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项目文档归档及管理体系框架模板

一、适用项目类型与管理痛点

本管理体系框架适用于IT研发项目、工程建设类项目、产品迭代项目、企业内部管理改进项目等多类型项目，尤其适合涉及多部门协作、文档版本频繁更新、需长期追溯的项目场景。

核心管理痛点包括：

文档分散存储（如本地硬盘、即时通讯工具），导致查找困难；

版本混乱，无法快速定位最新有效文档；

文档责任不明确，出现问题时难以追溯责任人；

项目结束后文档缺失或归档不规范，影响后续复盘或审计；

敏感文档权限管理不当，存在信息泄露风险。

二、文档管理全流程实施步骤

步骤1：项目启动阶段——制定文档管理计划

目标：明确文档管理的范围、规则及责任人，保证后续工作有章可循。

操作说明：

项目经理组织核心成员（如技术负责人、产品经理、质量负责人）召开文档管理启动会；

根据《项目管理计划》，识别项目全生命周期需产生的文档类型（如需求文档、设计文档、测试报告、会议纪要、变更记录等）；

制定《项目文档管理计划》，明确以下内容：

文档分类及编码规则（见步骤2）；

各类文档的负责人、创建及审核周期；

文档存储位置（如企业云盘、共享服务器路径）；

权限管理策略（如查阅权限、编辑权限、权限）；

版本控制规范（见步骤5）。

《项目文档管理计划》需经项目经理签字确认，同步至项目组所有成员。

步骤2：建立文档分类与编码体系

目标：通过标准化分类和编码，实现文档的系统性管理，避免混乱。

操作说明：

文档分类：按项目阶段和文档属性分为一级类目和二级类目，示例：

一级类目

二级类目示例

项目规划类

项目章程、可行性研究报告、WBS分解表

需求管理类

用户需求说明书、需求规格说明书、需求变更记录

设计开发类

系统架构设计、数据库设计、接口文档

测试验收类

测试计划、测试用例、测试报告、验收报告

项目管理类

会议纪要、进度报告、风险登记册、问题跟踪表

归档交付类

用户手册、运维手册、项目总结报告

文章样式规则：采用“项目代码-一级类目代码-二级类目代码-版本号-流水号”格式，示例：

项目代码：用项目简称拼音首字母+年份（如“CRM2024”）；

一级类目代码：用英文首字母（如“GL”=规划类，“XQ”=需求类）；

二级类目代码：用2位数字（如“01”=项目章程，“02”=可行性研究报告）；

版本号：主版本号.次版本号.修订号（如“V1.0.1”）；

流水号：3位数字（从001开始递增）。

编码示例：CRM2024_XQ_02_V1.0.1_001（表示CRM项目2024年需求类可行性研究报告V1.0.1版第1版）。

步骤3：搭建文档存储结构

目标：建立层级清晰、易于访问的文档存储路径。

操作说明：

根据企业文档管理平台（如云盘、SharePoint等），按项目创建根目录，命名规则为“项目代码-项目名称”（如“CRM2024-客户关系管理系统”）；

在根目录下创建一级类目文件夹（对应步骤2的分类），名称为“一级类目代码-一级类目名称”（如“GL-项目规划类”）；

在一级类目文件夹下创建二级类目文件夹，名称为“二级类目代码-二级类目名称”（如“01-项目章程”）；

最终存储路径示例：CRM2024-客户关系管理系统/GL/01-项目章程/。

步骤4：文档创建与审核流程

目标：保证文档内容准确、规范，符合项目需求。

操作说明：

文档创建：由指定负责人按模板（见步骤6）创建文档，命名规则为“文章样式-文档名称”（如CRM2024_XQ_02_V1.0.1_001-需求规格说明书.docx）；

文档审核：

初审：由文档负责人自查内容完整性、格式规范性；

复审：由相关领域专家审核（如需求文档需产品经理、技术负责人双审核）；

终审：由项目经理或项目发起人审批，确认文档可发布；

审核通过后，文档负责人将最终版至对应存储路径，并在文档中标注“审核通过”及审核日期、审核人。

步骤5：文档版本控制管理

目标：避免版本混乱，保证使用最新有效文档。

操作说明：

所有文档需严格遵循版本号规则（主版本号=重大内容变更，次版本号=局部内容调整，修订号=错误修正）；

文档更新时，需填写《文档版本变更记录》（见模板表格1），说明变更原因、变更内容、变更人、变更日期；

历史版本需保留在“历史版本”子文件夹中，命名规则为“文章样式-文档名称-版本号”（如CRM2024_XQ_02_V1.0.0_001-需求规格说明书.docx），避免覆盖；

项目组日常查阅仅可访问最新版本，如需查阅历史版本，需向文档负责人申请并记录查阅原因。

步骤6：文档权限与查阅管理

目标：保障文档安全，控制信息访问范围。

操作说明：

根据文档密级划分权限（一般/秘密/机密），示例：

密级

可查阅人员

可编辑人员

一般

项目组全体成员

文档负责人及相关岗位人员

秘密

项目核心成员、部门负责人

项目