行业采购与供应商管理手册.docVIP

行业通用采购与供应商管理手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业采购活动及供应商全生命周期管理，通过标准化流程、工具及风险控制措施，提升采购效率、降低运营成本、保障供应链稳定性。适用于制造业、服务业、零售业等多个行业的企业日常采购管理场景，包括但不限于：生产物料采购、办公设备采购、服务外包采购（如物流、咨询）、项目专项采购等。手册内容兼顾通用性与行业适配性，企业可根据自身业务特点调整细节。

二、采购全流程操作步骤

（一）采购需求提报与审核

需求发起：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目节点、办公需求），填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望交付日期、预算金额及用途说明。

部门审批：需求部门负责人审核申请的必要性与合理性，重点关注需求与业务匹配度、预算是否超限。

采购部复核：采购部对《采购申请单》进行合规性审核，包括：需求描述是否清晰、技术参数是否明确、预算是否符合公司成本控制标准，必要时与技术部、财务部会审。

最终审批：根据采购金额分级审批（如金额≤5万元由采购经理审批；5万-20万元由分管副总审批；≥20万元由总经理审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商寻源与初步筛选

寻源方式确定：根据采购品类（如标准品、定制品、服务类）选择合适寻源方式：

公开招标：适用于金额较大、标准统一的采购项目（如大型设备采购）；

邀请招标：适用于有合作基础或资质要求较高的项目，邀请3家及以上合格供应商参与；

询比价：适用于金额较小、市场透明的标准化物料（如办公用品、标准零部件），至少向3家供应商询价；

单一来源：仅适用于唯一供应商或紧急采购（需附独家供应说明及紧急情况证明）。

供应商信息收集：通过行业展会、供应商自荐、第三方平台（如采购网、行业数据库）、现有供应商推荐等渠道收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》。

初步筛选：采购部根据准入标准（如营业执照范围、相关行业资质、生产/服务能力、商业信誉）对供应商进行初筛，剔除明显不符合要求的供应商，形成《候选供应商名单》。

（三）供应商评估与确定

资质文件审核：向候选供应商索取并审核以下材料（复印件需加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

行业特定资质（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证、食品经营许可证等）；

近3年类似项目业绩证明（合同关键页复印件）；

财务状况报告（资产负债表、利润表）或银行资信证明。

现场考察（必要时）：对定制化采购或高风险品类（如关键零部件、大型工程服务），组织技术、质量、采购人员联合考察供应商生产/服务现场，重点关注：设备先进性、工艺流程、质量控制体系、产能匹配度、环保合规性等，形成《供应商现场考察报告》。

商务谈判：根据采购需求与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任等条款进行谈判，至少形成2套以上备选方案。

综合评估与确定：采购部汇总资质审核、现场考察（如有）、商务谈判结果，填写《供应商综合评估表》（评估维度包括：价格权重30%、质量权重25%、交期权重20%、服务权重15%、资质权重10%），得分最高者为推荐供应商，按审批流程报批后确定为“合格供应商”。

（四）采购订单执行与交付

订单下达：采购部根据审批结果，向合格供应商下达《采购订单》，明确订单号、物料/服务信息、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、验收标准、付款方式等条款，双方签字盖章确认。

订单跟踪：采购专员定期与供应商沟通订单进度，重点关注生产/服务准备情况、原材料采购情况、物流安排等，保证按期交付；如遇可能延期风险，要求供应商提前3天预警，并协调制定应对方案（如分批交付、替代供应商）。

交付与接收：供应商按订单约定交付货物/服务，需求部门或仓库核对实物与订单信息（名称、规格、数量）是否一致，确认无误后在《送货单》上签收；如不一致，当场拒收并书面说明原因，采购部与供应商协商处理（如补发、退换）。

（五）验收与付款结算

质量验收：

来料检验（IQC）：对采购物料进行质量检测，依据《物料检验标准》（如国标、行标、企业标准或双方约定技术参数），填写《来料检验报告》，合格后方可入库；不合格品按《不合格品控制程序》处理（退货、让步接收等）。

服务验收：对采购服务（如设备安装、运维服务），由需求部门根据服务协议约定内容（如响应时间、服务效果、完成率）进行验收，填写《服务验收报告》。

发票核对：供应商开具合规增值税发票，采购部核对发票信息（抬头、税号、金额、税率）与订单、验收报告是否一致，无误后提交财务部。

付款审批：财务部审核发票、订单、验收报告等单据，确认无误后按合同约定付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）办理付款，流程为：采购部申请→财务部复核→分管副总审批→出纳付款。

（六）采购档案归档

采购部将