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企业费用报销管理模板

一、适用场景与价值体现

本模板适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的员工日常费用报销管理场景，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费等常规费用类型，也可根据企业需求扩展至专项费用（如项目研发费、市场推广费）报销。通过标准化流程与表单设计，帮助企业实现费用报销的规范化、透明化管理，减少财务审核风险，提升报销效率，同时保证费用支出符合企业预算与内控要求。

二、全流程操作指南

（一）报销前准备：材料与信息梳理

费用发生前确认

单笔费用超5000元（或企业设定标准）时，需提前通过OA系统或邮件向部门负责人提交《费用预申请单》，说明费用用途、预算金额、预计发生时间，经审批同意后方可支出。

差旅费报销需提前填写《出差审批单》，明确出差事由、地点、天数、交通工具标准（如高铁二等座、飞机经济舱），住宿费标准（如一线城市500元/晚、二线城市300元/晚）。

票据收集与整理

取得合规发票（增值税普通发票/专用发票），发票需注明企业全称、税号、费用项目、金额（大小写一致），且加盖发票专用章；电子发票需打印并注明“已报销，仅限本次使用”。

辅助材料准备：差旅费需附行程单（机票/车票）、住宿清单、会议通知；业务招待费需附客户名单、招待事由说明；交通费需注明起止地点、事由。

（二）报销单填写：规范与完整要求

登录报销系统/填写纸质单据

通过企业OA系统（如钉钉、企业）进入“费用报销”模块，选择对应费用类型（如“差旅费-市内交通”），系统自动带出员工基本信息（姓名、工号、部门）。

纸质报销单需使用企业统一模板，字迹清晰，不得涂改。

填写核心信息

基础信息：报销日期、费用归属期间（如2024年X月X日-X月X日）、费用类型（勾选对应分类）、报销人姓名、部门、成本中心（如“销售部-华东区”）。

费用明细：按费用类别逐笔填写，每笔费用需注明“发生日期”“费用项目”（如“北京-上海高铁票”）“金额”“发票号码”“备注”（如“客户会议往返”）。若同一类型有多笔费用（如多张出租车票），需汇总填写并附明细清单。

金额信息：填写报销总金额（大写+小写），若有借款需注明“已借金额”“本次实报金额”（实报金额=总金额-已借金额）。

附件清单：按顺序粘贴发票及辅助材料，在附件清单中注明“发票张数”“金额合计”“辅助材料名称”（如“行程单1张、会议通知1份”），并加盖附件章（若为纸质单据）。

（三）审批流程：分级授权与责任明确

部门负责人审批

报销人提交后，系统自动或纸质单据流转至部门负责人（如*经理），需审核：

费用真实性（是否为部门业务必需）、合理性（是否符合预算标准、有无超支）；

报销单填写完整性（金额、附件、审批签字是否齐全）；

借款与实报金额逻辑一致性（若已借款，实报金额是否正确）。

审批通过后，在系统签字或纸质单据签署“同意”，并注明日期；若不通过，需注明驳回原因（如“超标准住宿费，请调整后重新提交”）。

财务部门审核

部门审批通过后，流转至财务审核岗（如*会计），重点审核：

合规性：发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”核验）、抬头税号是否正确、费用是否符合企业《费用管理制度》（如招待费不得超年营收5‰）；

完整性：附件是否齐全（发票、行程单、审批单等）、报销单填写是否有误（金额大小写是否一致、费用归属期间是否正确）；

预算控制：费用是否在部门预算内，超预算费用需附《超预算审批单》（经总经理审批）。

审核通过后，在系统标注“审核通过”或纸质单据签字；若发觉虚假发票、重复报销等严重问题，直接驳回并上报财务经理。

权限审批（如需）

单笔报销金额超1万元（或企业设定标准），需经财务经理（如*总监）审批；

单笔金额超5万元或年度累计超10万元，需经总经理（如*总）最终审批。

（四）付款与归档：闭环管理

出纳付款

财务审核通过后，出纳（如*出纳）在1-3个工作日内通过银行转账支付报销款项，收款账户需为员工本人银行卡（与企业工资账户一致），备注“报销款-姓名-费用类型”。

纸质报销单需加盖“财务付讫”章，电子系统更新付款状态为“已支付”。

单据归档

每月5日前，财务部门将上月已报销纸质单据（按费用类型、部门分类）整理归档，保存期限不少于5年（符合《会计档案管理办法》要求）；

电子报销单据需至企业服务器或云端存储系统，设定查阅权限（仅财务、部门负责人可调取），保证数据安全。

三、标准化报销单模板

企业费用报销单

报销单号

XBG-2024-X

报销部门

销售部

报销人

*某

工号

X2024001

联系方式

138X

费用期间

2024-03-01至2024-03-10

费用类型□差旅费□办公费□业务招待费□交通费□通讯费□其他______

成本中心

销售部-华东区

费用明细表

序号

发生日期

费用项目

金额（元）

发票号码

备