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行政文件归档与资料管理制度化手册

第一章总则

1.1制度目的

为规范公司行政文件与资料的归档管理，保证各类资料完整、安全、有序，实现信息高效利用，防范资料丢失或损坏风险，依据国家档案管理相关法规及公司管理实际，制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门在行政活动中形成的具有保存价值的各类文件资料，包括但不限于：公文、会议纪要、制度文件、合同协议、人事档案、资产资料、项目资料、声像资料等（涉密文件按公司保密制度另行管理）。

1.3管理原则

完整性：保证应归档资料齐全，无遗漏、无损坏。

规范性：统一归档标准、流程与格式，保证资料有序可查。

安全性：采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障资料实体与信息安全。

便捷性：优化分类与检索方式，提高资料查阅效率。

第二章管理职责分工

2.1行政部职责

制定并完善文件归档管理制度与标准；

监督指导各部门执行归档流程；

负责公司层面重要文件（如公文、制度、合同等）的接收、审核、归档与保管；

组织档案管理培训，定期开展档案清点与安全检查。

2.2各部门职责

指定专人（*部门文员）负责本部门文件资料的日常收集、初步整理与移交；

保证本部门形成的文件资料符合归档要求（如内容完整、字迹清晰、手续齐全）；

按规定时间向行政部提交归档资料，并配合档案管理与借阅工作。

2.3档案管理员职责

负责接收各部门移交的档案资料，审核归档质量；

对档案进行分类、编号、登记、装订与入库保管；

办理档案借阅、归还与利用登记；

定期检查档案保管状况，对破损、褪色档案及时修复或复制。

第三章文件归档操作流程

3.1文件收集

收集时间：各部门在文件办理完毕后3个工作日内完成初步收集，月度末最后一个工作日向行政部统一移交（紧急文件或专项资料按项目完成后即时移交）。

收集要求：

收集文件需为最终定稿，内容完整（如、附件、审批签章等）；

电子文件需同步收集（如Word、PDF、Excel等格式，保证可读性，重要文件需保留原始编辑痕迹）；

声像资料（如照片、录音、录像）需标注拍摄时间、地点、内容、参与人等说明信息。

3.2分类整理

分类标准：采用“一级分类+二级分类”方式，一级分类按部门或文件性质划分，二级分类按具体文件类型划分。

示例：

一级分类：行政部、人事部、财务部、业务部

二级分类（行政部）：公文类、会议类、制度类、资产类、合同类

整理要求：

拆除文件金属夹、回形针等易锈蚀物品，展平折皱文件，破损文件需用胶带修复；

按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，同一文件正本在前、附件在后，批复在前、请示在后；

电子文件按分类建立文件夹，命名规则为“部门-文件类型-年份-序号”（如“行政部-公文-2023-001”）。

3.3编号登记

编号规则：档案编号采用“部门代码-年份-三位流水号”格式，部门代码由行政部统一制定（如XZ=行政部、RS=人事部、CW=财务部）。

示例：行政部2023年第1号公文，编号为“XZ-2023-001”。

登记要求：

填写《行政文件归档登记表》（详见第七章附件1），一式两份，部门留存一份，行政部备案一份；

电子文件需在档案管理系统中录入编号、文件名称、形成日期、存放路径、密级等信息，保证与纸质档案登记一致。

3.4装订入库

装订要求：

纸质文件采用左侧装订，使用无酸纸档案盒封装，厚度不超过2cm；

档案盒正面标注“部门代码-年份-流水号”（如“XZ-2023-001”），侧面标注“文件类型-起止日期”（如“公文类-2023.01-2023.12”）；

同一档案盒内的文件需附《档案盒内文件清单》，注明文件名称、页数、归档日期。

入库要求：

档案按编号顺序排列于专用档案柜，柜体标注部门及档案类型；

电子文件存储于公司指定服务器，定期进行本地备份（每月1次）和异地备份（每季度1次）。

第四章文件分类与保管期限

4.1分类与保管期限表

一级分类

二级分类

保管期限

说明

行政部

公文类

长期（10年）

包括通知、报告、请示等

行政部

会议类

长期（10年）

包括会议纪要、会议材料等

行政部

制度类

永久

包括公司章程、管理制度等

人事部

人事档案

永久

包括员工入职、离职、考核等

财务部

资产类

长期（10年）

包括资产台账、盘点记录等

业务部

合同类

永久

包括业务合同、协议等

其他

声像/电子类

长期（10年）

包括照片、录音、重要数据等

4.2保管要求

库房管理：档案库房应配备温湿度计（温度14-24℃，湿度45-60%）、消防器材（如二氧化碳灭火器）、防虫防潮设备（如除湿机、樟脑丸），定期通风（每周1次，每次30分钟）；

电子档案：电子文件存储服务器需设置访问权限，定期查杀病毒（每周1次），重要档案需转换为PDF/A等长期保存格式；

定期检查：行政部每半年组织一次档案清点，