行业业务费用申请与审批模板.docVIP

一、适用业务范围与场景

二、费用申请全流程操作指南

（一）申请发起：明确需求与准备材料

确认费用必要性：申请人需结合业务需求，明确费用用途（如“项目客户洽谈差旅费”“Q3部门办公耗材采购”等），保证费用与公司业务直接相关。

准备基础材料：根据费用类型，提前收集相关证明材料，例如：

差旅费：行程单、住宿预订单（如有）、会议邀请函等；

业务招待费：接待对象信息、用餐事由说明；

采购类：物品报价单、规格参数清单。

登录审批系统/领取纸质模板：通过公司OA系统、钉钉/企业等办公平台进入“费用申请”模块，或至行政部领取纸质《业务费用申请审批表》。

（二）信息填写：完整准确填报申请表

基础信息录入：

申请人填写所属部门、姓名、工号、联系方式；

填写申请日期、预计发生日期、费用所属项目（如无具体项目，可填写“日常运营”）。

费用明细填报：

按“费用类型”分类填写（如“交通费”“住宿费”“招待费”“采购费”等），每类费用需单独列明明细项；

每笔明细需注明“具体用途”“单位”“数量”“单价”“金额”，保证计算准确（例：交通费-市内地铁：20次×4元/次=80元）。

填写“费用合计”总金额，大写金额需与小写一致（例：1000元，大写：壹仟元整）。

事由与预算说明：

“费用用途说明”需简明扼要，清晰描述业务背景及支出原因（例：“为对接客户产品需求，需赴对方公司进行现场调研，产生交通及住宿费用”）；

“预算归属”填写对应部门年度预算科目，保证费用在预算范围内。

（三）附件：提交证明材料

电子附件：通过线上系统提交时，需将准备好的证明材料扫描或拍照（PDF/JPG格式，单份附件不超过5MB），并命名清晰（例：“项目行程单.pdf”）。

纸质附件：使用纸质模板时，需将原件或复印件粘贴在申请表后，并由申请人签字确认附件真实有效。

（四）逐级审批：按权限流转审核

部门负责人初审：申请提交后，自动流转至申请人直接上级（部门负责人）。部门负责人需审核：

费用与部门业务目标的关联性；

费用预算是否充足；

明细金额合理性。

审核通过后签字确认（电子审批需“同意”并填写意见），若不通过则注明退回原因（例：“超出月度预算，请调整后重新提交”）。

跨部门审核（如需）：若费用涉及其他部门（如市场部申请推广费需财务部预算审核），则流转至相关部门负责人进行专项审核。

财务部终审：通过部门审核后，财务部重点核查：

费用是否符合公司财务制度；

附件是否完整合规；

大小写金额是否一致，计算是否正确。

审核通过后，费用进入付款流程；若需补充材料，则退回申请人并说明要求。

（五）结果反馈与费用执行

审批结果通知：审批完成后，系统或行政部将通过短信/站内信告知申请人审批结果（通过/驳回）。

费用执行与报销：

审批通过后，申请人按明细事项执行支出（如预订住宿、采购物品），并保留所有原始凭证（发票、收据等）；

费用发生后，需在规定时限内（如发生后5个工作日）通过报销系统提交原始凭证，附审批通过的申请单号，完成报销流程。

三、业务费用申请审批表（模板）

申请单号

（系统自动）

申请日期

年月日

申请人信息

所属部门

工号

姓名

*工

联系方式

费用基本信息

费用所属项目

预计发生日期

年月日

费用类型□办公费□差旅费□招待费□采购费□其他______

费用合计（小写）

￥

费用合计（大写）

费用明细

序号

费用类型

具体用途

单位

1

2

3

费用用途说明

（请详细描述业务背景、支出原因及必要性，不少于50字）

附件清单

□行程单□报价单□会议通知□其他______（请注明附件名称）

审批流程

申请人签字

*工

日期

年月日

部门负责人审批

意见：__________签字：*经理日期：年月日

财务部审核

意见：__________签字：*会计日期：年月日

最终审批（如需）

意见：__________签字：*总日期：年月日

四、使用过程中的关键提示

信息真实性与完整性：申请人需保证所填信息、附件材料真实有效，不得虚报、瞒报费用明细，否则将承担相应责任。

审批时限要求：各审批环节需在2个工作日内完成审核，紧急费用可标注“加急”，审批人需优先处理。

预算控制原则：费用申请需严格控制在部门年度预算内，超预算费用需提前提交《预算调整申请》，经分管领导审批后方可发起。

附件规范：所有附件需清晰可辨，关键信息（如金额、日期、业务内容）不得缺失，避免影响审批效率。

报销衔接：审批通过的申请单号需在报销时准确填写，以便财务部关联申请与报销记录，保证费用可追溯。

特殊情况处理：如紧急业务需垫付大额费用，可先通过口头或即时通讯工具向部门负责人及财务部报备，事后1个工作日内补填申请表。