企业物资采购审批单标准格式.docVIP

一、适用范围与使用情境

本审批单适用于企业内部各部门因工作需要采购各类物资（包括办公设备、耗材、生产原料、低值易耗品等）时的标准化审批流程。当部门需新增采购、补充库存或替换老旧物资时，均需通过此单据完成申请、审核与审批，保证采购行为合规、预算可控、流程可追溯。

二、审批流程操作指引

（一）采购申请发起

填写申请信息：申请人（部门经办人）根据实际需求，在审批单中详细填写采购部门、申请人姓名、联系方式、申请日期及采购事由（需明确物资用途、必要性）。

列出物资明细：逐项填写拟采购物资的名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价及总价（总价=单价×数量，需保留两位小数），若有技术参数或质量要求，可在“备注”栏补充说明。

提交初核：申请人将填写完整的审批单提交至本部门负责人，进行初步审核。

（二）部门负责人审核

必要性核查：部门负责人核对采购事由与部门工作计划的匹配度，判断采购需求是否合理、必要，避免重复采购或闲置浪费。

预算初审：对照部门年度预算，检查本次采购金额是否在预算范围内，若超预算需在审批单中注明“超预算”并简要说明理由。

签字确认：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审核”栏签字并签署日期；若不通过，需注明意见并退回申请人调整。

（三）财务部门复核

合规性检查：财务专员重点审核采购明细的完整性（名称、规格、数量、单价等要素是否齐全）、预估价格的合理性（参考历史采购价、市场均价或供应商报价单）。

预算匹配确认：系统核对或人工查阅预算台账，确认采购资金是否已落实，超预算采购是否按规定履行了预算调整程序。

签署意见：审核通过后，财务人员在“财务复核”栏签字并签署日期；若价格明显虚高或预算不足，需注明“建议核减预算”或“补充预算说明”并反馈至申请人或部门负责人。

（四）分管领导审批

权限判定：根据企业《采购管理办法》，按采购金额分级审批（例如：5000元以下由部门总监审批，5000-20000元由分管副总审批，20000元以上由总经理审批）。

综合评估：分管领导结合采购需求的重要性、紧急程度及企业整体资源状况，做出最终审批决定。

签署审批意见：审批通过后，在“分管领导审批”栏签署“同意”及姓名、日期；若驳回，需注明理由并退回至发起部门。

（五）采购执行与归档

传递至采购部：审批通过的审批单由申请人转交至采购部门，采购专员根据单据信息启动采购流程（如选择供应商、签订合同、下单采购等）。

物资验收：物资到货后，由申请人所在部门联合采购部、财务部共同验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与审批单一致，验收人员在“验收结果”栏签字确认。

单据归档：采购完成后，采购专员将审批单原件（含验收签字）交至行政部或档案室统一归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅。

三、企业物资采购审批单（模板）

采购申请基本信息

采购部门

申请人

（*号代替）

联系方式

申请日期

年月日

采购事由

（简要说明采购目的、使用场景等，例如：为项目采购办公电脑5台）

拟采购物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

备注（技术/质量要求）

1

2

3

合计预估金额（大写）

小写：

审批流程记录

部门负责人审核

意见：□同意□不同意（请注明理由：__________________________）签字：__________日期：年月日

财务复核

意见：□同意□需补充说明（__________________________）签字：__________日期：年月日

分管领导审批

意见：□同意□不同意（请注明理由：__________________________）签字：__________日期：年月日

总经理审批（如需）

意见：□同意□不同意（请注明理由：__________________________）签字：__________日期：年月日

采购与验收信息

采购供应商

合同编号（如有）

实际采购金额（元）

小写：__________大写：_______________________________________

验收结果

□合格□不合格（注明问题：__________________________）验收人：__________日期：年月日

验收部门签字

四、使用规范与注意事项

信息填写规范：所有栏目需用黑色签字笔或电脑打印填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；如需修改，需在修改处签字确认并注明日期。

审批时效要求：各部门需在收到审批单后1个工作日内完成审核，紧急采购（如生产急需物资）可标注“加急”，审批流程需在24小时内完成。

预算控制原则：严格执行年度预算，无预算或超预算采购需提前提交预算调整申请，经财务部门及分管领导审批后方可发起采购。

物资合规性要求：