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招标结果确认函格式及注意事项

在招标采购活动中，招标结果确认函是招标方在完成评标工作、确定中标人后，向中标人（有时也包括未中标人）发出的正式书面通知。它不仅是对招标结果的法定确认，也是后续合同签订等工作的重要依据，因此其格式的规范性和内容的严谨性至关重要。本文将详细阐述招标结果确认函的标准格式及撰写时需注意的关键事项。

一、招标结果确认函格式

招标结果确认函作为一种正式的法律文件，其格式应遵循公文写作的基本规范，确保内容完整、条理清晰、表述准确。

（一）基本结构

1.标题：应明确标注“招标结果确认函”或“中标结果确认函”，并可在标题中简要提及项目名称，如“关于XX项目（项目编号：XXX）招标结果的确认函”。

2.称谓：写明接收函件的单位全称，即中标人（或潜在中标人）的法定全称。顶格书写，后加冒号。

3.正文：这是确认函的核心部分，需包含以下关键信息：

*项目概况：清晰列出项目名称、招标编号，确保与招标文件一致。

*招标过程简述：简要说明招标活动的时间节点，如开标日期、评标委员会评审日期等，以体现程序的合规性。

*确认内容：明确指出经评标委员会评审并经招标方确认，确定哪家单位为该项目的中标人。

*中标金额：明确中标总价，金额应同时包含大写和小写，并确保两者一致。例如：“中标金额为人民币XX万元（大写：人民币XX整）”。

*其他需确认事项：如中标标的的具体规格、数量（若适用）、服务期限、质量标准等关键合同要素，可在此处简述或明确将在后续合同中约定。

*履约要求：提示中标人在规定期限内提交履约保证金（如有）、签订合同等后续义务。

4.结尾：通常使用“特此函告”、“此复”等规范用语。

5.落款：包括发函单位全称（并加盖单位公章）、法定代表人或授权代表人签字（可选，但加盖公章是必须的）、发函日期（年、月、日，需完整规范）。

6.联系方式：为便于中标人联系，可在落款后附上招标方联系人、联系电话、电子邮箱及单位地址。

（二）格式示例

关于[项目全称]（招标编号：[XXXXXXX]）招标结果的确认函

[中标人全称]：

贵单位参与的我单位[项目全称]（招标编号：[XXXXXXX]）招标活动，已于[YYYY年MM月DD日]开标，并经评标委员会评审。

根据评标结果及相关规定，现确认贵单位为该项目的中标人。中标金额为人民币[具体金额大写]（￥[具体金额小写]）。

请贵单位在收到本确认函后，于[YYYY年MM月DD日]前（或：[X]个工作日内）派授权代表携带相关文件至我单位[具体部门或地址]办理合同签订等后续事宜，并按招标文件要求提交履约保证金。

特此函告。

（联系人：[张三]联系电话：[电话号码]电子邮箱：[邮箱地址]地址：[详细地址]）

[招标单位全称]（加盖公章）

[法定代表人或授权代表人签字（可选）]

[YYYY年MM月DD日]

二、撰写及使用注意事项

招标结果确认函的撰写和发出，直接关系到招标活动的合法性和最终效果，需格外审慎。

（一）内容准确性是生命线

*信息核对无误：项目名称、招标编号、中标人全称、中标金额等核心信息必须与评标报告、招标文件完全一致，反复核对，杜绝任何错别字或数字错误。特别是中标金额的大小写，务必精确无误。

*法律依据充分：确认函的发出必须基于合法合规的评标过程和结果，符合《中华人民共和国招标投标法》及相关法规规定，确保程序正义。

（二）措辞严谨规范，避免歧义

*用语正式：作为法律文件，应使用规范、正式的书面语言，避免口语化、模糊不清或易产生歧义的表述。

*逻辑清晰：正文内容应层次分明，先说什么后说什么，要有合理的逻辑顺序，让接收方能够快速准确理解函件意图。

（三）时效性与程序性要求

*及时发出：在评标结果公示期结束且无异议（或异议已妥善处理）后，应尽快向中标人发出确认函，以保证项目顺利推进。

*遵守公示规定：在发出正式确认函前，通常需按规定进行中标结果公示，公示期内无异议或投诉处理完毕后，方可发出确认函。

*对象明确：确认函通常发给中标人。对于未中标人，可单独发出未中标通知书，或在中标结果公示中一并告知，无需重复发送确认函。

（四）文件规范性与留存

*公章效力：确认函必须加盖招标单位的有效公章，否则不具备法律效力。

*书面形式：尽管可以通过邮件等方式发送扫描件，但正式的纸质版函件（加盖公章）通常仍是必要的，具体可根据项目要求和双方约定。

*存档备查：发出的确认函应做好登记和存档工作，包括正本、副本及发送凭证，以备后续审计和追溯。

（五）其他注意要点

*附件说明：如确认函内容较多或需附带其他文件（如中标通知书详细版本、合同草案等），应在正文末尾注明附件名称和数量。

*保密要求：在函件发出