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公司文件资料标准化归档方案
一、适用范围与常见应用场景
本方案适用于企业内部各类纸质及电子文件资料的标准化管理，涵盖行政、人事、财务（不含敏感票据类）、项目、合同等非涉密核心业务文件。常见应用场景包括：日常文件流转后的系统化整理、年度审计资料备查、历史文件快速检索调用、新员工入职资料交接、部门文件移交归档等，旨在通过统一规范提升文件管理效率，保证资料完整、可追溯。
二、标准化归档全流程操作指南
（一）文件分类：明确维度，避免交叉
一级分类（按部门/业务模块）：根据公司组织架构或业务属性划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“项目管理部”“市场部”等。
二级分类（按文件性质）：在一级分类下细化文件类型，例如：
行政部：制度文件、会议纪要、办公函件、固定资产资料、后勤管理文件；
人力资源部：招聘文件、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核资料；
项目管理部：项目立项文件、项目计划、进度报告、验收文档、成果资料。
三级分类（按文件时效/状态）：针对特定文件进一步细分，如“制度文件”可分为“现行有效”“已废止”“待修订”，“项目文件”可分为“进行中”“已结项”“已归档”。
（二）文件收集：全面覆盖，不遗漏关键项
收集范围：涵盖部门日常运营中产生的所有需长期保存的正式文件，包括但不限于：
上级单位下发文件（需标注“红头文件”及文号）；
部门间往来函件（含纸质扫描件及电子版）；
会议纪要（需标注会议时间、地点、参会人员及决议事项）；
合同及附件（需明确合同编号、签约双方、有效期）；
员工入职/离职资料（含简历、offer、离职申请、交接清单等）；
项目全周期文档（从立项到结项各阶段产出物）。
收集责任：各部门指定专人（如*专员）作为文件收集责任人，每月25日前完成上月文件整理，提交至归档管理员。
（三）文件整理：规范格式，剔除无效内容
文件核对：检查文件是否完整（如会议纪要需有签字确认，合同需加盖公章），内容清晰无涂改（重要文件如需修改，须在修改处签字并注明日期）。
去除冗余：剔除草稿、重复件、临时便签等非必要留存材料，仅保留最终版本或审批通过版本。
统一格式：
纸质文件：使用A4纸打印，左上角装订，无订书钉等金属物（重要文件可使用档案夹装订）；
电子文件：命名格式为“一级分类_二级分类_文件名称_日期”（如“行政部_制度文件_考勤管理制度），存储为PDF或Word格式（避免使用易过时的格式如.wps）。
（四）文件编号：唯一标识，便于检索
采用“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”规则编号，示例：
行政部制度文件：XZ-ZD-2023-001（XZ=行政部，ZD=制度文件，2023=年份，001=流水号）；
人力资源部劳动合同：RL-HT-2023-015（RL=人力资源部，HT=劳动合同）。
编号规则需登记在《文件归档登记表》（见模板）中，保证同一文件编号唯一，避免重复。
（五）文件存储：分门别类，安全可控
纸质文件存储：
按编号顺序放入档案盒，档案盒正面标注“一级分类_二级分类_年份-起止编号”（如“行政部_制度文件_2023-001-050”）；
档案盒侧面竖向标注编号，便于快速查找；
存放于专用档案柜，按“部门-性质-年份”顺序排列，防火、防潮、防虫。
电子文件存储：
建立公司共享云盘（如企业盘/钉钉云盘），按一级分类创建文件夹，二级分类创建子文件夹；
电子文件与纸质文件编号一致，定期（每季度）备份至本地服务器，备份数据保留3年以上。
（六）文件借阅：规范流程，及时归还
借阅申请：借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板），注明文件编号、名称、借阅原因、归还期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人*经理审批后提交归档管理员。
借阅登记：归档管理员核对审批表后，登记借阅时间、借阅人、文件状态（如“原件”“复印件”），纸质文件借阅需签字确认，电子文件借阅需设置访问权限（仅可查看不可）。
归还检查：借阅人按时归还，归档管理员检查文件是否完好、有无缺失，确认无误后注销借阅记录。
（七）文件销毁：定期清理，合规处置
销毁条件：
超过保存期限的文件（如员工入职满5年的基础档案、已废止3年的制度文件）；
无留存价值的临时文件（如会议草稿、未通过的方案）。
销毁流程：
部门提出销毁申请，列出文件清单及销毁理由，经行政部*主管审核、总经理审批；
纸质文件使用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并清除备份；
销毁后填写《文件销毁记录表》（见模板），由监销人*专员签字确认，记录保存2年。
三、核心配套表格模板
表1：文件归档登记表
文件编号
文件名称
一级分类
二级分类
归档日期
页数
存储位置（柜号/文件夹）
责任人
备注
XZ-ZD-2023-001
考勤管理制度
行政部
制度文件
2023-10-01
8
档柜A-01/行政
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