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产品设计文档管理规范

一、规范适用范围与核心目标

（一）适用场景

本规范适用于企业内部产品团队（含产品、设计、研发、测试等角色）在产品设计全生命周期中各类文档的管理活动，具体包括：

新产品从0到1的概念设计、需求分析、原型设计阶段；

现有产品的迭代优化、功能升级版本管理；

跨部门协作（如与运营、市场、客服团队）时的文档同步与传递；

产品知识沉淀、历史文档追溯及新人培训资料调用。

（二）核心目标

标准化：统一产品设计文档的格式、内容框架及管理流程，保证信息传递的一致性；

高效化：明确文档各环节责任人及操作时限，减少重复沟通与信息差，提升团队协作效率；

可追溯：通过版本控制与归档管理，实现文档变更历史的清晰记录，支持问题定位与决策复盘；

安全化：针对敏感信息（如未公开功能、用户数据）设置访问权限，降低信息泄露风险。

二、产品设计文档全生命周期管理流程

产品设计文档管理需遵循“创建-审核-发布-更新-归档”的全生命周期流程，各环节责任人与操作要求

（一）文档创建：需求驱动，模板先行

责任人：产品经理（主导）、UI/UX设计师（配合输出设计说明）

触发条件：

新项目启动会明确需求范围后；

产品迭代版本规划评审通过后；

跨部门协作需补充设计说明时。

操作步骤：

选择模板：根据文档类型（如需求文档PRD、原型设计稿、交互说明文档、视觉规范文档等）从企业文档库中调用对应标准模板（模板示例见第三部分）；

内容填充：

需求文档（PRD）：明确产品目标、用户画像、功能描述（含用户故事/场景）、业务规则、非功能性需求（功能、兼容性等）、验收标准；

原型设计稿：高保真原型需标注页面跳转逻辑、交互状态（如、hover效果）、异常流程处理；

设计说明文档：需包含设计原则、组件规范（颜色、字体、图标）、页面布局说明等；

基础信息标注：在文档首页填写“文档编号”（规则：产品代码-版本号-创建日期，如“CRM-V2.0）、创建人、创建日期、当前版本、关联需求编号（如需）。

（二）文档审核：多轮校验，保证质量

责任人：产品经理（自审）、项目经理（交叉审核）、研发负责人（技术可行性审核）、测试负责人（验收标准审核）、UI/UX负责人（设计规范审核）

审核标准：

自审（产品经理）：内容完整性（是否覆盖所有需求点）、逻辑一致性（前后描述无矛盾）、表述清晰度（避免歧义）；

交叉审核（项目经理）：文档是否符合项目计划排期、资源分配是否合理；

研发审核：技术实现方案是否可行、是否存在不可控风险；

测试审核：验收标准是否可量化、测试场景是否覆盖；

设计审核：设计稿是否符合品牌调性、组件复用率是否达标。

操作步骤：

产品经理完成自审后，通过企业协作平台（如飞书、钉钉、Confluence）发起“文档审核流程”，按顺序添加审核人并附上审核说明（如“请重点审核支付流程的业务规则”）；

审核人需在2个工作日内完成审核，通过则“同意”，不通过需标注具体修改意见（如“3.2节支付超时时间需与研发确认，建议调整为30秒”）并退回修改；

所有审核人通过后，产品经理汇总修改意见，完成文档最终版本。

（三）文档发布：版本锁定，权限管控

责任人：产品经理（发起）、文档管理员（执行）

操作步骤：

产品经理在协作平台中将审核通过的文档标记为“正式发布”，并填写发布说明（如“V2.0版本：新增批量导出功能，优化登录流程”）；

文档管理员根据文档敏感级别设置访问权限：

公开文档：全员可查看（如产品帮助文档、公开设计规范）；

部门文档：仅产品、设计、研发、测试团队可查看（如需求文档、原型稿）；

保密文档：仅核心成员（产品负责人、研发负责人、项目经理）可查看（如未上市功能规划、用户敏感数据方案）；

发布后，文档管理员将文档同步至企业文档库对应分类目录（如“产品中心-CRM系统-需求文档”），并通知相关团队查阅。

（四）文档更新：变更可控，同步留痕

责任人：产品经理（发起）、相关协作方（同步确认）

触发条件：

需求变更（如用户反馈、市场策略调整）；

设计优化（如用户体验迭代、技术方案调整）；

错误修正（如文档描述与实际开发结果不符）。

操作步骤：

产品经理发起“文档变更申请”，说明变更原因（如“因支付渠道调整，需修改3.5节支付方式配置”）、变更内容及影响范围（如“仅影响V2.1版本，不涉及历史版本”）；

变更申请需经原审核人（或指定负责人）重新审核（若变更涉及需求范围调整，需额外经产品负责人审批）；

审核通过后，产品经理更新文档，版本号规则为“主版本号.次版本号.修订号”（如V2.0→V2.1.0，主版本号重大功能变更，次版本号小功能优化，修订号错误修正）；

文档管理员更新文档库中的版本记录，保留历史版本（至少保留最近3个版本），并在变更日志中记录“变更人、变更日期、变更内容、版本号”。