产品说明书生成框架标准化模板.docVIP

产品说明书框架标准化模板

一、适用范围与应用场景

新品上市：为未上市产品提供结构化说明书保证信息完整性与用户友好性；

产品迭代：针对功能升级、设计优化的产品，快速更新说明书内容，保持与产品的一致性；

合规更新：响应行业标准、法规政策变化（如安全认证、环保要求），同步调整说明书合规条款；

多版本适配：基于用户群体（如专业用户/普通消费者、国内/海外市场）差异化说明书内容。

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

需求明确

收集产品核心信息：产品定位（高端/入门）、目标用户（年龄/专业背景）、核心功能（3-5个关键卖点）、法规要求（如CCC认证、CE标志、环保标准）；

确定说明书类型：基础版（简洁操作指南）、专业版（含技术参数）、多语言版（需翻译适配）。

团队组建

明确分工：编制人（产品经理/技术文档工程师）、审核人（质量工程师/法规专员）、校对人（用户体验设计师）、批准人（部门负责人）；

输出《说明书编制任务清单》，包含时间节点、交付物清单（如初稿、终稿、审核记录）。

资料收集

整理技术文档：产品规格书、测试报告、电路图、零部件清单；

收集用户反馈：原型测试中的用户操作疑问、售后高频问题记录；

参考竞品分析：行业同类产品说明书结构、表述逻辑优化点。

（二）内容填充阶段

按模板框架（详见第三部分）逐模块填写内容，遵循“用户视角优先”原则，保证信息准确、逻辑清晰：

基本信息：产品名称/型号/版本需与产品标识一致，编制/审核/批准人姓名用代替（如“编制人：明”“审核人：*华”）；

核心功能：用“场景化描述”替代参数罗列（例：“智能节能模式：当设备连续30分钟未操作，自动切换至低功耗状态，较常规模式降低能耗20%”）；

使用方法：分步骤编号（1.2.3…），避免歧义（例：“2.2开机操作：①长按电源键3秒，指示灯由红色变为蓝色；②等待系统初始化完成（约10秒），显示主界面”）；

安全提示：按风险等级排序（危险→警告→注意），图标与文字结合（如“??警告：请勿在潮湿环境使用电源适配器，可能导致触电”）。

（三）校验优化阶段

内部审核

技术准确性：由研发团队核对参数、功能描述与实际产品是否一致（如电池容量、接口类型）；

合规性：由法规专员检查是否符合《消费品使用说明总则》（GB5296.1）、《机械产品使用说明书》（GB9969.1）等标准；

逻辑连贯性：检查章节顺序是否符合用户使用习惯（如先“开箱检查”再“基础操作”，最后“故障排除”）。

用户测试

邀请5-8名目标用户（含新手与熟练用户）按说明书操作，记录操作耗时、错误次数、疑问点；

优化难点：针对用户反馈调整表述（如将“按下启动键”改为“找到机身右侧圆形蓝色按钮，轻轻按下”）。

专家评审

邀请行业专家（如标准化委员会成员、资深技术顾问）评审，重点检查术语规范性、风险提示全面性；

输出《评审意见表》，逐条修改并记录修改依据。

（四）输出归档阶段

格式确认

输出格式：PDF（保证排版不乱，支持手机/电脑端查看）、纸质版（符合A4标准，留装订边距）；

版本控制：文件名包含版本号（如“产品说明书_V2.1），变更记录表（版本号、修改日期、修改内容、修改人*）同步更新。

存档管理

电子档：存储至公司文档管理系统（如SharePoint、钉钉知识库），分类标签“产品说明书-产品名称-版本号”；

纸质档：交由档案室统一保管，保存期限不少于产品停产后5年。

三、产品说明书框架模板表格

（一）基本信息表

字段

内容要求

示例

产品名称

与产品标识、包装一致，中英文对照（如适用）

智能空气净化器Pro（SmartAirPurifierPro）

产品型号/规格

包含核心配置（如适用）

KJ-800F（适用面积：30-50㎡）

软件版本（如适用）

嵌入式软件版本号

V1.3.2

说明书版本

主版本号.次版本号.修订号（如V1.0.0）

V2.1.0

编制人

姓名*代替

*明

审核人

姓名*代替

*华

批准人

姓名*代替

*伟

发布日期

YYYY-MM-DD格式

2023-10-15

制造商信息

全称、地址（可简化为“市区路号”）

科技有限公司

客服联系方式

电话（用“400-X-”格式，无真实号码）、官网（仅写公司名称，无）

客服：400-888-

（二）核心功能描述表

功能模块

功能说明

使用场景示例

智能净化

基于PM2.5传感器自动调节净化模式，支持手动切换（静音/标准/强力）

室内PM2.15达150μg/m3时，自动切换至强力模式

APP远程控制

通过“智享家”APP（仅写名称，无）远程开关、定时、模式设置

下班前30分钟通过APP开启净化，回家即享清新空气

童锁保护

长按“童锁”键3秒锁定按键，防止儿童误操作

有小孩家庭使用时启用童锁功能

滤网更换提醒

根据