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会议展览服务合同

一、合同主体

（一）合同双方

本合同由以下双方自愿签订：甲方（委托方）指委托乙方提供会议展览服务的实体或个人，信息如下：甲方名称：____________________；地址：____________________；联系人姓名：张某（代表甲方处理相关事务）；联系方式：（电话和邮箱采用加密形式）。乙方（服务提供方）指专业从事会议展览服务的实体或个人，信息如下：乙方名称：____________________；地址：____________________；联系人姓名：李某（代表乙方履行服务职责）；联系方式：（电话和邮箱采用加密形式）。双方均确认具备完全民事行为能力或合法授权代表身份，并承诺在合同执行过程中遵守中国法律法规，确保合同主体资格真实有效。甲方作为委托方需在会议展览前提供必要支持信息，乙方作为服务提供方需具备专业资质和资源，以确保服务高质量完成。双方在签订合同时应互换身份证明文件，但相关信息需经加密处理防止隐私泄露。

（二）合同内容

本合同旨在规范甲方委托乙方提供的会议展览服务，内容包括但不限于展览场地策划设计服务、参会人员接待管理服务、现场设备和物资租赁配置服务、活动流程执行监控服务以及其他相关增值服务（如宣传物料制作服务、翻译服务等）。合同涉及的会议展览主题由甲方指定，核心目标为通过专业化服务提升甲方品牌曝光度和业务合作机会。乙方承诺根据行业标准和甲方需求，确保服务内容覆盖前期方案设计阶段、中期实施执行阶段和后期总结评估阶段。服务执行过程中产生的一切数据信息需保密处理，未经甲方书面同意不得用于其他商业目的。合同整体内容以双方最终确认的服务方案为附件，该附件与本合同具有同等法律效力。乙方应基于经验提供创新建议，以优化服务效果，而甲方需在服务启动前明确具体要求，避免中途变更造成延误。

二、服务标准与要求

（一）服务描述

乙方应根据甲方委托提供全面会议展览服务，具体涵盖展览场地布局规划服务、嘉宾邀请接待服务、活动视觉系统设计服务、技术设备调试安装服务、现场安保应急处理服务等模块。服务包括多个环节：初始需求调研和方案定制阶段（乙方需在合同生效后特定时段内提交详细策划报告）、服务执行阶段（乙方协调资源确保展位搭建装饰服务符合安全规范）、以及后期收尾阶段（乙方提供数据分析和总结报告）。服务需确保覆盖会议规模参会人数上限为约定数值，所有物料应采用环保材料并符合国家标准。乙方需为甲方指定联系人提供一对一咨询服务，及时响应查询和反馈。

（二）服务标准

乙方承诺以专业水准提供服务，标准包括服务响应时效服务（甲方咨询应在某小时内回复）、服务质量保障服务（设计策划方案需经甲方书面确认后执行，执行误差率低于约定百分比）、安全合规服务（所有搭建活动需通过消防和安全检查，避免任何安全风险）等。具体指标如场地视觉元素设计需与甲方品牌形象一致、嘉宾接待需配备专业礼仪人员、技术故障恢复时限不超过特定分钟数。乙方需提供标准化服务文件记录所有执行细节，甲方有权在特定条件下抽查服务质量。如标准未达要求，乙方应及时整改不额外收费。双方在合同生效前需签署服务指标附件，作为考核依据。

三、双方责任和义务

（一）甲方责任

甲方需在合同生效前提供完整的服务需求信息（包括但不限于目标人群数据分析信息、预算规划表信息），确保信息真实准确以利乙方执行。甲方应在特定时段内审批乙方提交的方案文件，并在服务过程中提供必要支持资源（如授权文件材料、现场协调人员支持）。甲方负责确保所有输入信息不侵犯第三方知识产权隐私权益，如有泄露风险需提前告知乙方匿名处理。在费用支付方面，甲方应按合同条款准时履行付款责任避免延误。甲方应指派专人张某作为代表全权处理合同相关事宜，保持沟通畅通。同时，甲方承担维护现场秩序的辅助责任，配合乙方安保安排。

（二）乙方责任

乙方需基于专业经验提供服务，核心责任包括严格遵守合同约定质量标准执行服务（如设计策划方案需原创不抄袭）、确保服务按时交付（在合同约定期限前完成）、提供24小时应急响应机制（针对突发事件如设备故障）。乙方应自行安排合格人员和设备资源，并承担员工培训安全管理责任防止事故。乙方负责数据信息安全，对所有敏感信息（如参会者联系方式）采用去标识化处理（如替换为张某或*符号）。此外，乙方需开具合规发票文件作为费用结算依据，并向甲方提交阶段报告文件。任何服务变更需经甲方书面同意，否则视为违约。乙方承诺服务过程环保可持续，减少资源浪费。

四、费用与支付条款

本合同总费用为人民币约定金额元（大写：人民币约定金额元整），包含所有服务项目税费但不包括额外服务扩展（需另行约定）。支付方式为分期付款模式：第一阶段在合同生效后特定时段内支付约定百分比作为预付款；第二阶段在服务中期审核通过后支付约定百分比进度款；第三阶段在服务验收完成后支付剩余款项