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企业文件归档管理标准化模板

一、适用范围与常见应用场景

二、标准化归档操作流程详解

（一）文件范围界定与责任分工

文件类型划分：明确需归档的文件范围，包括但不限于：

决策类文件（如董事会决议、年度经营计划）；

管理类文件（如管理制度、流程规范、会议纪要）；

业务类文件（如合同协议、项目方案、客户资料）；

财务类文件（如预算报表、审计报告、费用凭证）；

人力资源类文件（如劳动合同、薪酬报表、培训记录）。

责任分工：

各部门指定*文员作为本部门文件归档负责人，负责本部门文件收集、初步整理；

档案管理部门（或综合管理部）设立*档案管理员，负责接收、审核、入库及总账管理；

涉密文件需由法务部门或指定专人协同管理，保证权限管控。

（二）文件分类与编号规则

分类体系：采用“一级分类+二级分类+三级分类”层级结构，示例：

一级分类：按部门划分（如“行政部”“财务部”“项目部”）；

二级分类：按文件类型划分（如“行政部”下分“制度文件”“会议文件”“证照文件”）；

三级分类：按具体事项或时间划分（如“会议文件”下分“年度总结会”“月度例会”）。

编号规则：统一采用“部门代码-年份-文件类型代码-流水号”格式，示例：

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、项目部（XM）；

文件类型代码：制度（ZD）、会议（HY）、合同（HT）；

编号示例：“XZ-2024-HY-001”表示“行政部2024年第1号会议文件”。

（三）文件整理与预处理

文件检查：归档前需确认文件要素齐全，包括标题、发文部门、日期、编号、签字盖章等关键信息，无缺页、破损或模糊不清情况。

标准化处理：

纸质文件：统一使用A4纸打印，去除订书针等金属夹具，采用左侧胶装或穿线装订，厚度不超过3cm；

电子文件：命名与编号规则一致，格式优先采用PDF（保证不可篡改），同时保留原始格式（如Word、Excel），存储至指定服务器或云端加密文件夹。

附件整理：与主文件相关的附件（如合同附件、会议支撑材料）需与主文件一并装订或存放，并在主文件备注栏注明附件名称及数量。

（四）归档提交与审核

提交时限：

日常文件：每月最后一个工作日前，由部门归档负责人汇总本月文件并提交至档案管理部门；

项目文件：项目结束后15个工作日内，由项目负责人整理完整项目文件并提交；

重大决策文件：自发布之日起5个工作日内提交。

审核内容：档案管理员核对文件完整性、分类准确性、编号规范性，对不符合要求的文件退回部门重新整理，审核通过后签署《文件归档审核表》。

（五）入库保管与维护

存储管理：

纸质文件：按编号顺序存放于专用档案柜，标注清晰标签，环境保持通风、干燥、避光（温度18-22℃，湿度45-60%）；

电子文件：定期（每季度）备份至异地服务器，备份数据需加密存储，并定期（每半年）检测备份数据的完整性。

台账管理：档案管理员建立《文件归档总台账》，记录文件编号、名称、形成部门、归档日期、保管期限、存放位置等信息，保证账实相符。

（六）文件利用与借阅

借阅权限：

普通文件：员工经部门负责人审批后，可向档案管理员申请借阅；

涉密文件：需经部门负责人及分管副总双重审批，借阅时需签署《保密承诺书》。

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅登记表》，注明借阅文件信息、借阅事由、归还期限；

档案管理员核对权限后提供文件，借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还；

如需续借，需提前1个工作日申请，续借期限不超过原期限。

（七）定期鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月由档案管理部门牵头，组织法务、行政等部门对到期文件进行鉴定，确认是否仍有保存价值。

销毁流程：

对无保存价值的文件，由档案管理员编制《文件销毁清单》，经部门负责人及分管领导审批后，方可销毁；

纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化），并由2人以上共同监督，签署《文件销毁记录表》；

涉密文件销毁需额外报请企业主要负责人批准，并全程记录存档。

三、配套管理工具模板

（一）企业文件归档目录表

文件编号

文件名称

形成部门

形成日期

密级（绝密/机密/秘密/内部/公开）

保管期限（永久/30年/10年/5年）

存放位置（档案柜编号/电子路径）

备注

XZ-2024-HY-001

2024年度第一次行政办公会议纪要

行政部

2024-01-15

内部

10年

档案柜-01-02

附件：参会人员名单

CW-2024-HT-005

与A公司采购合同

财务部

2024-03-20

秘密

30年

电子档案-2024-财务-合同

合同金额50万元

（二）文件借阅登记表

借阅人（工号/姓名）

所属部门

借阅日期

归还日期

文件编号

文件名称

借阅事由

审批人

备注

*（001）

项目部

2024-05-10

2024-05-12

XM-2024-FA-003

项目可行性研究报告