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养老保险资料归档管理操作手册

一、引言

养老保险资料是记录参保单位和个人养老保险权益、反映养老保险业务经办过程的重要载体，其归档管理工作对于维护参保人员合法权益、规范养老保险业务经办、保障养老保险基金安全具有至关重要的意义。为进一步加强和规范我单位养老保险资料的归档管理工作，提高档案管理科学化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本操作手册。本手册适用于本单位及所属各部门养老保险相关业务资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。全体相关工作人员均应认真学习并严格遵照执行。

二、归档范围与分类

（一）归档范围

养老保险资料归档范围应遵循“应归尽归、有效实用”的原则，主要包括以下与养老保险业务直接相关的各类原始凭证、表单、协议、证明、批复、信息系统数据备份及其他具有保存价值的材料：

1.参保登记类：包括单位参保登记表、个人参保登记表、参保人员增减变动申报表及相关证明材料（如录用手续、解除劳动关系证明、户籍证明等）。

2.缴费申报与核定类：包括缴费工资申报表、社会保险费核定表、补缴申请表及相关证明材料、特殊缴费政策审批材料等。

3.待遇核定与发放类：包括养老金申领表、待遇核定表、资格认证材料、养老金发放记录、待遇调整相关材料、一次性待遇申领及审批材料等。

4.关系转移接续类：包括养老保险关系转移申请表、基本养老保险参保缴费凭证、转移接续信息表、基金转移凭证等。

5.个人账户管理类：包括个人账户对账单、个人账户信息变更申请表及相关证明材料等。

6.稽核审计与投诉举报类：包括稽核检查通知书、稽核工作底稿、审计报告、投诉举报记录及调查处理材料等。

7.政策法规与业务文件类：包括上级下发的养老保险政策法规、业务经办规程、通知、批复，以及本单位制定的相关管理办法、实施细则等。

8.其他类：如重要会议纪要、工作总结、统计报表、与养老保险业务相关的法律文书等具有查考利用价值的材料。

（二）资料分类

为便于管理和检索，养老保险资料应按照其形成规律和业务特点进行科学分类。推荐采用“年度-业务类型”的二级分类法：

1.年度：以公历年度为单位，如“二零二四年”。

2.业务类型：在年度下，按照本手册“（一）归档范围”中所列的八大类进行划分，即参保登记类、缴费申报与核定类、待遇核定与发放类等。

根据实际工作需要，可在业务类型下设置三级类目，如在“待遇核定与发放类”下可细分“正常退休待遇核定”、“病退待遇核定”、“遗属待遇核定”等。

三、归档流程与要求

（一）资料收集

各业务经办人员应在每项业务办理完毕后，及时收集相关的全部资料。收集时需确保资料的真实性、完整性和有效性。对手续不全、内容不完整或不符合要求的资料，应及时退回并督促补齐或更正。资料收集工作应在业务办结后规定时限内完成。

（二）资料整理

1.鉴别：对收集到的资料进行鉴别，判断其是否属于归档范围，剔除重复、无效及无保存价值的材料。

2.排序：将同一业务事项形成的资料按照业务办理的先后顺序或逻辑关系进行系统排列。通常顺序为：批复性文件在前，请示性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；正件在前，附件在后。

3.编号：对整理排序后的资料，可根据需要在每份材料的右上角或左上角编写页号。若材料本身已有页码，可不再重复编写。

4.填写备考表：对于成册的档案，应在卷末填写备考表，注明本卷材料的件数、页数，以及在整理过程中发现的问题和处理情况等，并由整理人签名。

（三）资料审核

资料整理完毕后，应由业务部门负责人或指定的专人对归档资料的完整性、准确性、规范性进行审核。审核无误后，在相关移交凭证上签字确认。对审核不合格的，应退回整理人重新整理。

（四）资料编号与装订

1.档案编号：按照“年度-业务类型-案卷顺序号”的规则对案卷进行统一编号。编号应具有唯一性和可追溯性。

2.装订：

*对于纸张规格统一、厚度适中的资料，宜采用线装或胶装方式装订成册。装订前应去除金属物，对破损的材料应进行修补。

*对于大幅面材料，应按照归档文件大小进行折叠，折叠时应尽量减少折叠次数，方便查阅。

*对于不宜装订的珍贵资料或特殊载体（如光盘、U盘等电子介质），应装入档案袋或档案盒中，并在袋/盒外注明内容。

（五）编制检索工具

为便于快速查找和利用，应编制必要的检索工具，如案卷目录、卷内文件目录等。有条件的单位可建立档案管理信息系统，实现档案的计算机检索。

（六）归档移交

经过上述环节处理完毕的养老保险资料，应由业务部门定期（如每月或每季度）向单位档案管理部门或指定的档案管理人员办理移交手续。移交时应填写《档案移交清册》，详细列明移交档案的年度、业务类型、案卷号、题名、页数、件数等信息，双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。

四、档