企业费用申请与审批流程规范表.docVIP

企业费用申请与审批流程规范表

一、适用范围与发起时机

本规范适用于企业内部各项费用的申请与审批管理，涵盖日常办公费用（如文具、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿）、业务招待费用、市场推广费用及其他经公司认定的合理支出。当员工因公需发生上述费用时，均需按本流程发起申请，保证费用支出的合规性、合理性及可追溯性。费用申请应在业务发生前或发生时及时提交，避免事后补办（特殊情况需经分管领导审批）。

二、流程操作步骤详解

（一）申请发起：填写《费用申请单》

申请人准备材料：根据费用类型，提前收集相关依据（如报价单、会议通知、行程单等），保证费用用途明确、计算准确。

登录系统/填写纸质表单：通过企业OA系统或使用公司统一印制的《费用申请单》，逐项填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：费用项目（如“市内交通费”“客户招待餐费”）、金额（大写+小写）、费用发生时间、地点、用途说明（需详细描述业务背景，如“接待项目客户洽谈”）；

附件清单：注明所附材料名称及数量（如“3张出租车发票”“1份会议议程”）。

提交申请：检查信息无误后，通过系统提交或将纸质表单提交至部门负责人。

（二）部门审核：确认费用合理性与预算

部门负责人审核：部门负责人（*）需在1个工作日内完成审核，重点核对：

费用是否与部门业务计划相符，是否符合预算标准；

用途说明是否清晰，附件是否齐全；

金额计算是否准确，有无超预算情况（超预算需额外说明原因）。

审核结果处理：

通过：在系统或表单上签署“同意”，流转至财务部门；

驳回：注明驳回原因（如“用途不明确”“超预算”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务审核：合规性与票据核验

财务专员审核：财务部门（*）在2个工作日内完成审核，重点检查：

费用是否符合公司费用管理制度（如差旅住宿标准、招待费上限）；

附件票据是否真实、合法（如发票抬头、税号是否准确，有无涂改）；

费用归属期间是否正确，是否重复申请。

审核结果处理：

通过：签署“合规”，流转至对应审批权限的领导；

不通过：注明问题（如“发票抬头错误”“超标准金额”），退回申请人补充或更换票据后重新提交。

（四）领导审批：按权限最终确认

根据费用金额及类型，由不同层级领导审批（具体权限标准由公司另行制定）：

常规费用（如5000元以下办公费）：由部门分管领导（*）审批，1个工作日内完成；

重要费用（如5000-20000元差旅费、招待费）：由部门分管领导+分管副总（*）联合审批，2个工作日内完成；

大额费用（如20000元以上）：由部门分管领导+分管副总+总经理（*）联合审批，3个工作日内完成。

审批领导需确认费用的必要性及投入产出比，签署“同意”或“不同意”意见（不同意需书面说明原因）。

（五）费用支付与账务处理

支付执行：审批通过后，财务部门根据《费用申请单》及附件，通过银行转账或备用金方式支付费用（紧急费用可申请绿色通道，但需事后补齐审批流程）。

账务登记：财务专员在支付后1个工作日内，将费用信息录入财务系统，标注申请编号，保证账实一致。

费用报销：若为预借款或垫付费用，申请人需在费用发生后5个工作日内，粘贴原始票据（需与申请单信息一致），填写《费用报销单》，经财务复核后完成冲抵。

（六）流程归档

所有《费用申请单》、审批记录、附件票据由财务部门统一归档保存，保存期限不少于5年，便于后续审计或查询。

三、规范表格模板

企业费用申请单

基础信息

内容

申请人

*（姓名）

所属部门

申请日期

年月日

联系方式

费用明细

费用项目

（如：采购办公用纸/上海差旅费）

发生时间

年月日至年月日（单次填具体日期）

发生地点

用途说明

（详细描述业务背景，例：为项目采购打印材料）

金额（小写）

￥

金额（大写）

附件清单

（例：增值税发票1张、报价单2份）

审批流程

部门负责人审核

意见：同意□驳回□

签名：日期：

财务审核

意见：合规□不合规□

签名：日期：

分管领导审批

意见：同意□不同意□

签名：日期：

分管副总/总经理审批

（如需）意见：同意□不同意□

签名：日期：

四、执行要点与常见问题提示

预算先行原则：各项费用申请需提前确认部门预算，无预算或超预算需提交书面说明，经分管领导审批后方可发起。

附件完整性：所有费用申请必须附真实、有效的支撑材料（如发票、合同、通知等），严禁无依据申请。

时限要求：各环节审批人需在规定时限内完成审核，避免流程拖延；若因特殊情况无法按时审批，需提前告知申请人及下一环节。

信息一致性：申请单填写的费用项目、金额、用途需与附件材料完全一致，不得拆分或合并申请以规避审批权限。

禁止行为：严禁虚报费用、挪用公款、将个人费用混入公费报销，一经发觉将按公司制度处理。

特殊情况处