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供应链采购及验收模板库

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

（一）采购需求发起与审批

需求提报：采购需求部门（如生产部、行政部）根据实际需求，填写《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、需求数量、用途、期望到货日期及预算金额，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门接收申请单后，核对需求的合理性（如库存匹配度、预算合规性），必要时与需求部门沟通调整；审核通过后，提交至财务部及分管领导审批。

结果反馈：审批通过后，采购部门向需求部门反馈采购启动信息；未通过的，说明原因并退回整改。

（二）供应商选择与评估

供应商信息收集：采购部门通过市场调研、供应商自荐、行业推荐等方式，收集潜在供应商名单，记录供应商基本信息（如名称、主营品类、联系方式、资质文件等）。

资质初审：对供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）进行审核，剔除不符合基本要求的供应商。

综合评估：组织需求部门、质检部门成立评估小组，通过《供应商评估表》对剩余供应商进行打分，评估维度包括价格竞争力、交货及时性、产品质量、服务能力、合作稳定性等（各项权重可根据采购类型调整），确定候选供应商。

确定合作方：根据评估结果，选择综合评分最高的供应商作为合作方，特殊情况需提交管理层审批。

（三）采购合同签订

合同拟定：采购部门根据采购需求及供应商确认结果，拟定《采购合同》，明确物料信息（名称、规格、数量、单价、总价）、交付条款（时间、地点、方式）、验收标准、付款方式、违约责任等关键条款。

合同评审：法务部门审核合同条款的合法性与严谨性；财务部门审核付款条款与财务制度的一致性；需求部门确认技术参数与需求的匹配度。

签署生效：评审通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同正式生效。

（四）采购订单下达

订单制作：采购部门根据生效合同，填写《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物料明细、数量、单价、交货日期、收货地址等，经采购负责人审核。

订单传递：将审核通过的《采购订单》正式发送至供应商，并要求供应商在规定时间内确认回复；同时同步收货部门（如仓库）做好到货准备。

（五）到货验收

到货核验：供应商按订单交付物料后，收货部门核对实物与《采购订单》的一致性（物料名称、规格、数量、外包装完好度等），确认无误后签收《送货单》。

质量检验：质检部门根据《采购合同》约定的质量标准（如国标、行标或技术协议），对物料进行抽样或全检，填写《到货验收单》，记录检验结果（合格/不合格）及具体说明。

异常处理：若验收不合格，质检部门及时通知采购部门及供应商，协商处理方案（如退货、换货、折价等），并跟踪处理结果；合格物料则办理入库手续，更新库存台账。

（六）付款结算

单据整理：采购部门收集《采购合同》《采购订单》《到货验收单》《发票》（由供应商提供）等结算单据，核对单据信息的一致性与完整性。

付款申请：填写《付款申请单》，附相关单据提交财务部门审核，注明付款金额、付款方式、供应商账户信息等。

款项支付：财务部门审核无误后，按合同约定付款方式（如电汇、承兑汇票等）向供应商支付款项，并更新应付账款台账。

三、核心模板清单与说明

（一）《采购申请单》

字段名称

填写说明

申请部门

需求所属部门（如生产部、行政部）

申请日期

提交申请的日期（格式：YYYY-MM-DD）

物料名称

需采购物料的规范名称（如“A型轴承”“办公用A4纸”）

规格型号

物料的详细规格参数（如“型号-123，直径60mm，厚度10mm”）

需求数量

采购的绝对数量（单位需明确，如“件”“kg”“台”）

用途说明

物料的具体使用场景（如“用于生产线设备维修”“日常办公消耗”）

期望到货日期

需求部门希望的到货时间（格式：YYYY-MM-DD）

预算金额

本次采购的最高预算金额（单位：元）

部门负责人签字

需求部门负责人审批签字

采购部意见

采购部门审核意见（如“同意采购”“建议调整数量”）

审批结果

最终审批结论（如“已批准”“退回整改”）

（二）《供应商评估表》

评估维度

权重（%）

评分标准（1-10分，10分最优）

评分

价格竞争力

25

价格低于市场平均分得8-10分，持平得5-7分，高于得1-4分

交货及时性

20

按时交付率≥95%得8-10分，90%-95%得5-7分，＜90%得1-4分

产品质量

30

抽检合格率≥98%得8-10分，95%-98%得5-7分，＜95%得1-4分

服务响应速度

15

24小时内响应需求得8-10分，48小时内得5-7分，超时得1-4分

合作稳定性

10

合作≥2年无纠纷得8-10分，1-2年得5-7分，＜1年得1-4分

综合得分

100

各维度得分×权重后求和

（三）《到货验收单》

字段名称

填写说明

验收单编号

按规则编制（如“CGYS2024001”，代表采购验收2