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固定资产采购申请与使用登记模板

一、适用范围与核心目标

核心目标：规范固定资产采购申请审批流程，明确采购需求与预算管控；建立资产全生命周期登记机制，保证资产信息可追溯、责任可落实，防止资产流失与闲置，提高资产使用效益。

二、全流程操作指南

（一）固定资产采购申请阶段

操作主体：资产需求部门/申请人

流程说明：

需求提报：申请人根据部门工作需要，填写《固定资产采购申请表》（详见模板一），明确以下信息：

资产名称、规格型号、技术参数（如电脑需明确CPU、内存、硬盘配置等）；

需求数量、预估单价及总预算；

采购用途（如“用于项目研发”“替换报废设备”等）；

到货时间要求、存放地点建议。

部门审核：部门负责人对申请的必要性、合理性及预算准确性进行审核，确认后签字盖章。

预算复核：财务部门对申请预算是否符合年度预算安排、是否超标准进行复核，签署意见。

分级审批：根据单位《固定资产管理办法》规定的审批权限（如：单笔预算≤5000元由部门负责人审批；5000元＜预算≤20000元由分管副总审批；预算＞20000元由总经理/单位负责人审批），逐级提交审批。

（二）采购执行与资产验收阶段

操作主体：采购部门、资产需求部门、行政部门（或资产管理部门）

流程说明：

采购实施：审批通过后，采购部门根据采购金额及单位内控制度，选择采购方式（如：公开招标、询比价、单一来源采购等），保证采购过程合规、性价比最优。

合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确资产规格、数量、价格、交付时间、质保条款等。

资产验收：资产到货后，由需求部门、行政部门（或资产管理部门）、财务部门共同验收：

核对资产名称、规格型号、数量是否与合同一致；

检查资产外观、功能是否完好，技术参数是否达标；

验收合格后，三方在《固定资产验收单》（详见模板二）签字确认；若不合格，及时联系供应商退换货。

（三）资产登记与领用阶段

操作主体：行政部门（或资产管理部门）、需求部门

流程说明：

信息登记：行政部门（或资产管理部门）根据《固定资产验收单》，在《固定资产登记台账》（详见模板三）中录入资产信息，唯一“资产编号”（规则建议：年份-部门代码-资产类别-流水号，如“2024-CB-001-001”代表2024年采购部办公设备001号资产）。

标签粘贴：对验收合格的资产粘贴固定资产标签，标签包含资产编号、名称、购置日期、使用部门等信息。

领用登记：需求部门指定使用人填写《固定资产领用登记表》（详见模板四），签字确认后领取资产，行政部门（或资产管理部门）更新台账中“使用人”“存放地点”等信息。

（四）使用与变更管理阶段

操作主体：使用部门、使用人、行政部门（或资产管理部门）

流程说明：

日常使用：使用人负责资产的日常保管、维护，保证资产完好，严禁私自转借、调拨、拆卸或改装。

内部调拨：若资产需跨部门转移，由调入部门填写《固定资产内部调拨申请表》（详见模板五），经调出部门、行政部门（或资产管理部门）审批后，办理调拨手续，更新台账信息。

责任人变更：使用人因离职、调动等原因需变更时，所在部门需提前通知行政部门（或资产管理部门），办理资产交接手续，填写《固定资产交接单》（详见模板六），双方签字确认后，更新台账“使用人”信息。

（五）维修与报废处置阶段

操作主体：使用部门、行政部门（或资产管理部门）、财务部门

流程说明：

维修申请：资产出现故障需维修时，使用人填写《固定资产维修申请表》（详见模板七），说明故障现象、维修原因，部门负责人审核后交行政部门（或资产管理部门）联系维修（质保期内由供应商免费维修，质保期外需评估维修成本与资产价值）。

报废申请：资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，使用部门填写《固定资产报废申请表》（详见模板八），注明资产信息、报废原因、预估残值，经技术鉴定（如需）、行政部门（或资产管理部门）、财务部门审核后，按审批权限报单位负责人批准。

报废处置：批准报废后，由行政部门（或资产管理部门）按程序处置（如公开拍卖、回收残值等），处置收入及时入账，并更新台账状态为“已报废”。

三、配套表格模板

模板一：固定资产采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

资产名称

规格型号

需求数量

预估单价（元）

总预算（元）

采购用途

到货时间要求

存放地点

技术参数说明

部门负责人审核

财务部门复核

审批意见（分级填写）

模板二：固定资产验收单

采购申请编号

资产编号

验收日期

资产名称

规格型号

数量

供应商

采购合同号

到货日期

验收项目

验收结果（合格/不合格）

备注

外观检查

技术参数核对

功能测试

随机文件检查

需求部门验收

行政部门验收

财务部门验收

模板三：固定资产登记台账

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

采购日期

原值（元）

使用部门

使用人

存放地点

状态（在用/闲置/维修