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企业行政管理日常工作清单执行与督查手册

一、手册说明与适用范围

本手册旨在规范企业行政管理日常工作的执行流程与督查机制，保证各项行政事务有序开展、责任到人、落实到位。适用于企业行政部全体人员，包括行政专员、后勤主管、督查岗等岗位，可作为新员工培训教材、日常操作指引及工作督查依据。具体场景涵盖办公环境维护、会议组织、物资管理、档案管理、访客接待、车辆调度等行政管理核心工作。

二、日常工作执行标准化流程

（一）办公环境维护与管理

操作目标：保持办公区域整洁、有序，营造舒适高效的工作环境。

执行步骤：

每日巡检（责任人：行政专员*）

上午8:30前完成办公区（前台、走廊、会议室、茶水间）、公共区域（卫生间、楼梯间）的环境检查；

重点检查地面清洁、桌面物品摆放、绿植状态、设施设备（空调、照明、打印机）运行情况；

对异常情况（如设备故障、卫生死角）拍照记录，同步至行政工作群。

问题处理（责任人：后勤主管*）

接到巡检反馈后，2小时内协调保洁或维修人员到场处理；

对于需第三方服务（如空调维修）的问题，填写《外部服务申请表》，明确需求、时间及预算，报部门经理审批。

反馈与归档（责任人：行政专员*）

问题处理完成后，在当日下班前更新《办公环境巡检记录表》（见表1），标注处理结果及完成时间；

每周汇总巡检数据，分析高频问题（如某区域卫生反复不达标），制定改进措施。

（二）会议组织与保障

操作目标：保证会议顺利召开，保障会议材料、设备、服务到位。

执行步骤：

需求对接（责任人：行政专员*）

接到会议需求（部门提交《会议申请表》后），1小时内与申请人确认：会议主题、时间、地点、参会人数、所需设备（投影仪、麦克风、白板）、是否提供茶水/餐食。

方案制定（责任人：后勤主管*）

根据需求，2小时内完成会议方案，包括：

会场布置（座位排列、桌签制作、背景板设计，如需）；

设备调试（提前30分钟完成设备连接与测试）；

服务安排（茶水准备、签到台设置、摄影师对接，如需）。

会中保障（责任人：现场行政人员*）

会议开始前15分钟到场，检查会场布置、设备运行情况；

参会人员签到时，引导至指定座位，发放会议材料；

会议期间全程留守，及时响应设备故障、茶水补充等需求。

会后整理（责任人：行政专员*）

会议结束后30分钟内，清理会场（回收桌签、整理桌椅、关闭设备）；

收集会议签到表、录音/录像资料，同步至申请人；

每周更新《会议组织记录表》（见表2），统计会议数量、类型及满意度反馈。

（三）办公物资管理

操作目标：规范物资申领、发放、库存管理，避免浪费与短缺。

执行步骤：

入库登记（责任人：物资管理员*）

物资采购到货后，与采购员核对清单（品名、数量、规格、供应商），确认无误后入库；

在《物资库存台账》（见表3）中登记入库信息，标注入库日期、存放位置，粘贴物资标签。

申领与发放（责任人：行政专员*）

收到员工《物资申领单》后，核对申领理由（如“新员工入职”“日常消耗”）及库存情况；

常规物资（笔、A4纸）直接发放，非常规物资（打印机墨盒）需部门经理签字审批；

发放时在《物资发放记录表》（见表4）中登记申领人、数量、日期，要求签字确认。

盘点与补充（责任人：物资管理员*）

每月最后一个工作日进行库存盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%时查找原因；

根据盘点结果，填写《物资采购申请表》，针对低库存物资（如纸巾、文件夹）制定采购计划，报部门经理审批。

（四）档案管理

操作目标：保证档案完整、安全、可追溯，规范借阅与归档流程。

执行步骤：

分类与归档（责任人：档案管理员*）

收到需归档的文件（合同、制度、会议纪要、员工资料），按“年度-类别-子类”标准分类（如“2024-行政-合同”）；

对文件进行编号、排序，装入档案盒，粘贴《档案标签》（含编号、名称、日期、密级）；

每周将归档档案录入《档案管理系统》，记录档案位置及借阅状态。

借阅与归还（责任人：行政专员*）

员工借阅档案时，提交《档案借阅申请表》，说明借阅理由、用途、归还时间；

密级档案（如合同）需部门经理及以上领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同；

归还时检查档案完整性，更新《档案借阅记录表》（见表5），标注归还日期。

保管与销毁（责任人：档案管理员*）

档案存放于专用档案柜，做好防火、防潮、防虫措施，定期检查环境温湿度；

超过保存期限的档案（如普通会议纪满5年），由部门经理审批后，填写《档案销毁申请表》，两人以上监销，保证信息无法恢复。

（五）访客接待

操作目标：规范访客接待流程，展现企业良好形象，保障办公秩序。

执行步骤：

预约与确认（责任人：前台接待员*）

接到访客预约（电话/邮件），记录访客姓名、单位、事由、到访时间、对接部门及人员；

提前1天通过短信/邮件提醒访客，并告知公司地址、楼层、联系方式。

接待与引