管理系统（或书面流程）发起合同申请，完整填写合同基本信息（如合同名称、编号、合作方、合同金额、主要内容、预计签署日期等），并附上合同草案、背景资料、合作方资质文件等必要附件。发起时需明确合同的审批路径。

（二）合同审查阶段

合同审查是风险控制的核心环节，需由相关职能部门依据各自职责进行专业审查。

1.业务部门初审：发起部门负责人或其授权人员首先对合同草案的商业可行性、条款完整性、与业务需求的一致性进行审查，并对合作方的选择、交易条件的合理性负责。

2.法务部门（或专业律师）审查：法务部门（或外聘专业律师）负责对合同的合法性、合规性、严谨性进行全面审查。审查要点包括但不限于：合同主体资格及资质的真实性、合法性；合同条款的完整性、逻辑性、公平性；权利义务约定的明确性；违约责任的合理性；争议解决方式的适当性；知识产权、保密、不可抗力等特殊条款的合规性；以及是否符合公司内部管理制度等。法务审查应出具明确的审查意见，对存在风险的条款提出修改建议。

3.财务部门审查：财务部门主要从财务角度进行审查，包括合同定价的合理性、付款方式、票据类型、税务处理、资金预算及风险等。

4.其他相关部门审查：根据合同性质及内容，可能涉及其他职能部门（如技术部门、风控部门、运营部门等）的审查，确保合同条款与各部门管理要求相匹配。

5.审查意见的沟通与修订：业务部门负责根据各审查部门提出的意见，与合作方进行沟通、谈判，并对合同草案进行修改完善。若对审查意见有异议，应与审查部门充分沟通协商解决。重要修改需重新履行相应审查程序。

（三）合同审批阶段

合同审查通过后，进入审批环节，确保决策的审慎性。

1.审批权限与路径：根据合同类型、金额、重要性及风险等级，设定清晰的分级审批权限和审批路径。各级审批人应基于其职责和授权范围，对合同的整体风险和商业价值进行判断并签署审批意见。

2.审批流转：合同审批应通过合同管理系统线上流转，确保审批过程的可追溯性。特殊情况下需线下审批的，应同步做好书面记录。

3.审批决策：审批人应在规定时限内完成审批，明确签署“同意”、“修改后同意”或“不同意”的意见。对于“修改后同意”的，业务部门需按要求修改后重新提交审批。

（四）合同签署阶段

合同经最终审批通过后，方可进入签署环节。

1.签署主体确认：严格核实签署主体的合法性，确保签约方为合同当事人或其授权的代理人，并查验授权委托书的真实性与有效性。

2.签章规范：公司合同应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或其授权代表签字。确保印章清晰、规范，签字完整。合作方签署亦应符合其内部规定及法律要求。

3.签署份数：根据合同约定及实际需要确定签署份数，确保各方均持有有效文本。

（五）合同履行与监控阶段

合同签署并非终点，履行过程的有效监控是实现合同目的、防范履约风险的关键。

1.合同交底：业务部门应将生效合同的核心条款、履行节点、注意事项等向相关履行人员进行交底。

2.履约跟踪：业务部门负责跟踪合同的履行情况，包括己方义务的履行、对方义务的履行、款项支付、货物交付、服务提供等，并记录履约过程中的重要节点和异常情况。

3.合同变更与解除：如履约过程中需对合同条款进行变更或解除，应