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商务会议纪要撰写与保存模板

一、适用会议类型

本模板适用于企业各类商务场景的正式会议记录，包括但不限于：

常规工作例会（部门周会、月度总结会等）

项目推进会（项目启动会、阶段复盘会、风险协调会等）

跨部门协作会（资源协调会、流程优化研讨会等）

对外沟通会议（客户需求对接会、合作方洽谈会等）

专项决策会议（预算审批会、战略规划会等）

通过标准化记录，保证会议内容可追溯、责任可明确、执行可跟踪，提升团队协作效率。

二、会议纪要撰写全流程

（一）会前准备：奠定记录基础

明确会议目标

提前与会议主持人沟通，确认会议核心议题、预期成果及需达成的共识，避免记录偏离方向。

收集背景资料

整理会议相关的议程、上期纪要、项目文档、数据报表等材料，熟悉议题背景，便于快速捕捉关键信息。

确认参会人员

核实主持人、核心发言人、记录人及参会部门/人员名单，提前预留签到表（如需）。

准备记录工具

电子设备：电脑（安装Word/Excel）、录音设备（需提前征得主持人同意，仅作辅助记录）；

纸质工具：会议纪要模板、笔（不同颜色标记重点）、便签纸（记录临时发言要点）。

（二）会中记录：聚焦核心内容

记录会议基本信息

会议名称：需简洁明确，如“2024年Q3产品迭代项目推进会”；

时间：精确到“上/下午:-:”，若跨时段需注明休息时间；

地点：会议室名称/线上会议（非敏感）；

主持人：总（姓名用代替）；

记录人：*专员；

参会人员：按部门/角色列出（如“市场部：经理、专员；研发部：主管、工程师”），缺席人员需注明原因；

列席人员：如有外部嘉宾或非核心参会者，单独列出。

抓取议题与讨论要点

按“议题编号+议题名称+讨论内容+决议/结论”结构记录：

议题编号：按议程顺序编号（如“1.项目进度汇报”）；

议题名称：直接引用议程标题，避免自行概括；

讨论内容：记录核心发言观点（如“*经理提出：当前开发进度滞后2天，主要因第三方接口调试延迟”），避免逐字记录口语化表达；

决议/结论：明确最终共识（如“决议：研发部与第三方供应商对接，3日内完成接口调试，*工程师跟进”）。

标记关键信息

用“【】”标注决议事项（如“【决议：市场部需在周五前提交推广方案初稿】”）；

用“△”标注待办事项（如“△*经理负责协调设计部资源，下周一前确认UI方案”）；

用“★”标注风险点（如“★客户反馈：新功能操作复杂度需优化，可能导致培训成本增加”）。

（三）会后整理：完善纪要内容

初稿撰写

会议结束后2小时内完成初稿，按以下结构梳理：

会议基本信息（会前记录内容）；

会议议题及讨论情况（按议题编号整理，保证逻辑连贯）；

决议事项清单（单独列出，明确每项决议的内容、依据）；

行动项清单（表格形式，包含任务描述、责任人、完成时间、备注）；

附件清单（如会议PPT、数据报表等，注明获取方式）。

审核与确认

初稿完成后，发送给主持人及核心发言人核对，保证信息准确、无遗漏；

根据反馈修改完善，重点检查决议内容是否明确、责任人及时间是否具体。

分发与归档

分发范围：所有参会人员、需知晓决议的部门/人员（如高层领导、协作部门）；

分发渠道：企业内部邮件、协同办公平台（如钉钉、企业），注明“请查收会议纪要，相关行动项请按时落实”；

归档要求：电子版按“年份-月份-会议名称”格式存入共享文件夹（如“2024-08-2024年Q3产品迭代项目推进会”），纸质版（如需）装订后存入会议档案盒，保存期限不少于2年。

三、标准会议纪要模板

会议纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

2024年Q3产品迭代项目推进会

会议时间

2024年8月20日（周二）14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*总（研发部总监）

记录人

*专员（行政部）

参会人员

研发部：总、主管、工程师；市场部：经理、专员；产品部：主管

列席人员

无

缺席人员

设计部：*主管（因客户现场沟通，已报备）

二、会议议题及讨论情况

序号

议题名称

讨论内容

决议/结论

1

项目当前进度汇报

*主管：截至8月20日，前端开发完成80%，后端接口开发完成70%，测试用例编写完成60%。滞后原计划2天，主要因第三方支付接口调试延迟。

总：要求研发部与第三方供应商紧急对接，8月22日前完成接口调试，工程师负责跟进。

2

市场推广方案讨论

经理：计划9月中旬上线新功能，需提前1周启动预热。建议通过社交媒体+线下活动推广，预算5万元。主管：需确认新功能核心卖点，避免宣传偏差。

【决议】产品部8月21日前输出新功能核心卖点清单；市场部8月23日前基于卖点清单完成推广方案初稿，包含预算明细。

3

跨部门协作资源协调

主管：设计部需在8月25日前提供新功能UI界面，当前主管因客户沟通未反馈需求，可能影响开发进度。

总：联系设计部主管，今日17:前确