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采购管理流程及合同审查工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位及组织的采购管理活动，涵盖物资采购（如原材料、设备、办公用品）、服务采购（如咨询、运维、设计）、工程项目采购等场景。涉及部门包括需求部门、采购部、财务部、法务部及管理层，适用于年度集中采购、临时紧急采购、新供应商引入、续签合同等不同采购类型，可帮助规范流程、控制风险、提升效率。

二、采购全流程操作指引

（一）需求提出与审批

操作主体：需求部门、部门负责人、采购部、管理层（视采购金额）

步骤说明：

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息，并附上技术规格书或需求说明（如需）。

部门审核：需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

采购复核：采购部核对采购需求是否符合公司采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准），并评估现有库存或供应商资源是否满足需求，必要时与需求部门沟通调整需求。

审批生效：

常规采购（金额≤X万元）：由采购部负责人审批；

重要采购（X万元＜金额≤Y万元）：由分管副总审批；

重大采购（金额＞Y万元）：提交总经理办公会或决策委员会审批。

输出文件：《采购申请表》（含审批流程）。

（二）供应商选择与管理

操作主体：采购部、需求部门、评审小组（含技术、商务、财务人员）

步骤说明：

采购方式确定：根据采购金额、需求紧急程度及市场情况，选择合适的采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等），遵循“公开、公平、公正”原则。

供应商信息收集：

公开招标：通过采购平台、行业媒体发布招标公告；

邀请招标：向3家及以上合格供应商发出邀请；

询价：向不少于3家供应商发出询价单。

供应商资格审查：评审小组对供应商资质进行审核，包括营业执照、生产/经营许可证、相关认证（如ISO体系）、财务状况、业绩案例、信誉记录等，形成《供应商资格审查表》。

供应商评估与选定：

技术标：评估产品/服务质量、技术参数匹配度、交付能力；

商务标：评估价格、付款条件、售后服务、履约承诺；

综合评分：按权重（技术40%、价格40%、商务20%）计算得分，得分最高者首选，若得分相近可组织谈判。

输出文件：《供应商资格审查表》《供应商评估报告》《中标/成交通知书》。

（三）合同拟定

操作主体：采购部、法务部、需求部门

步骤说明：

基础信息整理：采购部根据谈判结果，整理合同基础信息，包括双方主体信息（供应商名称、地址、联系人，采购方名称、地址、开户行）、采购标的（名称、规格、数量、单价、总价）、交付安排（时间、地点、方式）、验收标准（技术参数、验收流程）、付款方式（预付款、进度款、尾款比例及节点）、违约责任（违约金、赔偿范围）、争议解决方式（仲裁/诉讼）等。

部门确认：需求部门确认标的物技术细节及验收标准，财务部确认付款条款与预算匹配度，采购部确认商务条款。

法务审核初稿：法务部根据公司合同模板及法律法规，审核合同条款的合法性、合规性及完整性，重点检查权责对等、风险规避条款（如知识产权、保密义务、不可抗力）。

输出文件：《采购合同（初稿）》《法务审核意见表》。

（四）合同审查

操作主体：法务部、财务部、采购部、管理层

步骤说明：

多部门联合审查：

法务审查：重点审查合同主体资格、条款合法性、违约责任、争议解决、知识产权归属等，出具《法务审查意见书》；

财务审查：审查付款方式、发票要求、税务处理、资金预算、履约保证金条款等，出具《财务审查意见书》；

采购审查：审查商务条款（价格、交付、服务）与谈判结果一致性，供应商履约能力是否达标。

意见汇总与修改：采购部汇总各部门审查意见，与供应商沟通修改合同，形成《合同修订记录》，直至所有部门无异议。

最终审批：

常规合同：由采购部负责人、法务部负责人双签；

重大合同：提交分管副总及总经理审批。

输出文件：《法务审查意见书》《财务审查意见书》《合同修订记录》《合同审批表》。

（五）合同签订与分发

操作主体：采购部、法务部、行政部

步骤说明：

文本最终确认：审批通过的合同文本由法务部加盖“合同专用章”或公章，保证文本与审批版本一致，无涂改。

签订与存档：

双方授权代表签字（需提供授权委托书），采购部留存原件至少2份，一份交供应商，一份交行政部归档；

电子合同需通过合法电子签章平台签订，保证法律效力。

信息同步：采购部将合同关键信息（编号、标的、金额、供应商、交付时间）录入采购管理系统，同步至财务部、需求部门。

输出文件：《采购合同（正本）》《授权委托书》《合同登记台账》。

（六）执行、验收与结算

操作主体：采购部、需求部门、供应商、财务部

步骤说明：

履约跟踪：采购部定期跟踪供