行政采购流程与供应商信息管理表.docVIP

一、适用组织与核心目标

本工具模板适用于企业、事业单位、机关等组织的行政部门，旨在规范采购全流程管理，实现供应商信息的动态维护与高效利用。通过标准化操作，保证采购行为合规、透明，降低采购成本，同时提升供应商合作质量，为行政事务提供稳定、可靠的资源支持。

二、采购流程全周期操作指引

（一）需求发起与审批

需求提报：各部门根据工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估预算、用途及需求时间，经部门负责人*审核签字后提交至行政部。

预算复核：行政部对接财务部，核查采购预算是否充足，预算金额需符合公司《采购管理办法》规定的审批权限（如单笔5000元以下由行政部经理审批，5000-20000元需分管副总审批，20000元以上需总经理*审批）。

审批流转：审批通过后，行政部启动采购流程；若不通过，行政部需反馈需求部门修改申请，重新提交审批。

（二）供应商选择与洽谈

供应商寻源：

公开采购：通过公司合格供应商库、行业平台、公开招标等方式筛选潜在供应商，不少于3家比价。

单一来源：若物品/服务具有唯一性（如定制化设备），需经分管领导*批准后，直接对接指定供应商。

资质审核：行政部对供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、经营许可证）、过往合作案例、商业信誉等进行核查，保证供应商具备合法经营能力。

比价/议价：向符合资质的供应商发出询价单，要求提供报价单、产品说明书、服务承诺等材料，行政部组织相关部门（如使用部门、财务部）进行综合比价（价格占比60%，质量占比30%，服务占比10%），确定候选供应商。

（三）采购执行与合同签订

订单下达：根据比价结果，行政部填写《采购订单》，明确物品/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式等条款，经审批后发送至供应商。

合同签订：单笔采购金额5000元及以上需签订书面合同，合同需包含双方基本信息、标的物详情、质量标准、违约责任、争议解决方式等条款，由行政部负责人*及法定代表人签字盖章后生效。

（四）验收与付款

到货验收：供应商交付物品/服务后，由行政部组织使用部门共同验收，对照采购订单核对数量、质量、规格等，填写《验收单》，验收合格三方签字确认；若不合格，需及时通知供应商退换货或整改，并记录问题反馈。

付款申请：验收合格后，行政部收集采购订单、验收单、合规票据（如增值税发票）等材料，填写《付款申请单》，按财务审批流程提交付款。

三、供应商信息管理标准化操作

（一）供应商准入

申请提交：新供应商需填写《供应商准入申请表》，附营业执照副本、资质证书、法人证件号码明、产品目录、报价单等材料，提交至行政部。

实地考察：对关键物料或服务供应商（如办公设备、物业服务等），行政部需组织实地考察，评估生产能力、服务质量、供货稳定性等。

信息录入：考察通过后，将供应商信息录入《供应商信息档案表》，分配唯一供应商编码，纳入合格供应商库管理。

（二）信息动态维护

定期更新：行政部每半年对供应商信息进行复核，更新联系人、联系方式、经营范围、资质有效期等信息，保证档案真实有效。

变更报备：供应商发生名称、地址、股权结构等重大变更时，需在变更后15个工作日内提交书面说明及相关证明材料，行政部审核后更新档案。

（三）绩效评估与分级

评估周期：每年度对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括质量达标率（30%）、交付及时率（25%）、服务响应速度（20%）、价格竞争力（15%）、合作配合度（10%）。

分级管理：根据评估结果将供应商分为A级（优先合作）、B级（稳定合作）、C级（限期整改）、D级（淘汰），A级供应商可享受付款周期缩短、订单倾斜等激励，C级供应商需提交整改报告，连续两次评估为D级则终止合作。

四、核心流程表单模板

（一）《采购申请单》

申请部门

申请人

日期

采购物品/服务名称

规格型号

数量

预估预算（元）

需求时间

用途说明

部门负责人签字

行政部审核意见

财务部预算复核

审批结果（□通过□不通过）

审批人：

日期：

（二）《供应商信息档案表》

供应商名称

统一社会信用代码

供应商编码

注册地址

联系人

联系方式

主营产品/服务

资质证书（有效期）

合作起始时间

合作历史记录（订单编号、金额、交付时间、验收情况）

绩效评估等级（□A□B□C□D）

评估日期

评估人

备注（如整改记录、特殊约定）

（三）《采购验收单》

采购订单编号

供应商名称

验收日期

物品/服务名称

规格型号

应收数量

质量描述（□合格□不合格，不合格需注明问题）

使用部门验收人签字

行政部验收人签字

不合格处理意见：□退换货□整改□折价接受

处理结果：

五、关键操作风险提示

合规性优先：采购流程需严格遵循公司制度及国家法律法规，禁止化整为零规避审批，保证“三重一大”（重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额