行政费用审批与报销流程管理模板.docVIP

行政费用审批与报销流程通用管理模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政费用管理与报销场景，涵盖日常办公中产生的各类行政性支出，包括但不限于：办公用品采购费、差旅交通费、业务招待费、通讯费、固定资产维修费、会议费、快递费等。

适用对象包括：

费用申请人：各部门需发生行政费用的员工；

部门负责人：审核费用真实性与必要性；

行政管理部门：复核费用预算与合规性；

财务部门：审核票据合法性、金额准确性及流程完整性；

管理层：对特定金额或特殊事项进行最终审批。

二、行政费用审批与报销全流程操作指引

（一）第一步：费用申请与单据填写

发起申请：员工需在费用发生前或发生后3个工作日内，通过OA系统或线下填写《行政费用报销申请单》（见模板一），明确费用用途、类型、金额及预算归属。

准备附件：

采购类费用：需附供应商报价单、采购合同（单笔金额≥2000元）、验收单（由行政部签字确认）；

差旅类费用：需附出差审批单（注明出差事由、时间、地点）、交通票据（发票需与行程一致）、住宿发票（需明细清单）；

招待类费用：需附招待对象、事由、人数说明（单笔金额≥500需提前向行政部报备）；

其他费用：根据实际类型提供对应证明材料（如会议通知、维修清单等）。

签字确认：申请人需在申请单上签字确认信息真实、准确，并注明联系方式。

（二）第二步：部门负责人初审

审核重点：部门负责人需从“必要性”和“合理性”两方面审核：

费用是否为部门工作必需；

金额是否在部门年度预算范围内；

费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

审批结果：

符合要求的，签字确认并流转至行政管理部门；

不符合要求的，注明退回理由并反馈给申请人，待修改后重新提交。

（三）第三步：行政管理部门复核

预算与合规性审核：行政部重点核查：

费用是否已纳入年度行政预算（预算外费用需额外提交《预算外费用申请表》，经分管副总审批）；

采购类费用是否执行比价流程（≥3000元需至少3家供应商报价）；

票据是否符合“抬头全称、税号、项目明细、盖章清晰”等要求。

特殊事项处理：

对突发紧急费用（如设备维修），可先通过电话向行政部负责人报备，事后2个工作日内补全手续；

对涉及固定资产、低值易耗品的采购，需同步更新台账信息。

（四）第四步：财务部门终审

票据与金额审核：财务部重点检查：

发票真伪（通过国税平台查验）；

金额计算是否准确（如报销总额=发票金额-预借款）；

报销单与附件信息是否一致（申请人、日期、事由等）。

审批结果：

审核通过后，在系统中确认支付指令，按公司财务制度安排付款（线上支付3个工作日到账，现金报销需提前1个工作日申请）；

审核不通过的，注明原因（如“发票抬头错误”“金额超标”）并退回至申请人。

（五）第五步：报销支付与档案归档

费用支付：财务部完成审批后，通过银行转账或现金方式支付报销款项，同时在OA系统中更新报销状态为“已支付”，并通过短信/邮件通知申请人。

档案管理：行政部或财务部每月将报销单据（含申请单、附件、审批记录）按部门分类归档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。

三、配套工具表单模板

模板一：行政费用报销申请单

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

费用类型

□办公费□差旅费□招待费□通讯费□其他______

预算科目

费用明细（可附页）

序号

费用项目

金额（元）

1

2

…

报销总金额（大写）

￥（小写）

费用事由说明

申请人签字

部门负责人审批

行政复核意见

财务审批意见

管理层审批（≥5000元）

支付信息

收款人：

账号：

开户行：

模板二：费用审批流程跟踪表

申请编号

XZ-2024-X

费用类型

差旅费

申请日期

2024–

申请人

*某

部门

市场部

申请金额

1,500.00

审批节点

审批人

审批意见

审批时间

备注

部门初审

*某（部门经理）

同意

-

符合预算

行政复核

*某（行政主管）

同意

-

票据合规

财务终审

*某（财务经理）

同意

-

发票有效

管理层审批

*某（副总）

同意

-

金额≤5000

支付状态

已支付（-）

支付方式

银行转账

模板三：费用报销明细汇总表（部门月度）

部门：行政部

报销周期：2024年月

制表人：*某

审核人：*某

费用类型

笔数

总金额（元）

主要事由

办公费

5

850.00

采购文具、打印纸

差旅费

2

2,300.00

外地参会交通费

招待费

1

1,200.00

客户接待

通讯费

8

640.00

部门话费报销

合计

16

4,990.00

四、使用规范与风险提示

（一）费用真实性要求

严禁虚构费用、拆分报销（如将超限招待费拆分为多笔办公费报销），一经发觉按公司规定追回款项并通报批评；

差旅费报销需与出差审批单时间、地点一致，不得虚报天数