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公司办公用品采购及配置标准手册

前言

为规范公司办公用品的采购、配置、领用及管理流程，降低行政运营成本，提高办公效率，确保资源的合理分配与有效利用，特制定本手册。本手册旨在为公司各部门及全体员工提供清晰、统一的办公用品管理指引，确保各项工作有序开展。本标准适用于公司所有部门及员工，自发布之日起执行。

第一章总则

1.1目的与意义

本手册的制定旨在建立科学、规范的办公用品管理体系，通过明确采购标准、优化配置方案、规范领用流程，实现以下目标：

保证办公用品的及时供应，满足日常办公需求。

控制采购成本，避免浪费和不必要的支出。

提升办公用品管理效率，减少行政事务性工作负担。

促进节约型办公文化的形成，倡导绿色环保理念。

1.2基本原则

办公用品管理遵循以下原则：

需求导向原则：以各部门实际办公需求为基础，合理确定采购品类与数量。

性价比最优原则：在满足质量要求的前提下，优先选择性价比高的产品及供应商。

统一规范原则：采购、配置、领用等环节均需遵循本手册规定的统一流程和标准。

节约环保原则：鼓励使用环保、可回收的办公用品，倡导按需领用、杜绝浪费。

公开透明原则：采购过程应坚持公开、公平、公正，确保合规性。

1.3适用范围

本手册适用于公司所有部门的办公用品采购申请、审批、采购执行、入库验收、库存管理、配置标准、领用登记及废弃处理等相关活动。公司所有员工均有义务遵守本手册的各项规定。

第二章组织与职责

2.1行政部

行政部作为办公用品管理的归口部门，主要职责包括：

本手册的制定、修订、解释与监督执行。

办公用品供应商的筛选、评估、合作谈判与管理。

公司层面办公用品的统一采购（除特殊规定外）。

办公用品的入库、保管、盘点与发放管理。

办公用品库存水平的监控，确保合理库存，避免积压或短缺。

定期统计办公用品的消耗情况，分析成本构成，并提出优化建议。

组织宣传节约使用办公用品的理念和方法。

2.2各部门

各部门在办公用品管理中承担以下职责：

根据本部门实际工作需求，按照规定流程提交办公用品采购申请。

指定专人（通常为部门行政联络人或内勤）负责本部门办公用品的领用、分发及内部管理。

监督本部门员工按照标准领用和节约使用办公用品，避免浪费。

配合行政部进行办公用品相关的调研、盘点及成本分析工作。

2.3财务部

财务部负责办公用品采购的财务支持与监督，主要职责包括：

办公用品采购预算的审核与控制。

采购款项的审核与支付。

监督办公用品采购过程中的财务合规性。

第三章办公用品采购标准

3.1采购品类界定

办公用品主要包括以下几大类，具体明细可根据实际情况调整：

办公文具类：如笔、本、文件夹、订书机、计算器等日常书写及整理用品。

办公用纸类：如复印纸、打印纸、传真纸、便签纸等各类纸张。

办公设备耗材类：如打印机墨盒、硒鼓、色带、碳粉，以及其他办公设备的专用耗材。

办公家具类：（通常为大宗或固定采购，需另行规定审批流程）如办公桌椅、文件柜等。

办公杂品类：如剪刀、胶水、卷尺、垃圾袋、饮用水等。

其他特殊品类：根据部门专业需求，经审批后采购的特殊办公用品。

3.2采购申请与审批

常规采购：各部门根据月度或季度办公用品消耗情况，于每月固定日期前向行政部提交下月《办公用品采购申请表》，经部门负责人签字确认后，由行政部汇总审核，报相关领导审批后统一采购。

临时采购：因突发或紧急情况确需临时采购办公用品的，部门需提交《临时办公用品采购申请单》，详细说明采购理由、品类、数量，经部门负责人及行政部负责人审批后，由行政部安排采购；金额较大的临时采购，需报请更高层级领导审批。

采购申请应清晰、准确填写所需物品的名称、规格型号、预估数量、预估单价及用途，避免模糊不清导致采购偏差。

3.3供应商管理

供应商选择：行政部应建立合格供应商名录，选择资质齐全、信誉良好、产品质量可靠、价格合理、服务优质的供应商进行合作。对于重要或长期采购项目，应优先考虑具有规模和实力的供应商。

询比价机制：对于达到一定金额的采购项目，行政部应向至少两家及以上合格供应商进行询比价，确保采购价格的合理性。

合同管理：与主要供应商应签订书面采购合同，明确产品质量、价格、交货期、付款方式、售后服务及违约责任等条款。

供应商评估：行政部定期（如每半年或一年）对供应商的表现进行评估，包括产品质量、价格竞争力、交货及时性、售后服务等方面，评估结果作为后续合作的重要依据。

3.4采购实施与验收

行政部根据审批通过的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。

供应商按订单要求送货至公司指定地点，行政部负责组织验收。验收内容包括：数量是否相符、物品是否完好无损、规格型号是否与订单一致、是否有产品合格证明等。

验收合格后，行政部相关人员在送货单上签字确认，并及时办理入库手续。如发现问题，应立即与供应