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机关单位档案管理规范标准

前言

档案作为机关单位各项工作的真实记录和历史凭证，其管理水平直接关系到单位的科学决策、高效运转和历史传承。为进一步规范我单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及行业标准，结合我单位实际，特制定本规范标准。本标准旨在为机关单位档案管理提供统一的行为准则和操作指南，适用于单位内部所有部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节的管理活动。

一、基本原则

（一）真实性原则

档案必须是机关单位在各项职能活动中直接形成的原始记录，其内容和形式必须真实可靠，严禁伪造、篡改或损毁。归档材料应保持其历史原貌，手续齐全，责任明确。

（二）完整性原则

档案管理应确保所形成的档案材料齐全完整，能够全面反映机关单位各项工作的过程和结果。从文件材料的产生、流转到最终归档，要形成闭环管理，防止重要文件材料的遗漏或丢失。

（三）规范性原则

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各个环节都必须严格遵循国家及本单位规定的程序和方法，做到统一标准、统一制度、统一流程，确保档案管理工作有序进行。

（四）安全性原则

档案安全是档案管理的生命线。必须建立健全档案安全保密制度，采取有效措施，防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁，确保档案实体安全和信息安全，杜绝失泄密事件发生。

（五）可利用性原则

档案管理的最终目的是为了利用。应在确保安全的前提下，简化利用手续，优化利用服务，为机关单位各项工作提供便捷、高效的档案信息支持，充分发挥档案的凭证作用和参考价值。

二、管理机构与人员职责

（一）管理机构

机关单位应明确档案工作的分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案工作岗位），负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属单位的档案工作。档案管理部门应具备相对独立的办公和库房空间。

（二）人员职责

1.单位分管领导：对本单位档案工作负总责，审批档案工作规划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备。

2.档案管理部门负责人：具体组织实施档案管理工作，制定和完善档案管理制度及工作细则，指导和检查各部门档案业务，组织档案人员培训，确保档案工作规范有序开展。

3.档案管理人员：

*负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用、编研等具体工作。

*熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，严格执行档案管理制度，确保档案的完整与安全。

*积极开展档案利用服务，编制必要的检索工具，提高档案利用效率。

*负责对各部门兼职档案员进行业务指导。

4.各部门兼职档案员：负责本部门日常工作中形成的文件材料的收集、积累、预整理，并按规定向档案管理部门移交归档，协助档案管理部门做好本部门档案的利用工作。

三、档案收集与归档

（一）归档范围

机关单位在各项工作中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

1.本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料。

2.本单位在行政管理、业务管理、财务管理、人事管理等活动中形成的文件材料。

3.本单位与其他单位往来的重要函件、协议、合同等。

4.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制等基本情况的文件材料。

5.其他具有保存价值的声像、电子、实物等载体档案。

具体归档范围应根据国家有关规定和本单位实际情况制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》。

（二）归档时间

1.文书档案：一般应在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作。

2.专门档案（如会计档案、基建档案、科研档案等）：应按照相应专业档案管理规定的时限进行归档。

3.重大活动、重要会议形成的文件材料，应在活动结束或会议闭幕後及时整理归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

2.文件材料的纸张质量应符合档案保管要求，字迹清晰、耐久。手写材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用易褪色的书写工具。

3.电子文件应连同其元数据、背景信息一并归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

4.声像档案、实物档案等应附有详细的文字说明，注明形成时间、地点、人物、事由等。

四、档案整理

（一）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（二）分类

应根据本单位档案的实际情况，按照《机关档案管理规定》等相关标准，选择合适的分类方法，如年度-机构（问题）-保管期限等分类法，并保持分类体系的一致性和稳定性。

（三）编号与排列

1.按照分类方案对归档文件进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

2.同一类目内的档案应按