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采购申请与审批流程标准化模板（供应商管理）

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（生产型、服务型、贸易型等）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、服务、办公用品等物资采购场景。通过标准化流程设计，实现采购需求规范化、供应商选择透明化、审批节点清晰化，核心价值在于：

风险控制：规避采购过程中的合规风险与供应商资质风险；

效率提升：明确各岗位职责，减少流程冗余，缩短采购周期；

成本优化：通过供应商评估与比价机制，实现降本增效；

管理追溯：全流程留痕，便于采购数据统计与责任追溯。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与确认

需求提出：需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务计划，填写《采购需求确认单》，明确以下信息：

物资名称、规格型号、技术参数、数量、用途；

期望交付时间、预算金额（需符合公司预算管理制度）；

供应商特殊要求（如资质认证、过往合作经验等）。

示例：生产部需采购“A型号钢材100吨，材质Q235B，交货期15天，预算含税50万元”。

需求审批：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性进行审核，确认后提交至采购部门。

（二）供应商信息获取与筛选

供应商来源：

优先从《合格供应商名录》中选择；

新供应商需通过“供应商准入评估”（详见第三部分配套表格）。

供应商比选：采购部门根据需求特点，向不少于3家合格供应商发出询价邀请，收集《供应商报价单》，对比分析价格、质量、交付能力、服务承诺等维度，形成《供应商比选报告》。

关键点：若单一来源采购（如独家代理产品），需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并经总经理*审批。

（三）采购申请单提交

采购部门根据需求确认、供应商比选结果，填写《采购申请审批单》（详见第三部分模板），附以下材料：

《采购需求确认表》；

《供应商比选报告》或《单一来源采购审批表》；

供应商报价单（需加盖供应商公章）；

大额采购（如超过10万元）需提供《供应商资质文件》（营业执照、相关资质证书、ISO认证等）。

（四）分级审批执行

根据采购金额与物资类型，实行分级审批（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

审批层级

采购金额（含税）

审批人

部门级审批

≤5万元

采购部门负责人*

总监级审批

5万-20万元

分管采购总监*

总经理级审批

＞20万元

总经理*

审批要求：审批人需在1个工作日内完成审核，重点核查需求合理性、预算合规性、供应商资质有效性。审批通过后，采购部门向供应商下达《采购订单》。

（五）采购执行与验收

合同签订：单笔采购金额超5万元或涉及长期合作，需签订《采购合同》，明确质量标准、交付时间、验收方式、付款条件、违约责任等条款。

交付与验收：

供应商按订单约定交付物资，采购部门核对数量、规格；

使用部门（如生产部、质检部）根据技术参数进行质量验收，填写《物资验收单》，验收合格后入库；验收不合格的，需在2个工作日内通知供应商处理（退换货、索赔等）。

付款申请：采购部门凭《采购订单》《验收单》《供应商发票》，填写《付款申请表》，按财务制度流程申请付款。

（六）供应商绩效评估

评估周期：季度/年度评估，由采购部门牵头，联合使用部门、财务部门共同完成。

评估维度：

质量达标率（验收合格批次/总批次×100%）；

交付准时率（按时交付批次/总批次×100%）；

价格竞争力（同行业比价优势）；

服务响应速度（问题解决时效、配合度）；

履约记录（违约次数、投诉情况）。

结果应用：

评分≥90分：评为“优秀供应商”，优先合作，可缩短付款周期；

70-89分：维持合作，针对不足项提出改进要求；

＜70分或存在严重违约：暂停合作，从《合格供应商名录》中移除。

三、配套工具表格模板

（一）采购申请审批单

申请部门

申请日期

申请编号

需求部门

申请人*

联系电话

物资名称

规格型号

单位

预算金额（元）

期望交付

用途说明

供应商信息

名称

联系人*

地址

资质等级

报价明细

含税单价

总价

附件清单□需求确认单□比选报告□资质文件□报价单

审批流程

需求部门负责人*：日期：

采购部门负责人*：日期：

分管总监*：日期：

总经理*：日期：

执行记录

采购订单号：签订日期：

验收单号：验收结果：

付款申请号：付款日期：

（二）供应商准入评估表

供应商名称

申请日期

评估编号

统一社会信用代码

注册资本

成立时间

主营业务

注册地址

联系人*

资质文件□营业执照□税务登记证□组织机构代码证□行业资质证（如ISO9001）□其他：

生产能力

生产设备：

产能：

质量体系

质量标准：

认证情况：

服务承诺

交付周期：

售后服务：

评估结论□通过（纳入合格供应商名录）□有条件通过（需整改后复评）□不通过

评估小组

采购专员*：日期：

质量工程师*：日期：

采购经理*：日期